Notas de versión
Innovaciones y mejoras
Diciembre
MEJORAS DE PRODUCTO
SARLAFT
- Se ajustan los Id Basilea de las ciudades para calcular correctamente los niveles de riesgos de las contrapartes.
Mejora
- Para las notas de mejora que cuentan con la sección de plan de mejoramiento se ajusta para que los campos de Objetivo, meta y responsable del proyecto sean obligatorios.
- Se permite cerrar las notas de mejora por medio del check de cerrar.
Documentación
- Se ajusta la vista imprimible de las actas para que se puedan descargar.
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejoras
Riesgos DAFP V5
- Se permiten delegar las tareas de revisión a los demás usuarios que se encuentran en el grupo de revisores autorizados.
Medición
- En los reportes de indicadores se ajusta la gráfica de pistón para que no genere error cuando no se cuenta con mediciones.
Mejora
- Al reasignar una actividad de un plan de acción se dejará el nuevo responsable registrado en el plan de acción y se borrará la persona que tenía originalmente la tarea.
SARLAFT: Dispositivos móviles
- Al hacer la debida diligencia desde dispositivos móviles se habilita el campo de observaciones para permitir realizar el análisis pertinente. (este campo ya se habilita en la aplicación)
Configuración: Renombrar documentos
- Se configura el menú de renombrar documentos para que aparezcan los tipos documentales que no cuentan con codificación.
Auditoria: Hoja de vida de auditores
- Se permite adjuntar documentos por formación del auditor y no por auditoria.
SST: Reporte de ausentismo
- Se agregan colores adicionales para no repetir la gama de colores en las gráficas.
MEJORAS DE PRODUCTO
Modelos de cumplimiento
- Se permite adjuntar evidencias en cada uno de los criterios de los modelos y asociar documentos ya existentes.
Mejora
- Se coloca la condicional en la eficacia global que solo se muestre cuando se tiene diligenciado el plan de mejoramiento.
- Se ajusta el permiso de “Es Calidad” en los usuarios para que puedan gestionar las acciones del modulo de mejora sin necesidad de ser los responsables.
Home de consulta
- Se ajustan las rutas para visualizar correctamente el mapa de procesos en el home de consulta.
Contexto Estratégico
- Se permite consultar el listado de contextos estratégicos realizados en la aplicación.
SST: Reporte de ausentismo
- Se ajustan las graficas del reporte para que coincidan con las mediciones del indicador de ausentismo. Se deben tener en cuenta los filtros que se realizan en el momento de generar el reporte y consultar la información del indicador.
Matriz de riesgos SARO + SI
- En la matriz de riesgos SARO para seguridad de la información se oculta el valor numérico del riesgo residual, sin embargo, para las demás metodologías debe visualizar el dato.
Documentación
- Se ajustan los temas que se muestran en el listado temático para que se muestre correctamente la jerarquía en la consulta.
Riesgos SARO – ERO
- Se ajusta en el formulario de Evento de Riesgo Operativo en el campo de riesgos relacionados que se muestren los riesgos activos y no se vean duplicados.
Ambiental – alterar planes ambientales
- Se permite eliminar los seguimientos realizados en los planes ambientales desde el alterar que se encuentra en el módulo de configuración.
- Dimensión 7 Control Interno: Los clientes que cuentan solo con la dimensión 7 de MIPG (control interno) no podían consultar anteriormente el % total del cumplimiento de la política, para esto se creó la siguiente funcionalidad:
- Ruta: Configuración – opciones avanzadas – parametrización – MIPG: Se crea el parámetro “Cuenta solo con la dimensión 7 de MIPG” el cual se encuentra protegido y solo puede ser configurado por el usuario de ISOLUCION. Las opciones del parámetro son:
a. Si: Al seleccionar la opción Si al ingresar al Home de MIPG debe mostrarse la imagen de la dimensión de control interno.
b. No: Al seleccionar la opción No al ingresar al Home de MIPG debe mostrarse la imagen de todas las dimensiones.
Condiciones generales:
- Se debe encender el menú del Home de MIPG para los clientes que solo cuentan con la dimensión 7.
Noviembre
MEJORAS DE PRODUCTO
Documentación
- Crear modelo de revisión por plantilla: Se listan correctamente las plantillas inteligentes y las de cargue masivo para poder configurarse los usuarios que deben quedar fijos en las etapas de revisión y aprobación.
- Cargue masivo de documentos: Se ajusta los cargues en Word para que permita consultar los errores que se puedan presentar y permita visualizar el documento en el editor de Word.
Mejora
- Reporte de mejoramiento: Se ajusta el filtro de clase de hallazgo para que cuando se seleccione un valor deje “sin selección” el tipo de hallazgo.
- Revisión por la dirección: Se ajusta el parámetro ‘Ver Acciones de Tipos Inactivos’ para que muestre las acciones de los tipos inactivos en la revisión por la dirección cuando este encendido. Los valores deben coincidir con el rango de fechas y los filtros del reporte de mejoramiento continuo.
Medición
- Mediciones y reportes: Se ajustan los filtros de búsqueda para que al seleccionar la información y los rangos de fecha muestre la información correspondiente y no salga error.
SST
- Se ajusta la tabla de actividades de SST para que muestre la información creada en la tabla.
- Se realiza ajuste cuando se cierra la encuesta sociodemográfica y se genera una nueva para que las respuestas queden vacías.
- Se ajustan los planes de trabajo para que permitan eliminar, editar o duplicar las actividades.
Usuarios
- Se ajusta la carga masiva de usuarios para que al actualizar la información no se pierda la relación de los grupos y roles.
SARLAFT
- Se ajustan los niveles de riesgo para que coincidan con los valores mínimos y máximos que están parametrizados para cada contraparte.
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejoras
Medición
- Se ajusta el parámetro de cantidad de decimales para que si se encuentra vacío no modifiqué el valor del % de cumplimiento de los tableros de los indicadores a 1.
- Se ajusta el % de cumplimiento de los indicadores de tendencia negativa cuando la meta es 100.
Modelos de cumplimiento
- Se ajusta el conteo de cada una de las evidencias para que se muestre correctamente la cantidad.
- Se ajusta el % de cumplimiento de cada uno de los sistemas de gestión.
Riesgos DAFP: V5 y Corrupción
- Se crea parámetro “Desea que los consecutivos de la codificación al crear riesgos dependan del proceso”
- Si: Crea los consecutivos de los riesgos dependiendo del proceso.
- No: Crea los consecutivos de los riesgos teniendo en cuenta el módulo desde el cual se crea y la codificación del proceso será independiente.
- En los menús de consulta se deben poder consultar todos los riesgos sin importar el proceso que tenga asignado el usuario. Ley de transparencia.
Riesgos SARO
- En la identificación de riesgos se ajusta el campo de objetivo para que no sea obligatorio su diligenciamiento.
SARLAFT
- Se crea el parámetro “Seleccione el documento inicial que representa el Manual de SARLAFT” en el cual se podrá seleccionar el documento que hace referencia al manual. Este parámetro permite la correcta edición del manual en la siguiente ruta: sistemas – Sarlaft – operación del día a día – gestión documental – edición manual Sarlaft
Mejora
- Se ajusta la revisión por la dirección para que permita guardar la información registrada en el editor HTML y en los campos de texto.
