Innovación y mejora

Innovación y mejora

ISOLUCIÓN siempre está innovando y mejorando sus soluciones de software. A continuación podrás ver la lista de versiones de nuestros módulos y funcionalidades:

Notas de versión 2024

Innovaciones y mejoras

Abril

Mejoras

Auditorias

A partir de esta nueva versión de Isolución cuando crees una acción desde la lista de chequeo de auditoría puedes regresar a la lista de chequeo con un solo clic.

Al hacer clic en el enlace para crear una acción el sistema te llevará al formulario para crear una nueva acción. Cuando se diligencian los campos de identificación de la acción y se guardan se habilitará el enlace “Fuente Origen” que te permitirá regresar a la lista de chequeo para continuar registrando las acciones.

Novedades

Documentación

Con Isolución, ahora puedes generar tus documentos en hojas de cálculo, sin tener que diligenciar plantillas inteligentes. Puedes definir la estructura que necesites para tus documentos y cargarlos para utilizarlos como estructura.

Para ello, al ingresar a través de la ruta de Documentación, Manejo de documentos, Nuevo, encontrarás el menú para crear un documento de texto o una hoja de calculo:

Al ingresar al menú encontrarás las opciones para crear las siguientes opciones:

A) A través de esta opción podrás crear los modelos de documentos para que sean llenados por los usuarios y de esta forma hagan la creación de los documentos. Recuerda que esta funcionalidad está atada al permiso administradores de plantillas documentales en los grupos.

B) Opción para crear un documento de texto en blanco. Esta opción la conocemos desde hace tipo.

C) Opción para crear un documento en hoja de cálculo en blanco. Esta es la nueva opción, aquí puedes cargar un documento que ya esté creado en Excel o puedes generar un documento completamente nuevo desde cero.

D) En este pequeño ícono podrás identificar que esta plantilla fue creada a partir de una hoja de cálculo.

E) A través de este ícono podrás identificar que esta plantilla fue creada a partir de un documento de texto.

Al ingresar a la opción de nueva plantilla documental, encontrarás el siguiente formulario para cargar el documento de nueva plantilla documental. El sistema dinámicamente identifica si es un documento de texto o una hoja de cálculo:

Al ingresar al opción de hoja de cálculo en blanco encontrarás la siguiente pantalla:

Esta es la información general del documento, es la misma que diligenciamos en todos los tipos de documentos. Al hacer clic en guardar puedes iniciar a crear tu documento en la plantilla de hoja de cálculo:

A través de esta pantalla puedes generar el documento de acuerdo a tus necesidades, y con los botones de Guardar, Copiar documento, Enviar a revisión y Eliminar documento puedes hacer la gestión de la información.

Marzo

Mejoras

Actualización Normativa

  • ISO9001:2015 / Amd 1:2024 Acciones frente al cambio climático.

Las siguientes normas ISO fueron actualizadas en sus numerales para introducir en sus criterios un enfoque especial en el cambio climático. Esto como resultado de la firma de la declaración de Londres por parte de la ISO.

ISO9001:2015, ISO14001:2015, ISO27001:2022, ISO22301:2020, ISO45001:2018, ISO30401:2021

Novedades

Contrapartes

  • Ahora es más sencillo consultar toda la información relacionada a tus contrapartes.

Enmienda iso 9001 cambio climático

  1. Listas Restrictivas en las que aparece la contraparte: En esta columna podrás visualizar las listas restrictivas en las que la contraparte ha sido identificada.
  2. Terceros Relacionados: En esta columna se visualizan los terceros (Beneficiarios finales) relacionados a cada una de las contrapartes. Si la contraparte tiene más terceros de los que se muestran de forma inicial, puedes utilizar los enlaces de Expandir/Comprimir para visualizar todos los terceros.
  3. Fecha de scoring: En esta columna puedes visualizar la fecha más reciente en la que se hizo la consulta en listas restrictivas para esa contraparte en particular. Recuerda que para ver el resultado de todas las consultas siempre puedes hacer clic en la opción de Ver histórico
  • A partir de este momento puedes consultar el listado de terceros que tienes cargados en Isolución, de esta forma también puedes saber si el tercero está vinculado a más de una contraparte. También podrás conocer el nivel de riesgo de tu tercero.

