Notas de versión 2024

Innovaciones y mejoras

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Noviembre

5.0.24.11.21.47 21 de Noviembre

Mejoras
Configuración – Se agrega seguridad a la bitácora de documentos restringiendo a un usuario la opción de eliminarla.
• La bitácora de actividades permite hacer una auditoria de las actividades realizadas por los usuarios al interior de la herramienta. A partir de esta versión es posible determinar a través de un parámetro quien será el usuario responsable de “eliminar” los registros de la bitácora.
Al ingresar por la ruta de Configuración, opciones avanzadas, parametrización e ingresar a la sección de los parámetros de seguridad encuentras el parámetro:

Allí se puede seleccionar un usuario de gestión (No podrá ser un usuario de consulta) quien al ingresar a la bitácora encontrará las siguientes opciones:

El botón eliminar le permite “borrar” todos los registros que se encuentran en pantalla de acuerdo a los filtros realizados. El botón restaurar permitirá visualizar los registros eliminados por el usuario y seleccionar los que se deberán restaurar en la visualización de la bitácora. El botón restaurar todo, recupera la visualización de todos los registros eliminados por el usuario.

Es importante tener en cuenta que los registros no se “eliminarán” de forma definitiva, sino que quedarán almacenados en la base de datos, aunque no se visualicen en pantalla. Esto con el fin de incrementar la integridad de la información registrada.

5.0.24.11.08.45 8 de Noviembre

Mejoras
Documentación – Los documentos obsoletos se pueden consultar desde el Listado Maestro de Documentos
• Al ingresar al listado maestro de documentos e ingresar a visualizar un documento que tenga versiones obsoletas permitirá hacer la consulta de las mismas en la sección de historial de cambios. Para ello se debe hacer clic en la opción historial que se encuentra en la barra de herramientas del documento.

El sistema abre una nueva ventana con el historial de cambios del documento en donde visualizan los comentarios del control de cambios del documento y las versiones obsoletas del mismo.

Cuando se hace clic en el enlace de la versión anterior del documento el sistema lo abre y permite hacer la consulta e impresión del mismo. El sistema también advierte que esta no es la versión vigente del documento.

Para poder visualizar las versiones obsoletas de los documentos desde el listado maestro de documentos se debe ingresar por la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Parametrización, Documentación y se debe administrar el siguiente parámetro:

 

 

Medición – Análisis de las mediciones de indicadores formulados.
• Los indicadores formula que utilizan otros indicadores para su cálculo, ahora, permiten que los usuarios marcados como dueños del indicador puedan hacer el análisis de las mediciones.

Seguridad de la información DAFP – Nuevo formulario de Gestión de activos de seguridad de la información.
• Al ingresar por la ruta de Sistemas, Seguridad de la información DAFP, Operación del día a día, Gestión de activos para entidades públicas se encuentran las opciones para administrar los activos de seguridad de la información. Esta nueva metodología implementada permite que las entidades cumplan con la gestión de protección de datos personales, Ley de transparencia de los activos de seguridad de la información y la gestión de datos abiertos.

Para hacer uso del nuevo formulario de gestión de activo es necesario definir los siguientes parámetros

Estos parámetros se encuentran en la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, parametrización, Seguridad de la información y permiten determinar si los custodios, propietarios y usuarios de los activos en la organización se deben definir por
– Usuario
– Cargo
– Proceso
– Área
– Oficina
Es importante tener en cuenta que la definición de estos campos es única y aplicará para todos los activos que se identifiquen en la organización. Si se necesita un poco más de flexibilidad en estos campos el sistema también permite seleccionar la opción de texto para la gestión de estos campos.

El formulario también se actualizó para que sea más sencillo de diligenciar.

Cada una de las etapas de la gestión del activo se abre de forma independiente para poder ser guardado sección por sección y hacer la gestión del activo de forma más sencilla.

 

Configuración – Las sucursales se pueden desactivar
• Para aquellos proyectos en los cuales se pueden definir varias sucursales, el sistema ahora permite activar e inactivar estas sucursales.

Octubre

5.0.24.10.18.42 de 18 de Octubre

Mejoras 

Documentación – Permisos de visualización y edición de los documentos

Isolución permite determinar permisos de edición y de consulta de los documentos de acuerdo al grupo, el proceso, la oficina, el área, la ciudad y se pueden seleccionar los usuarios que tendrán los permisos en los documentos.

En versiones anteriores de Isolución cuando un usuario no tenía acceso a la consulta o edición de los documentos, en los listados maestros, podía ver el nombre de los documentos, pero no podía ingresar a consultar el contenido. A partir de esta nueva versión los usuarios ya no ven en los listados aquellos documentos a los cuales no tiene permisos.

Al hacer la gestión de los permisos se determinará cuales usuarios pueden hacer la consulta y la edición de los documentos. A continuación, se puede ver como seleccionar los usuarios que tendrán permisos y aquellos que no tienen permisos en la gestión.

En las siguientes imágenes se identifica como cada uno de los usuarios con permisos y sin permisos visualizan los documentos

Estos ajustes se aplican en los listados de
– Manejo de documentos
– Manejo de registros
– Listado maestro de documentos
– Listado maestro de registros
– Listado maestro de documentos externos

 

 

Documentación – Matriz de requisitos legales

Para facilitar la gestión de los requisitos legales al ingresar a la ruta de Documentación, Matriz de Requisitos Legales podrán consultar todos los requisitos legales de la organización sin importar el sistema de gestión al cuál estén asociados. Para ello, al ingresar, se encuentra a la izquierda una nueva columna con un el sistema de gestión al que está vinculado el requisito. También, en la sección de los filtros, se encuentra el filtro por sistema de gestión.

Es importante tener en cuenta que en cada uno de los sistemas de gestión se mantiene la matriz de requisitos legales filtrada para que sea más sencillo el manejo.