MEJORAS DE PRODUCTO
Documentación
- Se adiciona en el Excel de cargue masivo las columnas de fecha de vencimiento, responsable de vencimiento, cargo de persona que revisa, cargo de persona que aprueba.
Riesgos DAFP
- Se crea el siguiente parámetro “Seleccione el tipo de acción para la creación del contexto estratégico” para poder elegir el tipo de acción que se debe tener al analizar la información del contexto estratégico. Los links se habilitarán cuando el contexto se encuentre cerrado.
Mejora
- Se ajustan los seguimientos de los planes de acción para que se permita anexar documentos cuando se guarda la información.
Medición
- Se ajusta en los reportes de los indicadores la columna de mediciones para que se muestre correctamente el % de cumplimiento de cada una de las mediciones del periodo.
SARLAFT
- Se crea el parámetro “Seleccione el documento inicial que representa el Manual de SARLAFT” en el cual se podrá seleccionar el documento que hace referencia al manual. Este parámetro permite la correcta edición del manual en la siguiente ruta: sistemas – Sarlaft – operación del día a día – gestión documental – edición manual Sarlaft
Mejora
- Se ajusta la revisión por la dirección para que permita guardar la información registrada en el editor HTML y en los campos de texto.
Se permite modificar el encabezado de los documentos que se cargan por medio del editor de texto tipo Word de la siguiente forma:
a. Ingresar con el usuario de Isolucion por la siguiente ruta: Configuración – opciones avanzadas – parametrización – Documentación.
b. Buscar el siguiente parámetro:
c. Los modelos que se encuentran en la lista desplegable del parámetro son los mismos que se encuentran en el álbum de plantillas:
d. Al seleccionar el modelo el sistema debe cambiar en la edición de los documentos y en la vista previa el encabezado.
Condiciones generales:
- En caso de que el cliente no cuente con los encabezados del álbum, comunicarse con el área de innovación.
En los tableros se adiciona el check de “Promediar mediciones del rango de fechas” al marcarlo el sistema calculara en la columna de valor real el promedio de las mediciones que se encuentran en el rango de fechas y en la columna de % de cumplimiento se calcula el promedio Vs meta.
Octubre
MEJORAS DE PRODUCTO
Equipos
- Se permite descargar la información del custodio en el cargue masivo.
Riesgos DAFP V5
- Se realizó ajuste para que al guardar en la etapa de controles validara en orden los valores de los impactos para que guarde correctamente la información.
Medición
- Se amplia los días posteriores a 30 para permitir ampliar los rangos de tiempo límite en que se debe realizar la medición.
MEJORAS DE PRODUCTO
Configuración
- Se retira la obligatoriedad de los campos mínimo, esperado y optimo de la tabla de objetivo.
SARLAFT
- Se modifica el guardado en las contrapartes (proveedores, clientes, empleados y accionistas) para que al tener la ciudad también se almacene el país por la relación ya existente. El cambio se reflejará en la debida diligencia.
- Se revisa el % de la madurez del sistema para que muestre correctamente la información a partir de los valores calificados.
MIPG
- Se ajustan los % de la madurez de las políticas para que se tome en cuenta a partir
Equipos
- Se adiciona en el cargue masivo de equipos los campos de área y ubicación.
Mejora
- Cuando se tiene parametrizado la espina de pescado por ítems de selección y se quiere reformular se ajusta para que el sistema habilite a partir del primer ciclo los ítems de selección nuevamente.
Medición
- Se realizan los siguientes ajustes en los tableros de los indicadores:
- Si algún indicador no cuenta con ninguna medición reportada, aparecerá en el tablero con el texto Sin medición. En ese caso el cumplimiento de ese indicador tendría que tomarse como 0% y ese cero (marcado en rojo) quedará como el valor para el cómputo del valor del tablero.
- En caso de que alguno de los indicadores para el rango de tiempo no tenga una medición, se usará la última que tenga.
- En caso de que no esté actualizado se etiqueta como desactualizado, con el icono del reloj rojo.
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejoras
Documentación
- Se agregan al cargue masivo las columnas para seleccionar los cargos de las personas que revisan y aprueban.
Sarlaft
- Reporte operación sospechosa: Se ajusta el formato de fecha inicial y fecha final para que se conserve una vez se guarda la información.
- Debida diligencia: Se configuran el formulario de la debida diligencia para que muestre la información de la ciudad y el país si la contraparte contiene la información.
- Debida diligencia: Se realiza un ajuste en la búsqueda de la debida diligencia para que permita consultar las tildes.
Mejora
- Se ajusta la funcionalidad de Hallazgos relacionados para que no dependa del módulo de Salud.
Riesgos DAFP V5
- Se realiza ajuste en el API para que muestre correctamente el listado de riesgos y permita los filtros de búsqueda.
- Se ajustan los consecutivos de los riesgos para que continúen con la numeración que tenían en la metodología anterior.
Riesgos SARO
- Contexto Estratégico: Se ajustan los factores estratégicos para que no se muestren duplicados.
ISOLUCIÓN SARLAFT siempre está actualizado con las listas restrictivas que nuestros clientes requieren para hacer una debida diliegncia o scoring de riesgo eficiente. Iniciamops con 78 listas en el 2018 y hoy ya son 118 listas en las que nuestros clientes pueden hacer las consultas de sus partes interesadas.
- Campos adicionales en los planes y programas: Se adiciona en los datos básicos de los planes y programas el campo de clasificación, se pueden adicionar varios tipos de información como, por ejemplo: temas relacionados con el sistema de gestión de calidad, objetivos jerárquicos de MIPG, dimensiones y políticas para clientes que no cuenten en ISOLUCION con todas las dimensiones de MIPG, Información relacionada con el plan de desarrollo institucional, etc. Indique por correo electrónico los usos que se le pueden dar al campo, si desea puede innovar en su respuesta indicando ideas diferentes a las que se encuentran descritas. Para su correcto funcionamiento, se debe:
a. Verificar que el parámetro “Desea adicionar en los datos básicos de planes y programas el campo de clasificación del plan?” se encuentre encendido. Inicialmente quedo encendido para todos los clientes y se encuentra en la categoría de Mejoramiento Continuo.
b. Ruta: Configuración – tablas básicas – planes – Clasificación del plan: Se crea la tabla de clasificación del plan la cual es jerárquica y permite crear varios niveles de clasificación.
c. En los datos básicos de los planes y programas se habilita un campo de selección que permite relacionar la clasificación y permite su selección en cualquier nivel creado.
d. Si el parámetro este encendido se debe ver la columna con la información y el respectivo filtro de búsqueda.
ISOLUCIÓN atiende cualquier reporte de vulnerabilidades de seguridad reportado por sus propios mecanismos internos o por auditorías realizadas por parte de sus clientes de acuerdo con la severidad reportada, a las prioridades de desarrollo con las que cuenta Isolución en cada momento y a la disponibilidad de tiempo de su equipo técnico. Debido a esto, la resolución de vulnerabilidades no se realiza bajo el cumplimiento de ningún Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS). Sobra aclarar que ISOLUCIÓN es la más interesada en dar resolución a estos temas de la manera más expedita posible.
