gestión del conocimiento

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
ISO 30401 – KMS

Funciones y módulos del software

ISOLUCIÓN® Gestión del Conocimiento facilita la implementación del Sistema, su administración y la maduración del mismo. Más que un gestor o repositorio documental, es un poderoso aplicativo software con funcionalidades de gran utilidad transversal para la organización:

Actualizado con la enmienda /Amd 1:2024 Cambio Climático

NUEVO Editores documentales tipo Word® o Excel®

Charla virtual (Grabación)

Gestión del Conocimiento Organizacional

Gestion-del-Conocimiento

Gestión y Conocimiento S.A.S. e ICONTEC son empresas aliadas de ISOLUCIÓN.

ISOLUCIÓN® Gestión del Conocimiento facilita la implementación del Sistema, su administración y la maduración del mismo. Más que un gestor o repositorio documental, es un poderoso aplicativo software con funcionalidades de gran utilidad transversal para la organización:

Buscador

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Comunidades de conocimiento

Espacios virtuales para que entre diferentes fuentes de conocimientos se compartan ideas, experiencias y aprendizajes que ayuden a otros al mejoramiento de su labor.

Tresauro temático

Categorías de conocimiento en una estructura jerárquica sin límite de cantidad o profundidad.

Plantillas documentales

Cargue, creación, edición y flujos de revisión y aprobación de documentación con plantillas documentales tipo Word® y Excel® .

Lecciones aprendidas

Creación y mantenimiento de bancos de conocimiento de fácil y rápida consulta que ayudan a resolver situaciones de la operación o a responder PQRs de clientes.

Clasificación temática

Organización de toda la información y el conocimiento con ficheros y tags de acuerdo a la clasificación de la organización, facilitando la disipación, consulta y actualización.

Manejo de la sucesión

Registro, documentación y clasificación del conocimiento clave para facilitar su transferencia.

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Aliados expertos

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Isolución S.A. desarrolló el software ISOLUCIÓN® Gestión del Conocimiento en alianza con el equipo de expertos de Gestión y Conocimiento S.A.S., empresa con liderazgo en Colombia en servicios de formación, asesoría y publicaciones en Gestión del Conocimiento y reconocida por su gran calidad en servicios de formación, asesoría y auditoría en otras áreas como la gestión integral HSEQ, planeación estratégica, gestión de la calidad, gestión ambiental, gestión de la seguridad y salud en el trabajo, gestión de riesgos, entre otras. Gestión y Conocimiento S.A.S. es una empresa con Certificación ISO 9001:2015 otorgada por ICONTEC y que además participa en las discusión y elaboración de las normas internacionales y nacionales en Comités Técnicos de Normalización del ICONTEC.

Funcionalidades

Modelo de Cumplimiento ISO 30401

  • Prerrequisitos de cada criterio
  • Auto evaluación
  • Ruta lógica de cumplimiento
  • Requisitos legales
  • Home de trabajadores
  • Madurez del sistema
  • Planes de Trabajo
  • Operación del día a día
  • Qué se debe cumplir
  • Cómo lo verifica un auditor
  • Video o diapositiva por cada criterio
  • Herramientas relevantes
  • Enlace a evidencias cargadas
  • Material de referencia
  • Gestión del cumplimiento

Documentación

  • Cargar documentos como adjuntos
  • Seguridad en documentos
  • Listado de Documentos
  • Listados maestros de registros
  • Listados m. documentos externos
  • Actas
  • Manual de calidad
  • Manual sistema integrado
  • Glosario de términos
  • Editor tipo Word® y Excel®
  • Mapa de procesos
  • Listado temático de documentos
  • Personalizar modelos documentales según el alcance
  • Solicitudes documentales
  • Listados maestros de actas
  • Notificaciones documentales
  • Clasificación temática
  • Motor de búsqueda de información
  • Copias impresas controladas
  • Divulgación y comunicación (intranet)

Partes interesadas

  • Tablas básicas de clientes, proveedores accionistas, empleados

Proveedores

  • Creación de proveedores
  • Criterios de calificación
  • Momentos de calificación
  • Calificación
  • Generación de acciones a partir de mediciones
  • Históricos de calificación
  • Envío de carta al proveedor