Enmienda iso 9001 cambio climático

 

Enmienda iso 9001 cambio climático

Ahora nuestros usuarios podrán crear, gestionar y diligenciar formatos y registros en línea dentro de Isolución, a través de prácticas plantillas tipo Excel®

Ruta: Documentación / Manejo de registros / Llenar registro en línea

Diligenciamiento de Registros en línea

Beneficios

  • Los usuarios de Isolución encontrarán los formatos listos para su diligenciamiento en línea, sin necesidad de descargar ni imprimir.
  • Esta nueva funcionalidad permite el diligenciamiento y gestión de todo tipo de información, registros y evidencias de las actividades de la organización.
  • Los usuarios a quienes se les otorgue permisos pueden cargar, crear y editar fácilmente los formatos que ya tienen en Microsoft® Excel®, o los que deseen crear.
  • Permite a los usuarios finales diligenciar el registro en línea, grabarlo y enviarlo a un flujo de revisión y aprobación, antes de que se publique en el listado maestro, si este lo requiere.
  • Fortalece la gestión de conocimiento y la digitalización de la organización.
  • Los registros creados y su contenido aparecen en resultados de búsqueda de Isolución.
  • Las plantillas preservan las funcionalidades de Excel® como fórmulas, validación de datos, colores, formatos condicionales, operaciones matemáticas, entre muchas otras.
  • Al crear la plantilla del registro, permite que se definan características como:
  • Versión de los registros.
    • Requiere revisión y aprobación
    • Si se publicará en el listado maestro de registros.
    • Si los registros serán indexados y encontrados por el buscador.
    • Qué usuarios deben ser notificados
    • Qué usuarios pueden asignar seguridad, editar, borrar los registros o borrar las plantillas.

Usuarios ilimitados nombrados y de consulta

Recuerda que todos los colaboradores de la organización pueden acceder a ISOLUCIÓN, identificarse por su nombre, realizar consultas y muchas actividades más.

usuarios ilimitados de consulta

Febrero

Mejoras

Documentación / Actas

En el listado de las actas, el sistema muestra tres nuevas columnas que le permiten a los usuarios visualizar el estado de las tareas relacionadas. De esta forma podrás saber si las tareas han sido gestionadas a tiempo, si fueron gestionadas fuera de tiempo y si no han sido gestionadas y están próximas a vencer.

Se ha generado una nueva sección de parámetros para el módulo de Actas donde se puede determinar cuanto tiempo es una actividad del acta próxima a vencer y que funcionará de la siguiente forma:

Si una tarea tiene como objetivo 10 días y el parámetro está marcado en el 30% Isolución marcará la actividad como próxima a su vencimiento los últimos 3 días, si está marcado en el 20% la actividad estará próxima a su vencimiento durante los últimos 2 días.

Si la tarea tiene se programa inicialmente con un tiempo menor a 2 días se pondrá en amarillo inmediatamente.

En la visualización de las tareas al interior de las actas puedes visualizar las evidencias de la gestión, los comentarios realizados en las tareas y el porcentaje de avance reportado en las mismas.

Ahora podrás saber que usuarios han revisado y leído el acta para llevar un mejor control.

Se crean dos opciones para la versión imprimible de las actas en su versión original se puede imprimir el acta sin tener en cuenta los avances de las tareas ni los comentarios realizados a las mismas. En su versión con avances permite imprimir el acta con los comentarios y avances realizados a las tareas y compromisos realizados.

Mejoras

Seguridad de la información

El listado de ubicaciones de los activos de seguridad de la información puede tener una gran cantidad registros. Para hacer más fácil este registro se ha implementado el cargue masivo de ubicaciones. Para utilizarlo debes ingresar por la ruta de configuración, opciones avanzadas, cargar tablas básicas y allí encontrarás la tabla Ubicaciones SI para hacer el cargue.

Mejoras

Sarlaft

Ahora puedes vincular de forma masiva los terceros (beneficiarios finales) a las partes interesadas. Al ingresar por la ruta de configuración, opciones avanzadas, cargar tablas básicas vas a encontrar tres nuevas plantillas llamadas “Terceros accionistas”, “Terceros cliente” y “Terceros proveedor” en estas tablas vas a poder asociar los terceros que ya se hayan cargado en la herramienta a cada una de las contrapartes definidas.