ISOLUCIÓN será responsable de cualquier vulnerabilidad de configuración o del software, cuando ésta se identifica en nuestra nube. Las vulnerabilidades que se presenten por la configuración de la infraestructura computacional propia de nuestros clientes, cuando el producto se encuentra instalado en sitio, deben ser resueltas por el equipo de tecnología del cliente. Prestaremos nuestro apoyo para determinar la conveniencia de una u otra acción en este sentido.
c. En los datos básicos de los planes y programas se habilita un campo de selección que permite relacionar la clasificación y permite su selección en cualquier nivel creado.
d. Si el parámetro este encendido se debe ver la columna con la información y el respectivo filtro de búsqueda.
Septiembre
MEJORAS DE PRODUCTO
Documentación: Actas
- Se modifica la funcionalidad de eliminar el acta para que el autor lo pueda realizar desde la edición del formulario.
Revisión por la dirección
- Se permite eliminar las actas asociadas en la revisión por la dirección.
Medición
- Se ajusta el conteo cuando se tienen incumplimientos secuenciales para que se tenga en cuenta desde la primera medición.
- Reporte de indicadores consolidado: Se ajusta para que se exporte la información de la oficina y el objetivo si son seleccionados para la consulta.
- Se modifica los indicadores formula para que permita el ingreso de la información de las variables y calcule el valor real.
- Al marcar el check nulo en las mediciones el sistema bloqueará los campos para ingresar mediciones, pero mantendrá el campo de observaciones para analizar el periodo.
- Reporte comparativo entre indicadores: Se ajustan los semáforos del reporte para que coincidan con los semáforos de los tableros de consulta. Adicionalmente, se adiciona la fecha en que se realiza la última medición del indicador.
Mejora
- Se permite consultar el estado de las tareas desde los planes de acción.
Riesgos DAFP V5: Seguimiento de controles
- Cuando se guarda la información de los controles se modifica la pantalla de visualización para que todo el texto se vea correctamente.
Riesgos SARO
- Se modifica la selección de los controles para que no permita adicionar el mismo control dos veces en una falla o no se presenten duplicados en la consulta.
Data Connector
- Se permite en el cargue de proveedores, clientes y funcionarios la relación de la sucursal a la que pertenecen (aplica para clientes multicompañía)
MEJORAS DE PRODUCTO
Configuración: Renombrar documentos
- Se ajusta la paginación del listado de documentos que se deben mostrar en pantalla.
Auditoria
- Se ajusta para que permita mostrar el check de cerrar la auditoría luego de validar que los auditados hayan contestado los cuestionarios para calificar a los auditores.
- Se ajusta la hoja de vida del auditor para que solo tome la información de las auditorias donde la persona ha participado como auditor y no como dueño del proceso.
- Se ajusta para que lleguen correctamente las tareas para calificar a los auditores.
Medición
- Se ajusta en los indicadores formula para que al guardar la información la meta y las tolerancias no queden en 0.
Seguridad de la información: Riesgos SARO
- Se ajusta el versionamiento de riesgos para que cuando se genere la siguiente versión guarde los campos previamente diligenciados en la identificación y en el análisis.
Riesgo DAFP V5
- Se configura el API para que se pueda eliminar los riesgos correctamente.
Planes de trabajo
- Se ajustan los formularios de los planes de trabajo para que al recargar la pagina no se dupliquen los seguimientos.
Data Connector
- Se realizan ajustes en el API para permitir la inclusión de la sucursal en las entidades: PROVEEDOR, CLIENTE Y SSTFUNCIONARIO.
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejoras
Documentación
- Se ajustan las tareas de las actas para que no generen duplicidad.
Medición
- Se ajusta la vista imprimible de la ficha técnica del indicador.
Mejoramiento
- Cuando se tiene configurado el cierre por medio de auditor en las notas de mejora, el sistema notifica a todos los usuarios que cuentan con el permiso para que seleccionen la persona que debe validar la eficacia global. Se realiza el ajuste para que todas las notificaciones que se agendaron se cierren en caso de que una notificación sea cerrada al 100%
- Se permite a los responsables de evaluar las acciones cuando llega la tarea de evaluación intermedia.
SARLAFT
- Se mejora la validación en los casos que se presentaba homónimos por la consulta en listas, las búsquedas parciales deben coincidir en el nombre y en el número de documento para ser marcados como homónimos.
- Se ajusta la verificación de los terceros y la notificación por correo electrónico para que coincidan los valores.
SST
- Se arregla el filtro por palabra de la matriz de peligros y riesgos.
- Se mejora la vista del PDF del reporte del ausentismo para que las tablas no se salgan de la hoja.
Planes de trabajo
- Se ajusta la columna de avance para que muestre correctamente la información que proviene de la notificación.
SOGC: Habilitación
- Se ajusta la tabla del resumen detallado por autoevaluación para que se muestre correctamente.
Clientes
- Se modifica los campos del catalogo de clientes para que los datos de SARLAFT se visualicen correctamente.
Proveedores
- Para los clientes que manejan el modelo multicompañía se ajusta la carta para que el Logo cambie de acuerdo con la compañía que está realizando la evaluación.
Seguridad de la información: Cargue de activos.
- Al descargar la información del cargue masivo de activos se ajusta el Excel para que muestre la información del custodio y los activos relacionados.
Novedades
- Se permite adicionar el logo del cliente en la parte superior de la aplicación, como se muestra a continuación:
Agosto
MEJORAS DE PRODUCTO
Home de Consulta
- Se ajusta la etiqueta de misión para que no se vea duplicada.
Medición
- Se ajusta los campos de numerador y denominador en la medición de los indicadores para que tengan el mismo diseño y tamaño.
- Se ajusta la obligatoriedad de acciones en los indicadores de tendencia negativa para que tome en cuenta los valores secuenciales digitados.
- En la medición de los indicadores se ajusta el texto de la formula cuando se manejan las variables.
Mejora
- En las estadísticas del modulo de mejora se ajustan los indicadores automáticos para que la información se muestre correctamente.
Riesgos corrupción
- Se permite mantener el consecutivo cuando se versiona un riesgo.
Riesgos DAFP V5
- Se habilita el lápiz que permite alterar los seguimientos de los controles.
Se permite versionar los riesgos desde la etapa de seguimiento.
MEJORAS DE PRODUCTO
Riesgos DAFP V5
- Se adiciona la columna de calificación individual del control para que sume los valores de las variables (Tipo e Implementación)
Versión imprimible en actas y perfiles de cargo
- Se mejora la vista de las versiones imprimibles cuando los párrafos tienen saltos de página.
Control de equipos
- Se ajusta el formulario de edición de equipos para que el sistema no duplique la información ingresada en el control de cambios cuando se recarga la página.
Mejora
- Se ajusta la funcionalidad de eficacia global cuando se cuenta con acciones reformuladas para que el sistema habilite si fue eficaz o no.
Auditoria
- Se mejora la presentación del correo electrónico que se envía del informe de auditoría, manteniendo el tipo y tamaño de letra.
SST
- Se permite alterar/modificar los criterios de las inspecciones cuando estos ya se encuentran definidos.
Home
- Se ajusta la grafica de mejora que se encuentra en el Home principal de isolucion para que muestre las acciones del reporte de mejoramiento y no tenga en cuenta las acciones descartadas.
MEJORAS DE PRODUCTO
Seguridad y salud en el trabajo
- Se realiza ajuste en el cargue los datos básicos para que redireccione correctamente a las tablas correspondientes.
Calidad
- Se realiza ajuste en el cargue los datos básicos para que redireccione correctamente a las tablas correspondientes.