Medición – Herramienta de ayuda para saber el estado del semáforo
• Al ingresar a la visualización de los indicadores y ubicar el puntero del mouse en el círculo iluminado del semáforo del cada indicador el sistema presenta una indicación del estado de la medición.

Actas – Ajustes en la codificación de las actas
• Las actas en el sistema se codifican generalmente a través de la combinación del área, el proceso y un consecutivo de acuerdo a la unión de esos dos criterios. A través del ajuste y actualización del siguiente parámetro “Defina la parametrización de las actas” el sistema permite determinar si la codificación será realizada por:
o Área
o Proceso
o Área y proceso
o Proceso y área
o Área, proceso y comité
o Comité y proceso

Este parámetro se encuentra en la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Parametrización, Actas.

Para este ejemplo se parametrizó que las actas se codifiquen con el nombre del área, el proceso y el comité. De esta forma al codificar el código se genera de acuerdo a la estructura escogida en el parámetro.

Gestión del cambio – Nuevos campos para la identificación de las gestiones del cambio
• En la identificación de la gestión del cambio, ahora, es posible identificar los riesgos que se pueden presentar y que impidan llegar a la situación deseable.

También se puede seleccionar un acta codificada en donde se haya identificado o generado el cambio propuesto.

Clientes – Los usuarios de consulta pueden recibir las encuestas
• Al ingresar por la ruta de Clientes, Administración, Newsletter, Listas de distribución, Nuevo, el sistema permite seleccionar un nuevo tipo de Newsletter llamado Consulta el cuál permitirá seleccionar únicamente a los usuarios que están marcados como consulta en el listado de usuarios.

Documentación – Al generar una copia controlada ya no se puede seleccionar la fecha de generación
• Al ingresar a la visualización de documentos y hacer clic en la opción de Imprimir el sistema permite generar una copia controlada del documento con la marca de agua definida por la organización. En esta pantalla el sistema ya no permite modificar la fecha en la que se genera la copia controlada, en su lugar el sistema asigna la fecha del día en la que se está imprimiendo la copia controlada

Septiembre

5.0.24.09.10.37 de 10 de septiembre

Mejoras

Riesgos DAFP Corrupción – Mapa térmico
• Al ingresar por la ruta de Riesgos DAFP Corrupción, mapa de Calor ya no es necesario ingresar a filtrar los riesgos de corrupción. En su lugar el filtro de clase de riesgo estará seleccionado como corrupción dinámicamente.

5.0.24.09.17.38 de 17 de septiembre

Mejoras

Gestión del cambio – Actualizar tareas y planes de trabajo
• Cuando se registra una gestión del cambio y se aprueba el plan de trabajo asociado el sistema permite hacerle seguimiento desde la gestión del cambio respecto a la cantidad de actividades, las que se han vencido y las que están terminadas.

En algunas ocasiones se hace necesario ajustar la cantidad de tareas que se tienen definidas en el plan de trabajo, esto se puede hacer al ingresar por la ruta de Configuración, Opciones Avanzadas, Alterar, Planes de trabajo, Planes de trabajo y desde allí se pueden agregar nuevas tareas al plan de trabajo, modificar las existentes o eliminar aquellas que no se necesiten más. Para ello se puede utilizar el icono del + para agregar una nueva tarea o utilizar el menú de los tres puntos de la izquierda.

Para que también se actualice la gestión del cambio es necesario marcar el check de “Generar tareas de las actividades” para que se actualice el contador de en la gestión del cambio.

De esta forma al consultar nuevamente la gestión del cambio se pueden ver las tareas correspondientes al plan de trabajo actualizado

Agosto

5.0.24.08.24.34 de 24 de agosto

Mejoras

Ajustes en los planes de trabajo

Ahora en los planes de trabajo del módulo de tareas o del módulo de gestión del cambio no es obligatorio definir un indicador en la definición de los datos básicos. Desde Isolución entendemos que no todos los planes de trabajo se apoyan o afectan un indicador de la organización. Por ello se ha determinado que a partir de esta versión el campo de indicador no va a ser obligatorio para la definición del plan de trabajo.

Ajustes en los planes de trabajo

Recuerda que la meta tampoco es obligatoria actualmente, aunque siempre ayuda en el plan tener un objetivo muy claro.
Nota: El sistema de gestión de SST si requiere que el indicador sea obligatorio

Nuevos campos en la matriz de Riesgos SARO

Para tener una información más completa de los riesgos se han agregado dos campos a la matriz de Riesgos SARO.

A la derecha de la columna “Solidez Individual del Control” encuentras el campo “Importancia del control” en donde se muestra la selección que se hizo en este campo al definir la gestión de cada control.

A la derecha de la columna “Riesgo Residual” encuentras el campo “Medidas de contingencia” en donde se muestran las medidas de contingencia que se definieron en caso de materialización durante la etapa de valoración del riesgo.

Nuevos campos en la matriz de Riesgos SARO

Inactivar los registros de la tabla producto

Al ingresar por la ruta de Configuración, Tablas básicas, Organización, Producto, se puede inactivar estos registros de acuerdo a las necesidades de la organización.

Inactivar los registros de la tabla producto

5.0.24.08.29.35 de 29 de agosto

Mejoras

Riesgos SARO – Exportar la matriz
• En la matriz de riesgos, al ingresar por la ruta de Riesgos, Matriz de riesgos. Se agregó un nuevo ícono que permite descargar todos los registros de la matriz, aunque se tengan varias páginas de registros.

Riesgos DAFP – Exportar la matriz
• En la matriz de riesgos, al ingresar por la ruta de Riesgos DAFP V6, Matriz de Riesgos DAFP V6. Se agregó un nuevo ícono que permite descargar todos los registros de la matriz, aunque se tengan varias páginas de registros.

