Innovaciones y mejoras

6.0.25.05.14.20

Mejoras

Contrapartes – Validar la creación de los clientes repetidos

Cuando se crean los clientes en Isolución el sistema valida que el nombre, el tipo de identificación y el número de identificación no se repitan. Si estos tres campos se repiten el sistema no permite guardar el nuevo registro. En versiones anteriores, el sistema no validaba si el número de identificación se repetía.

Auditorias – Copiar una lista de chequeo únicamente copia los criterios

Cuando un auditor ingresa a definir los criterios de su lista de chequeo, tiene tres opciones, adjuntar la lista de chequeo, utilizar el formato de Isolución y copiar el formato de Isolución. A partir de esta versión, al copiar el formato de Isolución el sistema únicamente copia los criterios sin copiar los comentarios, hallazgos ni evaluación del resultado. De esta forma se mantiene el principio de presentación Imparcial de las auditorias.

Normograma – Inactivar los registros del normograma.

Para facilitar la gestión de las normas que rigen a la organización el sistema ahora permite inactivar los registros en del normograma. Para ello se puede ingresar a la ruta de documentación, administración, normograma, identificación del normograma. En el listado el sistema muestra un nuevo filtro de Activo, el cual permite visualizar y consultar los registros inactivos. También hay una nueva columna que permite visualizar el estado del registro.

También al ingresar al formulario de registro de los normogramas tiene el Checbox de activo para poder inactivar los registros que ya no forman parte del normograma de la organización.

Auditorias – Ajuste etiqueta Equipo Auditor

En concordancia con el objetivo y la gestión correspondiente del módulo de Auditorias, al definir el cronograma se ajustó la etiqueta Equipo Evaluador por Equipo Auditor.

Buscador – Al buscar un usuario el sistema lleva a la consulta

Como parte de las mejoras de seguridad en el sistema, al hacer la búsqueda de un usuario ya no se carga el formulario de edición del usuario, en su lugar lleva a la consulta de la información del usuario

Novedades

Documentación – Al crear nueva plantilla se agregan al parámetro de listado maestro de documentos

Cuando se crea una nueva plantilla para el editor de texto, el editor de las hojas de cálculo o desde la tabla básica, estas plantillas se agregan de forma dinámica al parámetro para facilitar la gestión de los documentos.

De esta forma se hace más sencilla la gestión de los documentos y las plantilla documentales de la organización.

Auditorias – Editar las listas de chequeo durante las entrevistas

Durante la ejecución de las auditorias se puede hacer necesario actualizar las listas de chequeo, agregar nuevos criterios de auditoría, actualizar los criterios ya definidos o eliminar criterios que se hayan agregado y que ya no sean pertinentes en la auditoria. Por esta razón se ha implementado el parámetro: Lista de chequeo editable. Al definir este parámetro en “Sí” el sistema permite que los criterios sean editables durante la ejecución de las entrevistas de auditoría.

Documentación – Edición continua de los documentos.

Para los documentos que contienen imágenes, tablas o flujos es necesario editarlos de forma fluida, quitar los saltos de página de los documentos y permitir que éstos tengan una edición y lectura más sencilla para todos los usuarios. Por esta razón al crear las plantillas documentales el sistema permite determinar si los documentos asociados deben tener una edición fluida o una edición por páginas. Para generarlo puede ingresar por la ruta de Documentación, administración, administración general, tipo plantilla cargue masivo y se puede administrar para cada plantilla creada.

También se puede hacer esta parametrización al ingresar por la ruta de Documentación, Manejo de documentos, nuevo, Crear un documento o una hoja de cálculo con nuestro editor visual, Nueva plantilla documental. En el formulario que se muestra, el sistema permite definir si se hará la edición y visualización de los documentos de forma continua o por páginas.

La visualización y la edición de los documentos cambiará de acuerdo a la selección hecha.