Proveedores
- Se ajustan las columnas de la carta que le llega al proveedor logrando que la información se vea mejor distribuida.
Sarlaft
- Actualización de los criterios y herramientas del autodiagnóstico.
Medición
- Se ajustan las notificaciones de vencimiento para que se generen desde los indicadores manuales.
Configuración
- Se ajusta la aplicación para que en la bitácora aparezca los usuarios de consulta.
Mejora
- Revisión por la dirección: Se amplían los caracteres del campo “Cuestiones relativas a los proveedores externos y otras partes interesadas” a 16000.
Riesgos DAFP Corrupción
- Se permite cambiar el responsable del riesgo por el alterar.
Optimización
- Se mejora el rendimiento del cargue de la pantalla de usuarios reduciendo los tiempos.
1. Riesgos DAFP V5: Se crea el campo de plan de contingencia en la etapa 4 del modulo de riesgos DAFP. Se define como plan de contingencia las medidas que se deben tomar en caso de que se presenten efectos negativos por la materialización del riesgo. Para activarlo se debe:
a. Configuración – opciones avanzadas – alterar – Riesgos DAFP: Se debe encender el parámetro ¿Desea manejar el plan de contingencia en caso de que el riesgo se materialice?
b. Riesgos DAFP V5 – Administración – Riesgos: En la etapa 4 se habilitará un campo de texto donde se diligenciarán las medidas que se deben tener en cuenta.
c. Riesgos DAFP V5 – Matriz de riesgos DAFP V5: La información se debe visualizar en la matriz. (indique por correo electrónico para que sirve un plan de contingencia)
- Tercera línea de defensa: Se adiciona la columna de tercera línea de defensa en el seguimiento de controles de Riesgos DAFP. Para configurar la funcionalidad se debe: (Por favor indique por correo electrónico la razón por la cual el modulo de corrupción no tuvo modificaciones
a. Ruta: Configuración – opciones avanzadas – parametrización – Riesgos dafp, se debe configurar el parámetro “Seleccione el grupo que será responsable de la tercera línea de defensa.”
b. Ruta: Riesgos DAFP V5 – Administración – Gestión de riesgo. Cuando el riesgo se encuentra en la etapa de seguimiento de controles y el parámetro este prendido se habilitará la columna para adicionar los seguimientos por parte de la tercera línea de defensa. Solo las personas que se encuentren en el grupo seleccionado podrán adicionar los seguimientos a los controles. Al dar click en Elegir se mostrará una pantalla para colocar la fecha del seguimiento y la descripción del avance de la actividad. Al dar guardar se podrá adicionar una evidencia.
c. Ruta: Riesgos DAFP V5 – Matriz de riesgos DAFP. La columna se debe visualizar en la matriz de riesgos.
Condiciones generales: Esta funcionalidad solo aplica para el nuevo modulo de riesgos, el modulo de corrupción no tuvo cambios debido a que próximamente la guía será actualizada.
En esta funcionalidad se podrán modificar la duración de las tareas que se generan automáticamente en isolucion, para esto se deben realizar los siguientes pasos:
- Ingresar por Tareas – Listado de tareas e identificar el tipo de la tarea que deseamos cambiar, este lo encontraran en la siguiente columna:
2. Ingresamos por la siguiente ruta: Configuración – opciones avanzadas – configuración de tiempos para notificación de tareas. En la lista desplegable debemos buscar y seleccionar el tipo de tarea que identificamos en el primer paso
3. Se debe abrir el paso 2 para seleccionar los cambios que desea realizar en las notificaciones:
- ¿Maneja notificación de expiración?: Se debe configurar el tiempo en el que el sistema debe notificar que la tarea va a vencer, para encender la funcionalidad se deben colocar las horas y minutos que se desean notificar antes de que la tarea venza.
- ¿Cambiar tiempo de vencimiento de la tarea?: Para ampliar los tiempos de vencimiento de las tareas se debe configurar las horas y minutos que debe durar la tarea a tiempo.
- ¿Maneja notificación de escalamiento?: Se debe configurar las horas y minutos en las que el sistema debe notificar al jefe de la persona y a quien agendo que la tarea esta próxima a vencer.
- ¿Maneja adjunto?: Se debe marcar el check si se desea que en las tareas del tipo seleccionado se puedan adjuntar documentos.
Después de realizados los cambios se debe dar click en guardar etapa.
Para tener en cuenta…
- Los cambios realizados aplican para las nuevas tareas, para las tareas que ya estaban generadas no se podrán realizar los cambios.
- Editor de Texto tipo Word: Cualquier usuario que tuviera acceso a manejo de documentos podía adicionar nuevas plantillas, modificarlas o eliminarlas en la nueva funcionalidad del editor, para esto se realizaron los siguientes ajustes:
a. Se adiciona un nuevo permiso llamado “Administradores de plantillas documentales” en los grupos de los usuarios que se encuentran en la siguiente ruta: Configuración – usuarios – grupos.
b. El grupo de usuarios que tenga el permiso podrá crear nuevas plantillas, editar las plantillas cargadas y/o eliminarlas, es decir, visualizara los iconos resaltados en la imagen. En caso de que un grupo de usuarios no tenga el permiso estos ítems no se deben mostrar en la pantalla.
Condiciones generales:
- Este cambio solo aplica para la nueva funcionalidad del editor de Word, no aplica para las otras opciones de cargue documental.
- Se crean los eventos en la bitácora de creación, modificación y eliminación de plantillas
Julio
MEJORAS DE PRODUCTO
Sarlaft
- Se ajusta el campo de actividad económica en la debida diligencia para que cuando se seleccione otro país diferente a Colombia, el campo no se bloquee.
- Se optimiza el informe de segmentación con paginación de resultados después de 50 resultados para mejorar los tiempos de cargue.
- Se ajustan los niveles de riesgos de los países reportados en la listas negras del GAFI para que al seleccionar estos países en la debida diligencia muestre el riesgo de la contraparte alto.
Mejora
- Se configuran las notas de mejora para que se puedan cerrar si no tienen secciones parametrizadas.
SST
- Se ajusta el menú de profesiograma para que muestre correctamente la información.
Auditoria
- Se mejora la visualización del informe de auditoria al enviarlo por correo electrónico.
Riesgos DAFP
- Se ajustan las fechas de los seguimientos de los controles para que sean superiores a la fecha del riesgo, pero menor o igual a la fecha del día actual.
Acreditación en educación
- Se optimiza los tiempos de cargue de la autoevaluación.
Control de equipos
- Se permite ordenar la tabla de administración de equipos dando click en el nombre de cada columna.
Medición
- Se permite inactivar correctamente la columna de valor estimado en la medición de los indicadores.
Configuración
- Se ajusta la aplicación para que en la bitácora aparezca los usuarios de consulta.
Mejora
- Revisión por la dirección: Se amplían los caracteres del campo “Cuestiones relativas a los proveedores externos y otras partes interesadas” a 16000.
Riesgos DAFP Corrupción
- Se permite cambiar el responsable del riesgo por el alterar.
Optimización
- Se mejora el rendimiento del cargue de la pantalla de usuarios reduciendo los tiempos.
MEJORAS DE PRODUCTO
Talento Humano
- Se ajusta el Excel para descargar los resultados de los cuestionarios.
Proveedores
- Se ajustan las graficas de atributos para que se muestren de acuerdo con la información reportada.