Los tableros de indicadores pueden ser visualizados por última medición o por promedio de las mediciones

En la ruta de Configuración, opciones avanzadas, parametrización, medición se encuentra el siguiente parámetro: “Desea que en los tableros se visualice el promedio de las mediciones del indicador”

Cuando el parámetro está en “No” el sistema muestra la más reciente medición en la pestaña de visualización:

Los tableros de indicadores pueden ser visualizados por última medición o por promedio de las mediciones

Cuando el parámetro está en “Si” el sistema muestra un promedio de las mediciones en la pestaña de visualización:

Los tableros de indicadores pueden ser visualizados por última medición o por promedio de las mediciones

Es importante tener en cuenta que estos valores se pueden afectar por la las fechas de mediciones que se tengan filtradas en los filtros de la gestión.

Estadísticas de bitácora

A partir de esta versión en la ruta de Configuración, Encontrarás el menú de Estadísticas de Bitácora. En esta funcionalidad podrás filtrar informes de uso de la Isolución para saber

Estadísticas de bitácora

En esta pantalla se encuentran filtros para consultar:

  • Uso por cantidad: Cantidad de usuarios que ingresan al sistema, cantidad de usuarios que no ingresan al sistema y la cantidad total de usuarios que tiene el sistema.
  • Usuarios por frecuencia: Listado con los 50 usuarios que más ingresan a la herramienta.
  • Usuarios por módulo: Listado de módulos y la cantidad de veces que se utiliza cada uno de los módulos instalados.
  • Usuarios por dependencia: Cuales son las áreas de la organización que más utilizan Isolución y la cantidad de veces que lo utilizan.
  • Usuarios no frecuentes: listado con los 50 usuarios que menos ingresan a la herramienta.

Reportes Tabulares en los módulos de Isolución

• La información en Isolución permite generar informes en los que puedes analizar la actividad de los diferentes módulos del sistema de gestión. Los módulos que tienen estos reportes tabulares son:
o Tareas
o Contrapartes
o Documentación
o Auditorias
o Control de equipos
o Configuración
En cada uno de los módulos previamente se encuentra una nueva opción de menú llamada “Reportes Tabulares”

Al ingresar se encuentra el listado de reportes asociados para cada módulo. Y al hacer clic en un reporte encontrarás la información del módulo.

Al hacer clic en el nombre de cada columna el sistema organiza los registro con base en esa información. A la derecha del nombre de la columna se encuentra la opción para filtrar la información del sistema.

Tambien si se arrastran los nombres de las columnas al área sombreada de la parte superior se pueden hacer grupos dentro del informe para la gestión de la información.

Finalmente los reportes pueden ser exportados en formatos Excel y PDF para ser utilizados conforme a las necesidades de la organización.

Webinar Innovaciones y mejoras 22 de agosto

Julio

5.0.24.07.02.27 – 02 de julio

Mejoras

Nuevos filtros En las estadísticas de bitácora
• Al ingresar por la ruta de Configuración, Estadísticas de bitácora, encontrarás los siguientes reportes.

o Uso por cantidad: Cantidad de ingresos que se han tenido en el sistema.
o Usuarios por frecuencia: Top 50 de los usuarios con más ingresos en el sistema.
o Usuarios por módulo: Top de módulos a los que más ingresan los usuarios.
o Usuarios por dependencia: Cantidad de ingresos a la herramienta por usuario que pertenecen a un área.
o Usuarios no frecuentes: Top 50 de los usuarios que menos ingresos en el sistema.
Nota: Si no tienes acceso a las estadísticas de bitácora puedes solicitarla a la mesa de ayuda o a tu implementador.

Alterar Riesgos DAFP V6

  • Al ingresar por la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Alterar, Riesgos DAFP V6 el sistema muestra el listado de los riesgos que se encuentran identificados en el sistema.

nota de version

  • Uso por cantidad: Cantidad de ingresos que se han tenido en el sistema.
  • Usuarios por frecuencia: Top 50 de los usuarios con más ingresos en el sistema.
  • Usuarios por módulo: Top de módulos a los que más ingresan los usuarios.
  • Usuarios por dependencia: Cantidad de ingresos a la herramienta por usuario que pertenecen a un área.
  • Usuarios no frecuentes: Top 50 de los usuarios que menos ingresos en el sistema.

Agregar usuarios de consulta como asistentes en las actas

  • En la sección de asistentes de las actas el sistema permite seleccionar usuarios que son únicamente de consulta. A estos usuarios se les enviará notificación de revisión y lectura de las actas y deben ingresar a través del enlace en el correo electrónico para poder gestionarla.

5.0.24.07.02.27

 

5.0.24.07.02.27

5.0.24.07.09.28 – 09 de julio

Mejoras

Exportar los listados maestros de documentos
• Cuando el usuario tiene el acceso para imprimir los listados dentro del sistema, se encuentra un ícono para hacer la descarga del listado completo de los nombres de todos los documentos.

Este listado exporta la información que se está de todo el listado de documentos incluyendo las páginas que no se ven en la pantalla. Este ícono se encuentra en los siguientes listados.
Listado maestro de documentos
Listado de documentos externos
Listado de registros
Exportar el listado de reporte de mejoramiento
• Cuando el usuario tiene acceso para imprimir los listados dentro del sistema, se encuentra un ícono para hacer la descarga de todo el listado de las acciones que están en el sistema.

5.0.24.07.18.29 – 18 de julio

Mejoras

Grupo aprobador de los planes de trabajo
• Se publicó un nuevo parámetro para determinar el grupo de usuarios que puede ser seleccionado para aprobar los planes de trabajos del módulo de tareas y gestión del cambio. El parámetro se encuentra en la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, parametrización, Configuración

Recuerda que si tu proyecto incluye SST o ambiental cada uno de esos sistemas tiene un parámetro que permite definir este grupo de responsables aprobadores del plan de trabajo.