Edición por páginas:

Edición Continua:

6.0.25.05.02.18

Mejoras

Riesgos – Agregar la versión del riesgo al hacer la consulta de la ficha del riesgo

Al ingresar por la ruta de riesgos, riesgos y hacer clic en el nombre del riesgo para ingresar a la ficha técnica se agregó un campo en el cual se muestra la versión del riego que se está consultando. Esto mejora el control de los riesgos y la gestión vinculada a ellos.

Novedades

Revisión por la Dirección – Exportar en formato editable (Editor de texto)

El informe de revisión por la dirección es una herramienta que permite a las organizaciones orientar las decisiones que se implementarán en la organización. Teniendo en cuenta este análisis Isolución ha implementado la funcionalidad de exportar el informe de revisión por la dirección en formato texto editable. Para ello es necesario pertenecer al grupo que tiene permisos de exportar documentos en Word.

Al ingresar por la ruta de Mejora, Revisión por la dirección, ingresar a crear una revisión por la dirección, en el formulario se encuentra un ícono en la esquina superior derecha para exportarlo en formato editable.

Cuando se hace clic el sistema descarga el archivo que permite ver la información del informe de revisión por la dirección de la siguiente forma:

El archivo descargado puede ser editado y administrado por el usuario. La información puede ser gestionada de acuerdo con las necesidades de la organización.

Auditorias – Exportar los informes de auditorías en formato editable (Editor de texto)

El informe de auditorías requiere la revisión por parte de los auditores, comentarios por parte de los auditados y solicitudes de ajuste para el sistema. Por eso ahora Isolución permite descargar el documento en formato texto editable. Para ello es necesario pertenecer al grupo que tiene permisos de exportar documentos en Word. Al ingresar a consultar el informe de auditorias se encuentra el ícono para exportar el archivo.

Al descargar el archivo permite visualizar toda la información de cada uno de las secciones. La información puede ser editado y administrado por el usuario. La información puede ser gestionada de acuerdo a las necesidades de la organización.

6.0.25.04.11.15

Mejoras

Documentación – Manejo de documentos

Para ISOlución es muy importante la seguridad de la información de las organizaciones. Los documentos pueden contener información confidencial de la organización. Por esta razón, cuando un usuario no cuenta con los permisos para editar un documento, este no se ve en el listado.

Usuario con permisos de edición:

Usuario sin permisos de edición:

Con el fin de permitir a las organizaciones administrar de una mejora forma los permisos, los usuarios que tengan marcado el check de administrador pueden visualizar el documento en la ventana de manejo de documentos y administrar los permisos de edición y consulta.

Nota: Los usuarios administradores pueden visualizar el documento y editar los permisos de edición y consulta, pero no pueden hacer edición de los documentos a menos que se asignen los permisos a sí mismos.

Documentación – Habilitar búsqueda en contenido de los documentos

Isolución permite parametrizar la búsqueda de información en los documentos creados desde las plantillas HTML. Para configurar la búsqueda en el contenido de los documentos creados en plantillas HTML es necesario ingresar por la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Parametrización, Documentación y allí se encuentra el siguiente parámetro:

Cuando el parámetro se marca en “Si”, en el Listado maestro de documentos se visualiza un checkbox para buscar dentro del contenido del documento el texto escrito en el campo Filtrar por palabra.

Cuando el parámetro se marca en “No”, en el listado maestro de documentos se encuentra un texto que invita al usuario a hacer la búsqueda en el contenido de todos los documentos a través del buscador Elastic, una potente herramienta que permite buscar no solo en los documentos sino en toda la herramienta para así consolidar toda la información.

Seguridad mejorada en Isolución

Con el objetivo de seguir garantizando la protección de la información de nuestros usuarios, se han implementado mejoras significativas en los mecanismos de seguridad de la aplicación. Estas actualizaciones refuerzan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos almacenados, incluyendo documentos, indicadores, acciones de mejoramiento y otros elementos clave.