Riesgos DAFP
- Se parametriza la medida de respuesta de reducir: mitigar para que obligue a generar una acción en la etapa de acciones para mitigar riesgos. Se debe tener en cuenta el parámetro: Desea que el sistema le obligue a realizar una acción cuando su medida de respuesta sea mitigar.
- Se permite modificar el responsable del riesgo desde el alterar de la identificación.
- Se retira el check de cerrar etapa en la fase de seguimiento de controles para poder hacer seguimientos siempre que se necesite.
Evento de riesgo operativo
- Se ajusta para que el sistema pida la asignación de la cuantía de forma obligatoria para cerrar el evento.
Configuración
- Se ajusta la aplicación para que en la bitácora aparezca los usuarios de consulta.
Mejora
- Revisión por la dirección: Se amplían los caracteres del campo “Cuestiones relativas a los proveedores externos y otras partes interesadas” a 16000.
Riesgos DAFP Corrupción
- Se permite cambiar el responsable del riesgo por el alterar.
Optimización
- Se mejora el rendimiento del cargue de la pantalla de usuarios reduciendo los tiempos.
MEJORAS DE PRODUCTO
Documentación
- Se ajusta el editor de Word para que no tome en cuenta el parámetro de Maneja Mapa de Documento, ya que generaba error en la consulta de los documentos.
Auditoria
- Se ajusta la hoja de vida de auditores para que permita modificar y eliminar los adjuntos que se encuentran asociados y muestre la calificación del auditor de acuerdo con las evaluaciones realizadas.
SST
- Se ajusta el filtro de fechas en el versionamiento de la matriz de requisitos legales para que muestre la información correctamente.
SARLAFT
- Se permite adicionar mas de dos terceros en una contraparte.
Configuración
- Se ajustan las tareas de finalización del cargue masivo para que notifiquen a la persona que está realizando el cargue y no al usuario administrador.
- Se ajustan los cargues masivos para que permitan adicionar y modificar la información.
Planeación estratégica
- Se ajustan los filtros de las consultas de año inicial – final para que permita colocar el mismo año.
Riesgos de corrupción
- Se permite modificar el responsable del riesgo en el alterar de la etapa de identificación.
Home de consulta
- Se adiciona en la tabla de texto la opción de cambio de etiquetas de la misión y visión que se muestra en el home de consulta.
Configuración
- Se ajusta la aplicación para que en la bitácora aparezca los usuarios de consulta.
Mejora
- Revisión por la dirección: Se amplían los caracteres del campo “Cuestiones relativas a los proveedores externos y otras partes interesadas” a 16000.
Riesgos DAFP Corrupción
- Se permite cambiar el responsable del riesgo por el alterar.
Optimización
- Se mejora el rendimiento del cargue de la pantalla de usuarios reduciendo los tiempos.
Junio
MEJORAS DE PRODUCTO
Documentación
- Se ajusta la aplicación para que permita copiar actas con el mismo nombre.
- Se crea parámetro “APP_RGBPataPDF” que permite configurar el color del pie de pagina de los documentos creados por el subir individual cuando se convierten en PDF.
- Se configura la vista previa e impresión de las actas para que se muestre correctamente los roles de las personas asistentes.
SST: Estadísticas de incidentes y accidentes
- Se permite filtrar la gráfica por los días perdidos por incidentes o accidentes de trabajo para que no genere error.
Medición
- Se permite eliminar una medición cuando se solicita la extemporaneidad.
Auditoria
- Se mejora la vista previa e impresión del informe de auditoria para que se muestre correctamente los roles de los auditores.
Configuración
- Se ajusta la aplicación para que en la bitácora aparezca los usuarios de consulta.
Mejora
- Revisión por la dirección: Se amplían los caracteres del campo “Cuestiones relativas a los proveedores externos y otras partes interesadas” a 16000.
Riesgos DAFP Corrupción
- Se permite cambiar el responsable del riesgo por el alterar.
Optimización
- Se mejora el rendimiento del cargue de la pantalla de usuarios reduciendo los tiempos.
MEJORAS DE PRODUCTO
Unir usuarios
- Se permite unir los usuarios que se encuentran duplicados en la aplicación.
Control de equipos
- Se adiciona en el listado de la frecuencia de requisitos la opción de “Sin repetición”, ajustando posibles errores en las notificaciones que se envían.
Configuración
- Se amplían los campos de texto en las tablas básicas para visualizar correctamente la información digitada.
- Se restringe en el renombrar documentos la plantilla de Registro para que no se pueda cambiar el nombre. Este cambio se realiza para evitar posibles errores en los documentos.
- Al realizar un cargue masivo de indicadores se realiza el ajuste para que se notifique por correo electrónico cuando termine exitosamente el proceso.
Documentación: Editor Word
- Se ajusta el encabezado de los documentos cargados por medio de esta opción para que se visualice correctamente el logo, la versión y el tipo de documento.
- Permite generar la siguiente versión de los documentos.
SARLAFT
- Se configura la consulta de la matriz de requisitos legales para que aparezcan solo los relacionados a ese sistema de gestión.
Evento de Riesgo Operativo
- En el campo de riesgo relacionado se configura para que solo aparezca la última versión del riesgo y no todas las versiones.
Optimización de la aplicación
- Se ajustan los tiempos de cargue del reporte de ausentismo, disminuyendo los tiempos de ingreso.
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejoras
Alterar peligros y riesgos de SST
- Permite modificar desde el alterar la fecha de identificación de los peligros cargados en SST.
Documentación – Actas:
- Se modifica la vista de las firmas en la versión imprimible de las actas, dejando espacio para que las personas puedan colocar su firma cuando se imprime el documento.
Medición
- Se adiciona la grafica de acumulados en la vista del indicador, para que muestre los valores acumulados y su comportamiento en el tiempo.
- Se adiciona en el reporte consolidado de Excel en medición la frecuencia de medición.
Acciones relacionadas entre sí: Esta funcionalidad permite relacionar hallazgos entre sí, es útil cuando tenemos varias acciones que cuentan con la misma causa raíz y con el mismo plan de acción. Para encender la funcionalidad se debe:
- Encender el siguiente parámetro “Tipos de No Conformidades que manejan Oportunidad de mejora Relacionada.” que se encuentra en mejoramiento continuo.
- Cuando se cree las acciones del tipo de acciones relacionadas el sistema mostrara el siguiente mensaje:
b.1. Al seleccionar No, el sistema mostrara los campos que la acción tiene parametrizado por defecto.
b.2. Al seleccionar Si, el sistema mostrara la opción para seleccionar la acción a la cual vamos a relacionarla.
b.3. La acción seleccionada en la ventana emergente será la acción principal en la cual se deberá hacer la gestión (análisis de causas y plan de acción), cuando se cierra la acción principal se cerrarán todas las acciones que se encuentran relacionadas.
b4. La acción principal quedara de consulta en las acciones secundarias.
b.5. En la acción principal se podrán consultar las acciones secundarias que tiene relacionadas.
b.6. Se adicionan filtros en los diferentes reportes para conocer las acciones que se encuentran relacionadas:
Condiciones:
- Solo se pueden relacionar acciones del mismo tipo, no se pueden mezclar tipologías.
- Solo se pueden relacionar acciones abiertos, si la acción se encuentra cerrada ya no se podrá relacionar a una nueva.
- Se encuentra disponible la funcionalidad para los tipos de no conformidades y para los tipos de acciones preventivas.