5.0.24.07.27.30 – 27 de julio

Mejoras

Acciones de mejora vinculadas
• En algunas ocasiones un hallazgo puede estar reportado varias veces en la organización o puede estar identificada por varios procesos. Para estos casos Isolución permite que haya acciones relacionadas entre ellas para facilitar la gestión. Para activar esta funcionalidad puedes ingresar por la ruta de Configuración, Opciones Avanzadas, Parametrización, Mejoramiento continuo y ajustar el siguiente parámetro

Para agregarlo en las opciones para abordar riesgos es necesario solicitarlo a la mesa de ayuda o al implementador de tu proyecto.

Al hacer la identificación de la acción, el sistema preguntará si este mismo hallazgo ya está siendo tratado en otra acción. Al marcar que “Si”, el sistema permite seleccionar una acción creada previamente en la cuál ya se esté tratando el hallazgo.

Cuando seleccionas el hallazgo relacionado en el hallazgo hijo se verá de la siguiente forma

En el hallazgo padre encontrarás todos los hallazgos hijos de la siguiente manera

Filtro por oficina en los listados de actas
• Al ingresar por la ruta de Documentación, Actas, o la ruta de Documentación, Listado maestro de actas, y si tienes activo el campo oficina en la gestión de las mismas podrás identificar un nuevo filtro por oficina para facilitar la consulta y gestión de tus actas. El filtro y la columna en el listado se verán de la siguiente forma

Asociar evidencias en los requisitos de los modelos de cumplimiento

• Los criterios de los modelos de cumplimiento se actualizan con las nuevas funcionalidades de Isolución. Al ingresar para adjuntar las evidencias en los criterios de los autodiagnósticos y hacer clic en la opción de “Asociar objeto de Isolución como evidencia”

Se han agregado las opciones de AMEF y Gestión del cambio que se encuentran en el sistema.

o AMEF: aquí se puede agregar cualquier matriz AMEF definida en el sistema, es importante tener en cuenta que se tendrán restricciones de acuerdo a los permisos definidos para cada una de las matrices AMEF.
o Gestión del cambio: en esta opción se puede seleccionar las gestiones del cambio sin importar la etapa en la que se encuentren.

Filtros en el reporte de indicadores consolidado

• Con el fin de facilitar la búsqueda de los indicadores a exportar en el reporte de indicadores consolidado, en esta versión de Isolución encontramos un filtro por nombre y un filtro por proceso para facilitar la búsqueda de la información. Al ingresar por la ruta de Medición, mediciones y reportes, reporte consolidado de indicadores encuentras los filtros para facilitar la búsqueda en el listado

Cerrar hallazgos relacionados de forma dinámica
• Cuando se relacionan hallazgos en el módulo de mejora el sistema permite determinar si las acciones hijas serán tratadas de forma independiente o si, las acciones hijas se deben cerrar de forma dinámica cuando se cierre la acción padre. Para ajustar esta funcionalidad en el sistema debes ingresar por la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Mejoramiento continuo y definir el parámetro

Al tener el parámetro marcado en “Si” el sistema mostrará la información en la acción hija de la siguiente forma sin permitir ejecutar el tratamiento, análisis de causas y ejecutar el plan de acción

Al tener el parámetro marcado en “No” el sistema mostrará la información en la acción hija de la siguiente forma. En este caso la ejecución de la acción dependerá de la parametrización que se haya determinado para la gestión respecto al tratamiento, análisis de cusas y plan de acción

Determinar si la gestión de una acción debe hacer que se actualicen los riesgos
• Isolución permite asociar riesgos que se ven afectados por una acción correctiva determinando cuales son esos riesgos y mostrándolos al interior de la gestión de la acción. Para gestionarlo en el sistema es necesario ingresar por la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Parametrización, Mejoramiento continuo y gestionar el siguiente parámetro

Al tener relacionado este parámetro en las acciones de no conformidad el sistema permitirá seleccionar el o los riesgos que se ven afectados por dicha no conformidad y se visualizarán de la siguiente forma

A través de la selección el sistema permite consultar la gestión de los riesgos relacionados.

Determinar si la gestión de una acción está vinculada a una gestión del cambio
• Isolución permite identificar cuando una no conformidad desemboca en un cambio para el sistema de gestión vinculando las acciones a la funcionalidad de gestión del cambio. Para activarlo en el sistema es necesario ingresar por la ruta de Configuración, Opciones Avanzadas, Parametrización, Mejoramiento continuo y administrar el siguiente parámetro

Al seleccionar en este parámetro las acciones de no conformidad que pueden asociar las gestiones del cambio el sistema en el interior de las acciones en gestión se visualiza la siguiente sección

En esta sección de selección múltiple se pueden visualizar y consultar todas las gestiones del cambio que estén vinculadas a la no conformidad en gestión.

Webinar Innovaciones y mejoras 25 julio

Webinar Innovaciones y mejoras 22 julio (Versión 6)

Webinar Innovaciones y mejoras 11 julio

Webinar Innovaciones y mejoras 27 junio

Webinar innovaciones y mejoras 13 junio

Riesgo SARO

Calificación de riesgo inherente por tipo de impacto

Calificación de riesgo residual de forma automática

Video explicativo. 2:32 mins.

Mayo

5.0.24.05.31.22 31 de mayo

Mejoras

Filtro por falla en el reporte de acciones

  • Si en las acciones correctivas se tiene parametrizado que permita seleccionar los riesgos y las fallas, en el reporte de acciones correctivas se habilitaron los filtros de permiten ver únicamente las acciones asociadas a los riesgos y/o las fallas.
    • Para que muestren estos filtros se muestren es necesario seleccionar uno de los tipos de acciones que tienen estos riesgos y/o fallas asociadas.