Sistemas de Gestión LAFT – Velocidad Mejorada en la consulta de las listas

En los modelos de Gestión LAFT – SAGRILAFT, GAFILAFT, SARLAFT, SICOF- Se han realizado mejoras en los procesos de consulta de listas, permitiendo una mayor eficiencia en el acceso y recuperación de información. Estas optimizaciones se traducen en una reducción significativa en los tiempos de respuesta, especialmente al manejar grandes volúmenes de datos, lo que permite una experiencia más ágil y efectiva para los usuarios en sus procesos de consulta de contrapartes.

Riesgos – Adjuntar archivos en la identificación del ERO

Al ingresar por la ruta de Riesgos, Evento de Riesgo Operativo e ingresar a crear un nuevo evento el sistema, ahora, permite adjuntar documentos como evidencia de la materialización del evento. De esta forma se puede tener un mejor entendimiento de los eventos y permite que quien reporta pueda explicar mejor la situación de materialización.

6.0.25.03.11.11 – 11 de marzo

Mejoras

Contrapartes – Cargue masivo de contrapartes

Cuando la cantidad de contrapartes se cuenta decenas de miles o inclusive en millones se necesita una metodología de cargue que sea más rápida y que permita cargar una inmensa cantidad de información en la base de datos. Por esta razón, Isolución, libera esta metodología que permite hacer el cargue de las partes interesadas a través de un archivo de Excel Separado por Comas o “CSV” por sus siglas en inglés. Para hacer uso de este cargue se debe ingresar por la ruta de Contrapartes, Administración, y ahí se encuentra el menú para cargar contrapartes.

Al ingresar se encuentran los menús para hacer el cargue de los Accionistas, Clientes y Proveedores.

Cada uno de estos menús permite hacer el cargue de un tipo de contrapartes en donde se encontrará lo siguiente.

Sección de instrucciones donde se detallan las especificaciones del archivo en el que se registren las contrapartes para realizar el cargue masivo. También se muestra un ejemplo de la estructura que debe tener el archivo plano. En el punto 1 del menú se muestra la opción para hacer el cargue. El sistema almacena el archivo y hace el cargue en segundo plano, mientras los usuarios pueden hacer otras actividades en la herramienta. Una vez finalizado el cargue el sistema genera una tarea de notificación con el resultado del cargue.

Al ingresar a la tarea, el sistema mostrará el listado de Éxitos y Errores que se presentaron en el cargue del Excel y de esta forma poder corregir y cargar nuevamente la información de las contrapartes.

Nota: Este cargue masivo está enfocado en el cargue de millones de registros en la herramienta. Solicita únicamente los datos mínimos necesarios para poder guardar el registro en el sistema y hacer una consulta efectiva en listas. Para cantidades menores de datos o información más completa de las contrapartes se recomienda utilizar las opciones de cargue masivo que se encuentran en la ruta de Configuración, Opciones Avanzadas, Cargar tablas básicas y utilizar las plantillas que el sistema proporciona.

Revisión por la dirección – Generar tareas desde la revisión por la dirección

Durante la gestión del informe de revisión por la dirección pueden aparecer actividades y tareas que se necesitan programar inmediatamente para cumplir con las necesidades de la organización. Por esta razón, a partir del momento en que se guarda la revisión por la dirección se pueden generar tareas a los diferentes usuarios de Isolución

En la sección de mejoramiento continuo, además de los enlaces para generar acciones de mejoramiento, ahora encontramos un enlace para generar tareas a partir de la revisión por la dirección.

En la pantalla en la que se generan las tareas encontramos un nuevo tipo que se llama “Revisión Gerencial” de esta forma se puede filtrar en el listado de tareas, y se puede agregar escalamiento en el menú de ajuste de tiempos de tareas.

Al regresar a la revisión por la dirección que se estaba editando se encuentra el ícono con un globo de texto y la etiqueta “Detalles”. Cuando se hace clic en el ícono, el sistema abre un Pop Up donde se pueden consultar todas las tareas agendadas, responsables y estado de los seguimientos.