Riesgos

Ahora puedes definir entre los campos de la gestión de riesgos si quieres incluir el tipo de riesgo para la visualización en las opciones de consulta. Para ello tendrás que definirlo en el parámetro que se encuentra en la ruta configuración, opciones avanzadas, parametrización, Riesgos SARO

ISOLUCIÓN en su módulo de Documentación, ahora ofrece un versátil y práctivo editor de textos, tipo Word que permite crear y editar documentos basados en texto. tal cual como el editor de Word que conocemos.

Así mismo, ISOLUCIÓN permite crear y editar documentos basados en hojas de cálculo tipo Excel, con múchas de las funcionalidades que ya conocemos en estas famosas hojas de cálculo.

Editores Word excel

Ética corporativa

Para la gestión del portal de denuncias anónimas se ha generado una página de instrucciones a la cuál puedes accedes desde la ruta sistemas, ética corporativa, operación del día a día, gestione su portal de denuncias. Al ingresar verás la siguiente página para administrar tu portal de denuncias

Se crea el comité de ética corporativa para poder asociar a los usuarios y los documentos y definir las responsabilidades. Este comité lo puedes actualizar en la ruta de documentación, administración, administración general, comité.

Configuración

Nueva opción para que la bitácora guarde los cambios que se hagan en los parámetros de la herramienta. Para activarlo debes ingresar a la ruta de configuración, opciones avanzadas, parametrización, seguridad y marcar el parámetro definido en la siguiente imagen.

Al modificar los parámetros en el sistema, en la bitácora se guardará de la siguiente forma. Para consultar la bitácora debes ingresar por la ruta de configuración, bitácora.

Medición

Se generó un nuevo parámetro que permite definir cuál va a ser el cálculo del cumplimiento de los tableros cuando los indicadores no estén actualizados de acuerdo a su frecuencia de medición.

Sarlaft

Ahora podrá diferenciar entre las operaciones inusuales y operaciones sospechosas. Al ingresar a crear una operación desde el sistema de gestión de SARLAFT podrá definir si se trata de una operación inusual o de una operación sospechosa.

Enero

Mejoras

Documentación

Si se comparte un enlace de edición con otro usuario, el sistema validará que el nuevo usuario tenga permiso para editar o restringirá el acceso a la pantalla mostrando el siguiente mensaje de error:

Mejoras

MIPG

Se agrega el menú de “Elabore los planes de trabajo” en la operación del día a día.

Novedades

Control de equipos

Nuevos campos para la actualización de la hoja de vida de los equipos. Si deseas activarlos en tu modulo solicítalo a la mesa de ayuda o a tu consultor de implementación.

Configuración

Se agregó el campo de ID de Basilea en la plantilla de cargue masivo para las tablas de ubicación (País, Departamento, Ciudad)

Se publicaron los parámetros para determinar el grupo que puede imprimir la información en Excel y PDF en las pantallas de Isolución. Estos parámetros los puedes encontrar en la ruta Configuración, opciones avanzadas, parametrización, Seguridad

Sarlaft

Ahora puedes anular las debidas diligencias avanzadas que hayas hecho a tus contrapartes. Para ello debes garantizar que el parámetro de registro de acciones en la bitácora tenga la opción de Debida diligencia avanzada marcado como se muestra en la siguiente imagen: (Se recomienda marcar todos los eventos que desees registrar en la bitácora. Si quieres que se registren todos puede dejar todos los eventos sin seleccionar)

Una vez ajustado el parámetro puedes ingresar a tu listado de debidas diligencias avanzadas y al desmarcar el check de activo el sistema tachará el registro para que lo puedas mostrar como anulado.

Configuración

En la ruta de Configuración, opciones avanzadas, Alterar, Planes trabajo, la opción de filtrar por palabra se agrega la funcionalidad para hacer búsquedas con el número de consecutivo.

Se genera una nueva categoría de parámetros para administrar la funcionalidad de inteligencia artificial. Si desea administrar estos parámetros se recomienda solicitar apoyo a la mesa de ayuda de Isolución o a su consultor de implementación.