- Se genera la nueva funcionalidad de Gestión del Cambio.
- Se crea un nuevo menú en el modulo de tareas que permite crear planes de trabajo.
Mayo
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejoras
SST
- Se modifica en el Reporte de Cumplimiento la sección de las firmas para que diga Firma del Empleador.
Mejora
- Se permiten reabrir las acciones desde el alterar en caso de que se cerraran por error.
- Se permiten modificar los estados de las actividades de los planes de acción desde el alterar.
- Se ajusta la revisión por la dirección corporativa para que muestre solo los objetivos que se encuentran activos.
- Se permiten seleccionar los riesgos DAFP de V5 en el listado de riesgos de las acciones para abordar los riesgos.
Medición
- Se ajustan los indicadores que cuentan con limites de tiempo para que el sistema permita ingresar las mediciones.
Documentación
- En las solicitudes documentales se ajusta para que se tome el estado de la tarea si es aprobado o rechazado.
- Se mejora la funcionalidad de copiar acta para que el sistema no duplique las tareas que se agendan de lectura y de aprobación.
Ambiental
- Se ajustan las fechas de los seguimientos de las actividades de los planes de gestión ambiental para que permita colocar fechas anteriores o la fecha actual.
Riesgos SARO
- Se ajusta la revisión de riesgos para que se puedan aprobar o rechazar uno a uno y no sea obligatorio revisar todos al mismo tiempo.
Proveedores
- Se ajusta para que en las graficas de los proveedores se pueda visualizar la calificación numérica o en texto, de acuerdo con lo seleccionado en el siguiente parámetro: Maneja calificaciones a través de descriptivos o de numéricos, Maneja filtro de proveedores con descriptivos o con numéricos.
Optimización del sistema
- Se reducen los tiempos de ingreso en la pantalla de indicadores y medición de indicadores.
- Se optimiza el home de Isolución para mejorar los tiempos de cargue.
- Se optimiza los tiempos de ingreso en el catálogo de usuarios.
Dependiendo de lo seleccionado en los desplegables el sistema sugerirá u obligará tomar una acción de acuerdo con la cantidad de veces configurada.
- Se ajusta en los indicadores acumulados la consulta que el sistema realiza en la meta y tolerancias cuando realiza la acumulación mostrando los valores correctamente.
- Se bloquea el check de “Es formula” cuando un indicador ya tiene mediciones para evitar posibles errores en la información.
- Se adiciona una validación en la medición de los indicadores para que no permita registrar mediciones duplicadas.
- Se ajustan las validaciones de los semáforos para tendencia positiva o negativa y muestre correctamente el valor de estos.
- Se mejora el rendimiento de la pantalla de creación de indicadores y medición de indicadores.
Riesgos SARO
- Se ajusta la selección del cargo en los controles del riesgo para que permita la selección.
SST
- Se permite seleccionar los funcionarios cargados en la aplicación desde los diferentes lugares del módulo de SST.
Talento humano
- Se ajusta el cargue masivo de educación para que al cargar la información del estudio este se visualice correctamente.
Configuración
- Se realiza ajuste en el cargue masivo de usuarios para que valide si se encuentran registros repetidos y no permita realizar el cargue.
SARLAFT
- Se modifica en la tabla de terceros para que el porcentaje de asociación no se alimente desde la tabla básica, sino que se alimente desde las contrapartes cuando se asocian. Teniendo en cuenta que un tercero puede estar cumpliendo diferentes roles en la entidad y no siempre se necesita asociar el dato.
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejoras
Medición
- Se cambia la consulta del reporte de indicadores para que se muestre la meta que corresponde a la medición y no la que se encuentra registrada en la ficha del indicador.
- Se modifica en la medición de los indicadores cuando se tienen variables configuradas para que permita registrar valores en 0 (cero) y no permita realizar modificaciones posteriores, si el parámetro de bloquear las fechas se encuentra encendido.
- Se modifica en versión 5 la seguridad de los indicadores para que se muestre el icono correctamente.
- Se cambia la ubicación de las listas desplegables Acción mejora baja ejecución y sobre ejecución para que se muestre en la sección de “¿Genera acciones de mejora para incumplimientos secuenciales?”
Dependiendo de lo seleccionado en los desplegables el sistema sugerirá u obligará tomar una acción de acuerdo con la cantidad de veces configurada.
- Se ajusta en los indicadores acumulados la consulta que el sistema realiza en la meta y tolerancias cuando realiza la acumulación mostrando los valores correctamente.
- Se bloquea el check de “Es formula” cuando un indicador ya tiene mediciones para evitar posibles errores en la información.
- Se adiciona una validación en la medición de los indicadores para que no permita registrar mediciones duplicadas.
- Se ajustan las validaciones de los semáforos para tendencia positiva o negativa y muestre correctamente el valor de estos.
- Se mejora el rendimiento de la pantalla de creación de indicadores y medición de indicadores.
Riesgos SARO
- Se ajusta la selección del cargo en los controles del riesgo para que permita la selección.
SST
- Se permite seleccionar los funcionarios cargados en la aplicación desde los diferentes lugares del módulo de SST.
Talento humano
- Se ajusta el cargue masivo de educación para que al cargar la información del estudio este se visualice correctamente.
Configuración
- Se realiza ajuste en el cargue masivo de usuarios para que valide si se encuentran registros repetidos y no permita realizar el cargue.
SARLAFT
- Se modifica en la tabla de terceros para que el porcentaje de asociación no se alimente desde la tabla básica, sino que se alimente desde las contrapartes cuando se asocian. Teniendo en cuenta que un tercero puede estar cumpliendo diferentes roles en la entidad y no siempre se necesita asociar el dato.
- Cambios en la funcionalidad de evaluación intermedia: Anteriormente no se podía seleccionar que tipos de acciones tenían evaluación intermedia, sino que el sistema asignaba a todas las acciones (menos las de auditoria) la funcionalidad. Se libera el desarrollo que permite asignar el grupo que debe revisar la acción en la evaluación intermedia y que acciones deben tener la funcionalidad. Para encenderlo se debe:
a. Prender el parámetro que se encuentra en la categoría de mejoramiento continuo “Maneja Evaluación Intermedia en Mejoramiento Continuo”
b. Ingresar a la tabla de tipos de acción por la siguiente ruta: Configuración – tablas básicas – mejora – tipos de acción, se mostrará una nueva columna que indique el grupo que debe recibir la evaluación de ese tipo de acción.
a. Prender el parámetro que se encuentra en la categoría de mejoramiento continuo “Maneja Evaluación Intermedia en Mejoramiento Continuo”
b. Ingresar a la tabla de tipos de acción por la siguiente ruta: Configuración – tablas básicas – mejora – tipos de acción, se mostrará una nueva columna que indique el grupo que debe recibir la evaluación de ese tipo de acción.
c. Para modificar el grupo se debe ingresar por el nombre de la acción y configurar el grupo que se desee, a las personas de ese grupo les llegaran las tareas para revisar ese tipo de acción.
d. Se crea un nuevo menú llamado “Acciones pendientes por evaluación intermedia” se encuentra en la siguiente ruta: Mejora – reportes – Acciones pendientes por evaluación intermedia. Aquí se encontrarán todas las acciones que se encuentran pendientes por evaluación intermedia del usuario que se encuentra logueado, una vez la acción sea aprobada o rechazada ya no debe aparecer en el menú.
e. Para configurar las notas de mejora se debe utilizar el parámetro “Grupo responsable de evaluación intermedia para las notas de mejora”
Condiciones:
- Las acciones de auditoria no pasan por la evaluación intermedia.