Notas de versión 6.0.25.03.05.10 – 5 de marzo

Mejoras

Documentación – Ajuste en los filtros de la matriz de requisitos legales

En recientes versiones se liberó la mejora para que los requisitos legales de todos los sistemas de gestión se puedan visualizar desde la matriz de requisitos legales del módulo de documentación. Se identificó que este cambio ha generado algunos inconvenientes en las organizaciones por lo cuál se ajustó el filtro de sistema de gestión para que inicialmente recupere el sistema de gestión de calidad

Al desplegar el listado del filtro, Isolución muestra todos los sistemas de gestión activos en Isolución y se podrá seleccionar cada uno para ver los requisitos vinculados al sistema, también se puede seleccionar la opción de “Sin Selección” para poder visualizar todos los requisitos aprobados de todos los sistemas de gestión

Nota: Es importante tener en cuenta que en el filtro únicamente se verán los sistemas de gestión que estén activos. También es importante saber que para visualizar los requisitos legales estos deben estar activos y aprobados.

Documentación – Ajuste de nombre en la pantalla de registros que se pueden diligenciar.

La pantalla para diligenciar los registros en Isolución se podía prestar para confusiones, ya que al ingresar a la ruta de Documentación, Manejo de registros, Llenar un registro en línea, el sistema mostraba una pantalla cuyo título se visualizaba como “Listado de Documentos”. A partir de esta versión el se ha modificado el nombre a “Listado de registros” y se de esta forma queda más clara la funcionalidad, se mejora la comprensión de su uso y se reducen los errores.

5.0.25.02.05.05 – 05 de febrero

Mejoras

Mejora de rendimiento Isolución Portátil

Ahora Isolución te acompaña de más fácilmente en tus auditorias cuando no tienes conexión. Isolución Portatil está especialmente diseñado para permitirte descargar los documentos del sistema y visualizarlos.

Mejoramiento – Ajuste en la Gestión del Cambio

Los planes de trabajo asociados a la gestión del cambio permiten a los usuarios definir una serie de actividades para llevar a cabo el cambio en la organización. A partir de esta versión si el plan de trabajo debe ser completamente modificado para crear uno nuevo es posible eliminarlo y crear uno nuevo desde cero. Permitiendo a las organizaciones una mayor flexibilidad en caso de errores o pruebas que se puedan hacer en la herramienta.

Para eliminar un plan de trabajo se debe ingresar a la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Alterar, Planes de Trabajo, Planes de Trabajo. Allí se debe identificar el plan de trabajo con el nombre y se puede eliminar. Es importante tener en cuenta que para realizar esta actividad es necesario contar con los permisos por parte de los administradores de Isolución.

Al eliminar el plan de trabajo asociado a la gestión del cambio el sistema permite al usuario ingresar nuevamente a la gestión del cambio para generar otro plan de trabajo desde cero e iniciar la gestión. De esta forma evitamos que tus gestiones del cambio queden sin plan de trabajo.

5.0.25.02.21.08 – 21 de febrero

Mejoras

Auditorias – Las listas de chequeo no traen la opción de NC marcada por defecto.

Cuando los auditores hacen la gestión de las listas de chequeo las opciones de No Conformidad y Cumplimiento no vienen marcados por defecto. Esto evita confusiones frente a los criterios que ya fueron auditados y aquellos que aún están en proceso durante la entrevista de auditorias.

El sistema también valida que todos los criterios se encuentren diligenciados para, de esta forma, se minimiza el riesgo de omitir criterios o de no auditarlos por error.

Seguridad – Para ingresar con el directorio activo ya no se debe escribir usuario y contraseña.

La seguridad es un concepto importante en Isolución. Por eso existen varios modelos de autenticación:

• Acceso por base de datos: en este caso Isolución almacena el LogIn y la contraseña de cada usuario en la base de datos del cliente. A través de este modelo, el usuario debe ingresar sus datos en el sistema siempre que necesite acceder al mismo.
• Conexión con el Directorio Activo (DA) del cliente: en este modelo, Isolución no almacena la información del LogIn y contraseña, sino que, cada vez que el usuario ingresa sus datos, estos son consultados directamente en el DA definido.