Check de riesgo no identificado

  • Al identificar un Evento de Riesgo Operativo si la materialización es de un riesgo que no se haya identificado hasta el momento el sistema ahora permite marcar el check de “Riesgo No Identificado” que oculta los campos de Riesgo asociado, Falla y control para que se pueda hacer el registro del evento sin asociar un riesgo identificado:

Check sin marcar

Check marcado

 

Ajustes en el versionamiento de indicadores

  • Cuando un indicador es acumulado y ya está aprobado el sistema permite hacer la proyección de las metas de los indicadores.

  • Los indicadores aprobados pueden ser inactivados, la más riente versión de un indicador inactivo puede ser reactivado.
  • Para los indicadores activos que se van a inactivar

 

Para los indicadores inactivos que se quieren reactivar

5.0.24.05.15.20 15 de mayo

Mejoras

Listado de tareas

Se quitó el filtro de tiempo que limita la cantidad de tareas que se ven en las diferentes visualizaciones de la siguiente forma:

En el home de Isolución siempre se verá el total de las tareas que el usuario tiene asignados el listado muestra las 15 tareas más recientes:

En el listado de tareas el sistema mostrará siempre el total de las tareas que el usuario tiene asignado, el sistema hará paginación y en caso de que el usuario necesite podrá hacer los filtros de acuerdo a sus necesidades:

5.0.24.05.03.18 – 03 de mayo

Mejoras

Ajustes en la marca de agua de los documentos

  • Cuando se imprime una copia controlada de un documento Isolución el sistema permite agregar una marca de agua la cuál puede ser modificada de las siguientes formas:
    • Ingresar por la ruta: Configuración, Tablas Básicas, Básicos, textos y ajustar el texto Copia_Controlada (Recuerda que sólo se debe modificar el campo de texto) allí puedes modificar el texto que se muestra al imprimir el documento ejemplo Copia Controlada, Copia No Controlada.

    • Al ajustar los siguientes parámetros también se pueden agregar al texto el nombre del usuario que genera la copia y/o el nombre del destinatario de la copia:

Estos parámetros se encuentran en la ruta de: Configuración, Opciones Avanzadas, Parametrización, documentación. Al activar los dos parámetros la copia controlada del documento se visualiza de la siguiente manera:

Versionamiento de Indicadores

Los indicadores mantienen un registro de los cambios hechos en las versiones que se han generado en el sistema. La versión actual del indicador corresponde a la versión 1 y a partir de este momento se deben ir generando las siguientes versiones en el sistema. Al ingresar a la hoja de vida del indicador en la parte superior aparece el botón para generar una nueva versión:

En la parte inferior aparecen los botones para eliminar y copiar el indicador:

Al hacer clic en el botón para generar una nueva versión el sistema informa que se va a copiar el indicador con todas sus mediciones y solicita confirmar si continuar.

Cuando se confirma crear la versión, el sistema permite editar el indicador. También se encuentran los siguientes botones:

Permite consultar las versiones que se han generado del indicador.

Muestra el listado de controles de cambios guardados en el sistema.

El sistema guarda los cambios hechos en la hoja de vida del indicador. No es necesario registrar el control de cambios y el indicador aún permanecerá en estado borrador.

En los casos en los que no se tenga definido que los indicadores se enviarán a revisión antes de ser publicados el sistema mostrará el botón guardar y publicar. Al hacer clic, en este caso si es necesario diligenciar el campo control de cambios, el sistema actualiza la ficha del indicador se inactiva la versión anterior y la nueva versión quedará publicada y vigente.

Cuando se ajustan los siguientes parámetros: “Grupo que realiza la aprobación de los indicadores cuando se versionan” y “Requerir revisión para crear una nueva versión de un indicador” el sistema cambia el botón “guardar y publicar” por “guardar y enviar a aprobación” al hacer clic el sistema permite que se seleccionen el/los usuario(s) que revisará y aprobará el indicador para su publicación.

Este botón permite eliminar el borrador del indicador que se está generando.

Flujogramas

Al ingresar por la ruta de Documentación, Manejo de documentos, Nuevo se encuentra esta nueva opción de Isolución:

Cuando ingresa a crear un nuevo documento de flujograma encontrarás la pantalla de edición del mismo con las siguientes opciones:

A. Botón para guardar los cambios realizados en el documento.

B. Opción para generar una copia del documento que se está editando.

C. Botón para enviar a revisión el flujograma que se está editando. Tiene flujo de revisión y aprobación para poder ser visualizado en el Listado Maestro de Documentos.

D. Opción para eliminar el documento que se encuentra en estado Borrador.

E. Botón que permite visualizar si los nodos del flujograma están conectados correctamente entre ellos y si contienen información adicional.

F. Opción para ajustar las propiedades del documento: Nombre, Código, Temas,

G. Lista desplegable que permite exportar el flujograma en los formatos JPG, PNG y SVG.

H. Opciones para deshacer, rehacer, alinear los nodos del documento, gestionar orden de los nodos, zoom del flujograma.

I. Nodos que se pueden utilizar en flujograma:

  1. Inicio / Fin.
  2. Sub diagrama, permite asociar diagramas que ya existan dentro de Isolución.
  3. Actividad con demora.
  4. Procesos.
  5. Decisión.
  6. Documento impreso.
  7. Inserción de datos.
  8. Directorio de datos.
  9. Múltiples documentos.
  10. Referencia fuera de la página.
  11. Datos almacenados.
  12. Base de datos.

J. Líneas de conexión de los nodos.

K. Nodo de inicio, viene pre cargado en los documentos.

Evaluación de lectura de documentos

Al hacer la gestión de los documentos el sistema permite registrar asociar una evaluación para que los usuarios que registren la lectura del mismo puedan evaluar su conocimiento y apropiación del mismo.
Para iniciar la gestión de la evaluación de lectura de documentos se debe ingresar por la ruta de documentación, administración, administración general, cuestionarios, allí se encuentran las tablas de categoría de pregunta, pregunta y cuestionarios para poder registrar los cuestionarios de evaluación de los documentos.
Una vez creado el cuestionario de evaluación de los documentos se puede ingresar por la ruta de documentación, manejo de documentos, en el menú flotante des plantillas html y en las plantillas de Word Excel y flujos en la sección de propiedades se agrega la opción para vincular la evaluación.