Medición

  • HV indicadores
  • Indicadores automáticos de SARLAFT
  • Visualización
  • Reportes
  • Medición de indicadores acumulados.
  • Comparación entre indicadores.
  • Configuración de límites de tiempo pararealizar la medición.
  • Medición de indicadores
  • Importación de mediciones
  • Estadísticas de mejoramiento
  • Generación de acciones a partir de mediciones
  • Tableros avanzados en indicadores
  • Cargue masivo de indicadores
  • Visualización de tableros
  • Tableros avanzados en indicadores

Competencias

  • Publicación de documentos
  • Cuestionarios
  • Organigrama
  • Manejo de HV y perfiles de cargo
  • Evaluación de competencias

Tareas

  • Listado de tareas
  • Agendar tareas
  • Programas de trabajo

Auditorias

  • Cronograma de auditorias
  • Planeación de entrevistas
  • Listas de chequeo
  • Registro de hallazgos
  • Informe de auditoría como adjunto
  • Reporte de mejoramiento
  • Generación automática de informe
  • Calificación de auditores

Mejora

  • Acciones preventivas
  • Notas de mejora
  • Filtros de consultas
  • Gráficas estadísticas
  • Revisión por la dirección
  • Reportes
  • Gestión del Cambio
  • Revisión por la Dirección

Contexto Estratégico

  • Identificación de riesgos
  • Contexto a partir de DOFA
  • Consultas de identificación de riesgos

Nota. No es el módulo completo de ISO
31000, es netamente la identificación
según lo exige la norma ISO 9001.

Configuración

  • Creación de usuarios
  • Creación de grupos de usuarios
  • Configuración y parametrización
  • Tablas básicas
  • Cargues masivos
  • Funcionalidad alterar

Beneficios KMS:

  • Facilita la toma de conciencia por parte de los altos mandos frente a la gestión del conocimiento pues a través de indicadores, reportes de actividades se evidencia el impacto en la productividad.
  • Conserva el conocimiento crítico para la gestión ya que permite que los empleados que lo posean, lo puedan registrar y actualizar en el sistema. Manejo de la Sucesión.
  • Integra los conocimientos y esfuerzos de diferentes áreas de la organización en un solo escenario trayendo grandes beneficios y ahorros. Comunicación ágil entre procesos.
  • A través de las Comunidades de Conocimiento permite encontrar empleados con conocimientos específicos que se pueden aprovechar en otras áreas.
  • Convierte tangible el concepto de Gestión del Conocimiento (KMS: Knowledge Management System) a través de actividades reales y medibles en un sistema de gestión, con un ciclo de mejoramiento, un plan anual, indicadores, tareas, auditorías, herramientas, etc.
  • Fortalece la comunicación y la relación con partes interesadas como clientes y proveedores.
  • Incentiva la cultura de documentar las actividades para compartirlas y expandir el conocimiento.
  • Permite clasificar de manera consciente y metódica el conocimiento clave e identificar su fuente (personas, documentos, procesos).
  • Ofrece matrices de Riesgos y mapas de calor que permitan identificar y controlar los riesgos en torno al manejo del conocimiento empresarial.
  • Evita reprocesos y pérdidas de tiempo en las actividades asociadas al “saber” (Capacitación, inducción, formación).
  • Facilita que todos en la organización se alineen con un mismo lenguaje, tono y estilo en la comunicación ya sea interna o externa.
  • Permite acceder a información actualizada y vigente, de manera segura y controlada según cada perfil de cargo.
  • Facilita la aprensión del conocimiento actualizado y de las buenas prácticas.

Módulos integrados

Gestión documental

Indicadores de gestión

Mejoramiento continuo

Tareas y alertas automáticas

Videos de capacitación

Auditorías internas y externas

Planes periódicos

Control de actas

Cartelera virtual

Bitácora de actividades

Requisitos del sistema

ISOLUCION® es una herramienta que se instala en uno o varios servidores, dependiendo de la configuración de servicios dispuestos por el cliente. En los computadores de su red se requerirá únicamente el uso del navegador Google Chrome, Internet Explorer 5.5 o superior o Mozilla Firefox.

 

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Opciones de instalación

  • En sitio (venta de licencias)
  • En la nube (Alquiler de licencias – Saas)
  • Multicompañía (Grupo de empresas)
  • Por módulos

 

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