- Si el campo de grupo en la tabla de tipo de acción se encuentra vacío el sistema no tendrá en cuenta la evaluación intermedia para ese tipo de acción.
- Ruta: Medición – administración – indicadores de gestión – creación de indicadores. Se cambia la ubicación de las listas desplegables Acción mejora baja ejecución y sobre ejecución para que se muestre en la sección de “¿Genera acciones de mejora para incumplimientos secuenciales?”
Dependiendo de lo seleccionado en los desplegables el sistema sugerirá u obligará tomar una acción de acuerdo con la cantidad de veces configurada.
2. SARLAFT – Terceros: Se modifica en la tabla de terceros para que el porcentaje de asociación no se alimente desde la tabla básica, sino que se alimente desde las contrapartes cuando se asocian. Teniendo en cuenta que un tercero puede estar cumpliendo diferentes roles en la entidad y no siempre se necesita asociar el dato.
3. Se estandariza la estructura de las bases de datos en Oracle para evitar inconsistencias y errores en la información.
4. Se mejora el rendimiento de la pantalla de creación de indicadores y medición de indicadores.
Abril
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejoras
Talento humano
- Se permite seleccionar las listas desplegables que se presentan en las hojas de vida y en los perfiles de cargo.
Mejora
- Permite configurar el check de cerrar la acción en las oportunidades de mejora.
Medición
- Se ajusta el filtro del “Indicador actualizado” en el reporte de mediciones y reportes para que la sumatoria coincida con el total de indicadores.
- Se ajusta el campo de “Se mide en días” en la ficha de los indicadores para que permita seleccionar el último día del mes.
- Se ajustan los semáforos de la visualización de los indicadores para que se muestre correctamente el color correspondiente a las mediciones.
Documentación
- Se ajusta el nuevo editor de Word para que permita guardar correctamente la información.
- Se ajustan los filtros de procesos para que muestre información y permita seleccionar el ítem a filtrar.
Proveedores
- Al inactivar un proveedor se cerrarán las tareas asociadas de la evaluación de proveedores.
Equipo
- Se ajusta el filtro de área en el inventario de equipos para que muestre los ítems buscados.
SST
- Se adiciona la tabla del listado de tareas en la matriz de peligros y riesgos.
- Se ajustan la gráfica de ausentismo por accidente de trabajo para que distribuya los días de acuerdo con el mes.
General
- Se ajustan las ventanas emergentes de los diferentes lugares de ISOLUCION para que no se vean de forma reducida.
Configuración
- Se ajusta para los clientes multicompañía que puedan editar o crear usuarios.
Modelos de cumplimiento
- Se amplia la cantidad de caracteres a adicionar en los links externos de los criterios de cumplimiento.
MEJORAS DE PRODUCTO
Documentación
- Se ajusta las imágenes que se cargan para la previsualización de la plantilla del nuevo editor de Word.
Medición
- Se modifica la grafica de comparativo de indicadores para que muestre los periodos de medición completos y la grafica sea mas entendible para el usuario.
- Alterar: Se permite alterar las mediciones de los indicadores en la V5.
SARLAFT
- Reporte de Segmentación: Se ajusta la información que se presenta en el reporte de segmentación para que se muestre completa de acuerdo con las contrapartes seleccionadas y cargadas.
- Se configura para que al guardar en el paso 1 de la implementación de su sistema no muestre mensaje de error y guarde correctamente.
Planes de trabajo
- Se permite eliminar los planes de trabajo que son duplicados de otros.
SST: Cargue masivo de ausentismo
- Se ajusta el Excel del cargue masivo para que permita seleccionar de 0 a 8 horas en el campo de horas de ausencia, se realiza el cambio para evitar posibles errores en la información.
Bioseguridad
- Se permite contestar la encuesta de condiciones de salud de acuerdo con lo parametrizado y no antes.
Riesgos SARO
- Se visualiza la periodicidad de los controles correctamente después de guardar y cerrar etapa.
Novedad
Configuración: Usuarios
- En nuestro plan de reingeniería se realizo una optimización del catalogo de usuarios permitiendo que al tener muchos usuarios y grupos el tiempo de ingreso sea menor.
- En nuestro plan de reingeniería se realizo una optimización del catalogo de usuarios permitiendo que al tener muchos usuarios y grupos el tiempo de ingreso sea menor.
Modelos de cumplimiento
- Se amplia la cantidad de caracteres a adicionar en los links externos de los criterios de cumplimiento.
- Contrapartes: Se modifica el campo de Número de documento para que permita diligenciar datos alfanuméricos. Debe aplicar para el cargue masivo de igual forma.
2. SARLAFT: Riesgo por contagio de terceros: Puede ocurrir que el contador, el representante legal o el oficial de cumplimiento de una empresa se encuentre reportado en listas, pero la empresa no aparezca reportada, en este caso se presenta un contagio del nivel del riesgo para la empresa, debido a que si alguna persona esta reportada la empresa puede estar lavando dinero o financiando el terrorismo. En este orden ideas, cuando se carga un tercero en Isolucion y es asociado a alguna contraparte (proveedores, clientes, accionista o empleado) el sistema revisará y comparará los niveles de riesgo para determinar el mayor y este se volverá el nuevo riesgo de la contraparte. Ejemplo:
- Sandra Cardona es la oficial de cumplimiento de la empresa “Pepito SAS”. Sandra se encuentra reportada en las listas y genera un riesgo alto del 47%.
- Cuando se hizo la validación de la empresa “Pepito SAS” no aparecía en listas por lo cual su nivel de riesgo es del 9%.
- Sandra al estar relacionada con la empresa “Pepito SAS” aumenta el nivel de riesgo de la empresa al 47%.
El nivel del riesgo del contagio de terceros será visible cuando se realice la debida diligencia avanzada:
Reglas:
- Si un tercero presenta calificación alta la contraparte es alta.
- Si un tercero presenta calificación media la contraparte es media.
- Si la contraparte tiene un nivel alto y los terceros son bajos, este no debería cambiar su valor de riesgo.
- Si una contraparte tiene dos terceros uno alto y uno medio, el nivel de riesgo debe ser el valor más alto.
- El nivel del riesgo de la contraparte solo se actualizará cuando el servicio vuelva a validar la contraparte, si el servicio no pasa no se visualizará el cambio.
3. Proveedores: Eliminar evaluaciones de los proveedores: Se crea el alterar para eliminar las evaluaciones realizadas a los proveedores. Solo eliminara la evaluación seleccionada en la aplicación, los correos electrónicos enviados no se pueden recuperar.
Ruta: Configuración – opciones avanzadas – alterar – proveedores – Calificación de proveedores.
Envié por correo electrónico cual fue la mejora que más le gusto.
- Medición: Cambio de la formula del porcentaje de cumplimiento en los indicadores de tendencia negativa: Se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:
- El indicador debe tener tendencia negativa.
- La meta del indicador debe ser diferente a 0.