Solo se pueden asociar cuestionarios de evaluación a los documentos que serán publicados en el listado maestro de documentos, por ellos las plantillas como registro o documentos externos no tendrán acceso a esta opción.
Cuando se consulta el documento en el Listado Maestro de documento en la parte superior de la visualización del documento el sistema genera el check que permite indicar si se ha leído el documento.

Si el documento tiene definido que se debe diligenciar la evaluación de lectura, al hacer clic en el check de “Lo he leído” el sistema despliega el cuestionario de evaluación para ser contestado.

Revisión del programa de auditorias

El programa de auditorías en Isolución® ahora pueden ir a flujo de revisión. Para habilitar el envío a revisión se debe implementar el siguiente parámetro


Al diligenciar toda la información del programa de auditorias el sistema mostrará el campo para seleccionar el/los usuarios responsables de hacer la revisión del programa de auditorías. Estas tareas se programarán de forma escalonada a cada uno de los usuarios seleccionados. Para hacer el envío se debe hacer clic en el checkbox de cerrar definición del programa y luego en guardar.

Una vez gestionadas las tareas de revisión el sistema muestra la información del flujo de revisión en la parte inferior del programa

Revisión del plan de auditorias

El plan de auditorías en Isolución® ahora pueden ir a flujo de revisión. Para habilitar el envío a revisión se debe implementar el siguiente parámetro

En el plan de auditorias al definir los datos básicos del plan y determinar las entrevistas de auditoría el sistema permite determinar el/los usuarios que pueden hacer la revisión del plan de auditorías. Estas tareas se programarán de forma escalonada a cada uno de los usuarios seleccionados. Para hacer el envío se debe hacer clic en el checkbox de Enviar a revisión y luego en guardar.

Una vez gestionadas las tareas de revisión el sistema muestra la información de flujo en la parte inferior del plan.

Aprobación del informe de auditorias

El informe de auditorías en Isolución® ahora puede se enviado a revisión. Para habilitar el envío a revisión se debe implementar el siguiente parámetro

Para habilitar el envío a revisión se debe diligenciar todo el informe y en la parte inferior el sistema permite determinar el/los usuarios que pueden hacer la revisión. Estas tareas se programarán de forma escalonada a cada uno de los usuarios seleccionados. Para hacer el envío se debe hacer clic en el checkbox de Cerrar informe y luego en guardar.

Una vez gestionadas las tareas de revisión el sistema muestra la información de flujo en la parte inferior del informe.

AMEF

Incluye AMEF (Análisis del Modo y Efecto de Fallas) para Calidad y Mejoramiento Continuo:

El AMEF también se utiliza como una herramienta de mejora continua. Aquí está cómo:

  • Productos: Al aplicar el AMEF al diseño de productos, se pueden detectar posibles fallas y mejorar la calidad desde el principio.
  • Procesos: En el contexto de procesos de producción, el AMEF ayuda a identificar fallas en etapas de producción, lo que permite ajustes y mejoras.
  • Sistemas: En el desarrollo de software o sistemas, el AMEF ayuda a prevenir fallas en el diseño y funcionamiento.
  • Otros: Además, el AMEF puede aplicarse a cualquier proceso donde se busque identificar, clasificar y prevenir fallas mediante el análisis de sus efectos.

Ventajas Potenciales del AMEF:

  • Identificación temprana de fallas en productos, procesos o sistemas.
  • Conocimiento profundo de los elementos analizados.
  • Evaluación objetiva de la gravedad de los efectos.
  • Documentación de planes de acción para minimizar riesgos.

Abril

5.0.24.04.26.17 – 26 de abril

Mejoras

Acciones de mejoramiento

En la identificación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora se pueden agregar los campos de Nombre del riesgo y falla (causas) de los riesgos.

Estos campos están asociados a los siguientes parámetros que son públicos y pueden ser administrador por los usuarios de gestión del sistema:

  • Habilitar Riesgo para acciones de abordar riesgos o preventivas
  • Tipos de Acciones Preventivas para abordar riesgos que manejan fallas riesgos
  • Tipos de Acciones Correctivas para abordar riesgos que manejan riesgos
  • Tipos de Acciones Correctivas para abordar riesgos que manejan fallas riesgos
  • Notas de Mejora manejan riesgos
  • Notas de Mejora manejan fallas de riesgos

Estos campos son opcionales al registrar la acción, estos campos son de selección múltiple. Cuando seleccionas el campo de riesgo el sistema filtra únicamente las fallas asociadas a esos riesgos. Si el formulario de registro de acciones tiene activo el campo de proceso, se debe seleccionar y el campo de riesgo filtra los registros asociados de ese proceso.

Eventos de riesgo operativo

En la identificación de los Eventos de Riesgo Operativo se ajusta la funcionalidad de los siguientes campos:

    • El campo de Riesgo ahora permite selección múltiple.
    • El campo Factor de Riesgo ahora permite selección múltiple.

En la identificación de los Eventos de Riesgo Operativo se agregan los siguiente campos:

    • El campo Falla se puede agregar en el formulario.
    • El campo de Área Origen se pude agregar en el formulario.
    • El campo Control de Riesgo se pude agregar en el formulario.

Para activar o inactivar estos campos solicita apoyo en el área de soporte y con su consultor de implementación.

Riesgos

Si en la parametrización se tiene definido que se va a calificar el valor inherente de los riesgos por tipo de impacto, ya no es obligatorio que se califiquen todos los tipos de impacto, el sistema tomará la calificación más alta de las que se hayan registrado.

5.0.24.04.02.14 – 02 de abril

Mejoras

Auditorias

A partir de esta nueva versión de Isolución cuando crees una acción desde la lista de chequeo de auditoría puedes regresar a la lista de chequeo con un solo clic.