Lo nuevo: a partir de esta versión es posible parametrizar el acceso con DA, para que los usuarios no deban ingresar sus datos de Login y contraseña cada vez que requieran acceder, sino que el sistema los tomará directamente del inicio de sesión de sus computadoras.

Auditorias – Mejora en la visualización de las evaluaciones de auditores

Al hacer el filtro de los cuestionarios de auditoria el sistema muestra todas las evaluaciones que se han realizado para todas las auditorias en las que se haya implementado. Posteriormente el sistema permite filtrar únicamente las respuestas de un cuestionario o específicamente las de un auditor en especial.

Recuerda que estos informes los puedes descargar y consultarlos de acuerdo a las necesidades en la gestión de los datos.

Seguridad – Inactivar en Isolución los usuarios que se inactiven en el directorio activo.

Generalmente las organizaciones que administran los permisos en su red a través de aplicaciones de directorio activo, requieren también inactivar en Isolución los usuarios inactivos. Para implementar esta esta actividad, Isolución generó un parámetro que permite a la organización que el sistema se comunique con el directorio, valide los usuarios activos y posteriormente los inactive en Isolución.

Para administrar este parámetro se debe ingresar por la ruta de Configuración, Opciones Avanzadas, Parametrización, Configuración.

5.0.25.01.10.02  – 10 de enero

Mejoras

Documentación – Nueva extensión permitida en el editor de Word

El editor de texto tipo Word de Isolución permite editar los documentos creados en diferentes procesadores de texto como Google Drive y Open Office, los cuales tiene características diferentes a los documentos generados por Microsoft Office. De esta forma los documentos con extensión .ODT pueden ser cargados, administrados, procesados y publicados en Isolución.

Al ingresar a través de la ruta de Documentación, Manejo de documentos, e ingresar a administrar un documento a través de la opción “CREAR un documento o una hoja de cálculo con nuestro editor visual” se puede hacer el cargue del documento ODT e Isolución permitirá hacer la gestión correspondiente:

Documentación – Mejora en la visualización de los nodos de los flujogramas

Cuando se crean los flujogramas de Isolución, el sistema permite asignar un nombre y hacer una descripción de la actividad, una vez diligenciados los campos y guardada la información, se puede ubicar el mouse sobre el nodo el sistema muestra una etiqueta con hasta 125 caracteres de la descripción registrada.

Documentación – De cargue masivo e individual a Editor de Word

Las funcionalidades de cargue individual de documentos y de cargue masivo de documentos ahora permiten que los documentos en Word o los documentos de extensiones .ODT (documentos descargados desde Google Drive) puedan ser cargados y editados en nuestro editor de Texto Isolución. Esto facilita la gestión de la información y permite que las organizaciones hagan un manejo más dinámico y amigable de sus documentos.

Para hacer uso de esta funcionalidad el usuario debe ingresar por la ruta de Documentación, Manejo de documentos y hacer clic en nuevo. Una vez en esta pantalla el sistema presenta las siguientes opciones:

Al ingresar por cualquiera de las opciones marcadas el sistema permite cargar documentos que estén en el computador del usuario para acelerar y facilitar el proceso de cargue. Los cargues de documentos en las extensiones .doc, .docx (extensiones de Microsoft Office), .odt (extensiones de Google Drive y Open Office) se procesarán en la herramienta en nuestro editor visual de tipo Word el cuál facilita y agiliza la gestión:

En versiones anteriores de Isolución, al hacer un cargue masivo o cargue individual de documentos, la edición debía ser realizada en un editor de tipo HTML.

Control de equipos – Las tareas de los requisitos de los equipos traen el nombre de los equipos

Las tareas de los equipos que tienen requisitos vinculados ahora muestran el nombre del equipo para que sea más sencillo reconocerlo y gestionarlo.