Al hacer clic en el enlace para crear una acción el sistema te llevará al formulario para crear una nueva acción. Cuando se diligencian los campos de identificación de la acción y se guardan se habilitará el enlace “Fuente Origen” que te permitirá regresar a la lista de chequeo para continuar registrando las acciones.

Reportes ERO

  • Se agregan nuevos reportes en las estadísticas de los Eventos de Riesgo Operativo. Estas estadísticas las encontrarás en la ruta de Riesgos, Evento de Riesgo Operativo, Reportes ERO. Allí encontrarás los siguientes reportes:
    • Evento x control
    • Evento x Área afectada
    • Eventos Abiertos X Eventos Gestionados

Eventos por control: para poder generar esta gráfica es necesario que el campo control esté activo en el formulario.

Eventos abiertos x Eventos gestionados: una vez cerrada la etapa de identificación el ERO se contará como gestionado.

Eventos de riesgo operativo

Al hacer la gestión de los eventos de riesgo operativo, si es necesario se pueden abrir acciones de mejoramiento. En la parte inferior del formulario de gestión de los Eventos de Riesgo Operativo se encuentran los enlaces para abrir acciones de mejoramiento. Al hacer clic en el enlace el sistema llevará a los usuarios al formulario para crear la acción.

No es obligatorio abrir una acción por cada ERO, aunque si existen acciones abiertas el Evento no puede ser cerrado.

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Marzo

5.0.24.03.08.10 – 08 de marzo

Mejoras

Actualización Normativa

  • ISO9001:2015 / Amd 1:2024 Acciones frente al cambio climático.

Las siguientes normas ISO fueron actualizadas en sus numerales para introducir en sus criterios un enfoque especial en el cambio climático. Esto como resultado de la firma de la declaración de Londres por parte de la ISO.

ISO9001:2015, ISO14001:2015, ISO27001:2022, ISO22301:2020, ISO45001:2018, ISO30401:2021

Novedades

Contrapartes

  • Ahora es más sencillo consultar toda la información relacionada a tus contrapartes.

Enmienda iso 9001 cambio climático

  1. Listas Restrictivas en las que aparece la contraparte: En esta columna podrás visualizar las listas restrictivas en las que la contraparte ha sido identificada.
  2. Terceros Relacionados: En esta columna se visualizan los terceros (Beneficiarios finales) relacionados a cada una de las contrapartes. Si la contraparte tiene más terceros de los que se muestran de forma inicial, puedes utilizar los enlaces de Expandir/Comprimir para visualizar todos los terceros.
  3. Fecha de scoring: En esta columna puedes visualizar la fecha más reciente en la que se hizo la consulta en listas restrictivas para esa contraparte en particular. Recuerda que para ver el resultado de todas las consultas siempre puedes hacer clic en la opción de Ver histórico
  • A partir de este momento puedes consultar el listado de terceros que tienes cargados en Isolución, de esta forma también puedes saber si el tercero está vinculado a más de una contraparte. También podrás conocer el nivel de riesgo de tu tercero.

Enmienda iso 9001 cambio climático

 

Enmienda iso 9001 cambio climático

Diligenciamiento de registros en línea

Ahora nuestros usuarios podrán crear, gestionar y diligenciar formatos y registros en línea dentro de Isolución, a través de prácticas plantillas tipo Excel®

Ruta: Documentación / Manejo de registros / Llenar registro en línea

Diligenciamiento de Registros en línea

Beneficios

  • Los usuarios de Isolución encontrarán los formatos listos para su diligenciamiento en línea, sin necesidad de descargar ni imprimir.
  • Esta nueva funcionalidad permite el diligenciamiento y gestión de todo tipo de información, registros y evidencias de las actividades de la organización.
  • Los usuarios a quienes se les otorgue permisos pueden cargar, crear y editar fácilmente los formatos que ya tienen en Microsoft® Excel®, o los que deseen crear.
  • Permite a los usuarios finales diligenciar el registro en línea, grabarlo y enviarlo a un flujo de revisión y aprobación, antes de que se publique en el listado maestro, si este lo requiere.
  • Fortalece la gestión de conocimiento y la digitalización de la organización.
  • Los registros creados y su contenido aparecen en resultados de búsqueda de Isolución.
  • Las plantillas preservan las funcionalidades de Excel® como fórmulas, validación de datos, colores, formatos condicionales, operaciones matemáticas, entre muchas otras.
  • Al crear la plantilla del registro, permite que se definan características como:
  • Versión de los registros.
    • Requiere revisión y aprobación
    • Si se publicará en el listado maestro de registros.
    • Si los registros serán indexados y encontrados por el buscador.
    • Qué usuarios deben ser notificados
    • Qué usuarios pueden asignar seguridad, editar, borrar los registros o borrar las plantillas.

Usuarios ilimitados nombrados y de consulta

Recuerda que todos los colaboradores de la organización pueden acceder a ISOLUCIÓN, identificarse por su nombre, realizar consultas y muchas actividades más.

usuarios ilimitados de consulta

Febrero

5.0.24.02.21.08 – 21 de febrero

 

Mejoras

Documentación / Actas

En el listado de las actas, el sistema muestra tres nuevas columnas que le permiten a los usuarios visualizar el estado de las tareas relacionadas. De esta forma podrás saber si las tareas han sido gestionadas a tiempo, si fueron gestionadas fuera de tiempo y si no han sido gestionadas y están próximas a vencer.

Se ha generado una nueva sección de parámetros para el módulo de Actas donde se puede determinar cuanto tiempo es una actividad del acta próxima a vencer y que funcionará de la siguiente forma:

Si una tarea tiene como objetivo 10 días y el parámetro está marcado en el 30% Isolución marcará la actividad como próxima a su vencimiento los últimos 3 días, si está marcado en el 20% la actividad estará próxima a su vencimiento durante los últimos 2 días.

Si la tarea tiene se programa inicialmente con un tiempo menor a 2 días se pondrá en amarillo inmediatamente.

En la visualización de las tareas al interior de las actas puedes visualizar las evidencias de la gestión, los comentarios realizados en las tareas y el porcentaje de avance reportado en las mismas.

Ahora podrás saber que usuarios han revisado y leído el acta para llevar un mejor control.

Se crean dos opciones para la versión imprimible de las actas en su versión original se puede imprimir el acta sin tener en cuenta los avances de las tareas ni los comentarios realizados a las mismas. En su versión con avances permite imprimir el acta con los comentarios y avances realizados a las tareas y compromisos realizados.

5.0.24.02.13.07 – 13 de febrero

Mejoras

Seguridad de la información

El listado de ubicaciones de los activos de seguridad de la información puede tener una gran cantidad registros. Para hacer más fácil este registro se ha implementado el cargue masivo de ubicaciones. Para utilizarlo debes ingresar por la ruta de configuración, opciones avanzadas, cargar tablas básicas y allí encontrarás la tabla Ubicaciones SI para hacer el cargue.

5.0.24.02.02.05 – 02 de febrero

Mejoras

Sarlaft

Ahora puedes vincular de forma masiva los terceros (beneficiarios finales) a las partes interesadas. Al ingresar por la ruta de configuración, opciones avanzadas, cargar tablas básicas vas a encontrar tres nuevas plantillas llamadas “Terceros accionistas”, “Terceros cliente” y “Terceros proveedor” en estas tablas vas a poder asociar los terceros que ya se hayan cargado en la herramienta a cada una de las contrapartes definidas.

Riesgos

Ahora puedes definir entre los campos de la gestión de riesgos si quieres incluir el tipo de riesgo para la visualización en las opciones de consulta. Para ello tendrás que definirlo en el parámetro que se encuentra en la ruta configuración, opciones avanzadas, parametrización, Riesgos SARO

Editores documentales tipo Word® o Excel®

 

ISOLUCIÓN en su módulo de Documentación, ahora ofrece un versátil y práctivo editor de textos, tipo Word que permite crear y editar documentos basados en texto. tal cual como el editor de Word que conocemos.

Así mismo, ISOLUCIÓN permite crear y editar documentos basados en hojas de cálculo tipo Excel, con múchas de las funcionalidades que ya conocemos en estas famosas hojas de cálculo.

Editores Word excel

Ética corporativa

Para la gestión del portal de denuncias anónimas se ha generado una página de instrucciones a la cuál puedes accedes desde la ruta sistemas, ética corporativa, operación del día a día, gestione su portal de denuncias. Al ingresar verás la siguiente página para administrar tu portal de denuncias

Se crea el comité de ética corporativa para poder asociar a los usuarios y los documentos y definir las responsabilidades. Este comité lo puedes actualizar en la ruta de documentación, administración, administración general, comité.

Configuración

Nueva opción para que la bitácora guarde los cambios que se hagan en los parámetros de la herramienta. Para activarlo debes ingresar a la ruta de configuración, opciones avanzadas, parametrización, seguridad y marcar el parámetro definido en la siguiente imagen.

Al modificar los parámetros en el sistema, en la bitácora se guardará de la siguiente forma. Para consultar la bitácora debes ingresar por la ruta de configuración, bitácora.

Medición

Se generó un nuevo parámetro que permite definir cuál va a ser el cálculo del cumplimiento de los tableros cuando los indicadores no estén actualizados de acuerdo a su frecuencia de medición.

Sarlaft

Ahora podrá diferenciar entre las operaciones inusuales y operaciones sospechosas. Al ingresar a crear una operación desde el sistema de gestión de SARLAFT podrá definir si se trata de una operación inusual o de una operación sospechosa.

Enero

5.0.24.01.20.03- 20 de enero

Mejoras

Documentación

Si se comparte un enlace de edición con otro usuario, el sistema validará que el nuevo usuario tenga permiso para editar o restringirá el acceso a la pantalla mostrando el siguiente mensaje de error:

5.0.24.01.12.02 – 12 de enero

Mejoras

MIPG

Se agrega el menú de “Elabore los planes de trabajo” en la operación del día a día.

Configuración

En la ruta de Configuración, opciones avanzadas, Alterar, Planes trabajo, la opción de filtrar por palabra se agrega la funcionalidad para hacer búsquedas con el número de consecutivo.

Se genera una nueva categoría de parámetros para administrar la funcionalidad de inteligencia artificial. Si desea administrar estos parámetros se recomienda solicitar apoyo a la mesa de ayuda de Isolución o a su consultor de implementación.

Novedades

Control de equipos

Nuevos campos para la actualización de la hoja de vida de los equipos. Si deseas activarlos en tu modulo solicítalo a la mesa de ayuda o a tu consultor de implementación.

Configuración

Se agregó el campo de ID de Basilea en la plantilla de cargue masivo para las tablas de ubicación (País, Departamento, Ciudad)

Se publicaron los parámetros para determinar el grupo que puede imprimir la información en Excel y PDF en las pantallas de Isolución. Estos parámetros los puedes encontrar en la ruta Configuración, opciones avanzadas, parametrización, Seguridad

Sarlaft

Ahora puedes anular las debidas diligencias avanzadas que hayas hecho a tus contrapartes. Para ello debes garantizar que el parámetro de registro de acciones en la bitácora tenga la opción de Debida diligencia avanzada marcado como se muestra en la siguiente imagen: (Se recomienda marcar todos los eventos que desees registrar en la bitácora. Si quieres que se registren todos puede dejar todos los eventos sin seleccionar)

Una vez ajustado el parámetro puedes ingresar a tu listado de debidas diligencias avanzadas y al desmarcar el check de activo el sistema tachará el registro para que lo puedas mostrar como anulado.