- Si la meta es 100 se debe:
– Si el valor es superior a 100 debe quedar con el 100% el porcentaje
– Si el valor es igual a 100 debe quedar con 100% el porcentaje
– Si el valor es menor a 100 debe quedar en 0% el porcentaje
La fórmula es:
% de cumplimiento = 1 – (((Valor real -Meta) *1)/(1-Meta))
Marzo
MEJORAS DE PRODUCTO
Planes de trabajo
- Se permiten consultar las observaciones cuando se devuelve un plan de trabajo a la persona que lo elaboro.
- Se permiten consultar los comentarios u observaciones
- Se permiten duplicar los planes de trabajo.
Talento humano
- Se permite consultar y seleccionar la educación de las hojas de vida de los empleados.
Medición
- Al seleccionar una medición nula o que no es vigente para ese periodo se ajusta para que no se tenga en cuenta en el % de cumplimiento de los indicadores.
Documentación
- Se ajusta para que al enviar las tareas de revisión y aprobación de documentos la notificación llegue una sola vez al usuario.
SOGC: Seguridad del paciente
Se ajusta el flujo de evento adverso para que permita seleccionar el investigador.
MEJORAS DE PRODUCTO
SST
- Se modifica el % de madurez del sistema para que calcule de acuerdo con lo autoevaluado por la organización.
SARLAFT
- Al realizar la debida diligencia avanzada el sistema tomara en cuenta el valor de “Revisar nuevamente”, de acuerdo con lo que se seleccione el sistema buscara a esa persona en las listas.
Seguridad de la Información (SOA – Alterar)
- Se modifica el link de el alterar del SOA para que redireccione al ajuste de los controles y no a las gráficas de medición.
Mejora (Entes de Control)
- Se mejora el reporte de entes de control para que se visualice la fecha de inicio de las actividades del plan de acción.
Documentación
- Se permite filtrar en la opción de manejo de documentos por los procesos inactivos.
Riesgos DAFP Corrupción
- Se ajusta la calificación de acuerdo con las 19 preguntas emitidas por el DAFP.
MEJORAS DE PRODUCTO
Riesgos DAFP Corrupción
- En la calificación del riesgo inherente se realiza el ajuste de los rangos del impacto de acuerdo con las 19 preguntas para evaluar correctamente los riesgos de corrupción.
Documentación
- Al generar las copias controladas se permite seleccionar destinatarios que sean de consulta para mantener la trazabilidad.
Medición
- Cuando se tiene configurado el parámetro “Indica si desea seleccionar los tipos de acciones en las mediciones” el sistema permite seleccionar o crear una acción y enlazarla a la medición. Se ajusta para que las acciones se puedan visualizar en las consultas de las mediciones del indicador.
- Se permiten generar acciones de acuerdo con las mediciones realizadas, se deben tener en cuenta los nuevos campos de V5 para la obligatoriedad de las acciones.
Riesgos SARO
- Al marcar No aplica control se realiza el ajuste para que el sistema guarde correctamente la información.
Auditoria
- Se permite consultar correctamente los planes de auditoría.
- Riesgos DAFP en Seguridad de la Información: Se encuentra liberado el modulo actualizado de la versión 5 en el modulo de Seguridad de la información, en dado caso se deben ajustar los grupos de usuario para que se visualice el módulo.
a. Los cambios que se presentan en este nuevo módulo son:
i. Se modifican las etiquetas de las causas adicionando la palabra vulnerabilidad.
ii. Se adiciona el campo de texto de Amenazas.
iii. Se adiciona el campo de selección del Activo de la información.
2. Etapa de seguimiento de controles en Riesgos DAFP V5 y Riesgos DAFP V5 – Seguridad de la información:
a. Se adiciona la etapa de seguimiento de controles, en esta etapa se puede documentar los seguimientos que realizan las líneas de defensa y adjuntar las evidencias. Estos roles podrán visualizar el riesgo en la administración, pero solo podrán modificar la etapa que les corresponde.
b. Su funcionamiento es igual a los seguimientos de controles que se generaban en el módulo anterior.
c. La información debe ser visible en la matriz de riesgos.
Por favor cuando termine de leer este mensaje contestar la siguiente pregunta por medio de Teams o correo electrónico: Mencione la mejora que le parece mas interesante de las relacionadas en el correo.
3. Inspecciones:
a. Al delegar una tarea de inspecciones el sistema pasa la tarea a la siguiente persona incluyendo la funcionalidad de la inspección, para que esta nueva persona pueda modificar y terminar de diligenciar la información.
b. Se crea el parámetro “Grupo de usuarios que pueden consultar todas las inspecciones del módulo de SST” el cual permite consultar la información consignada en las listas cuando se encuentra abierto por parte del grupo seleccionado. Lo encuentran en la categoría de SST.
Febrero
MEJORAS DE PRODUCTO
Riesgos DAFP Corrupción
- En la calificación del riesgo inherente se realiza el ajuste de los rangos del impacto de acuerdo con las 19 preguntas para evaluar correctamente los riesgos de corrupción.
Documentación
- Al generar las copias controladas se permite seleccionar destinatarios que sean de consulta para mantener la trazabilidad.
Medición
- Cuando se tiene configurado el parámetro “Indica si desea seleccionar los tipos de acciones en las mediciones” el sistema permite seleccionar o crear una acción y enlazarla a la medición. Se ajusta para que las acciones se puedan visualizar en las consultas de las mediciones del indicador.
- Se permiten generar acciones de acuerdo con las mediciones realizadas, se deben tener en cuenta los nuevos campos de V5 para la obligatoriedad de las acciones.
Riesgos SARO
- Al marcar No aplica control se realiza el ajuste para que el sistema guarde correctamente la información.
Auditoria
- Se permite consultar correctamente los planes de auditoría.
MEJORAS DE PRODUCTO
Mejora
- Cuando se reformula la acción y se debe tomar nuevamente un análisis de causas se diseña para que el análisis quede antes de la causa raíz y no posterior.
Documentación
- En las tablas de retención documental se muestra el control de cambios en la consulta de la información.
- Se agrega la extensión docx para el cargue masivo de documentos.
Cargue masivo
- Se ajustan las tallas en el Excel de los funcionarios para que se puedan cargar masivamente.
Riesgos SARO
- Se modifica en la ficha del riesgo para que se muestre la calificación inherente.
Seguridad de la información
- Al generar la siguiente versión de los activos y esta se aprueba, se realiza el ajuste para que la versión anterior sea inactivada.
MEJORA
Mejora
- Se permite calificar la eficacia global de las acciones correctivas.
Sarlaft
- Se modifica la grafica de poblamiento para que muestre los mismos valores que los indicadores relacionados.
- Se guarda la información del Scoring en el histórico cuando se recorre de manera automática y masiva el riesgo de las contrapartes.
Documentación
- Se ajustan las notificaciones de las solicitudes documentales para que no generen error al eliminar algún registro.
Cargue masivo de tablas básicas
- Se permite descargar los archivos para realizar el cargue masivo de Actividades y Aspectos ambientales.
MIPG
- En cada criterio de los autodiagnósticos se verifica que el link de las acciones permita la selección del tipo de hallazgo que se necesita.
Riesgos SARO
- Se adiciona en la ficha técnica del riesgo el campo de Categoría y tipo de evento.
- Campos nuevos en el ausentismo: Ruta: Sistemas – SG SST 0312 – Reportar accidente, incidente, enfermedad laboral o ausencia – Registro de ausentismo.
En el reporte de ausentismo se adicionan las siguientes columnas y filtros:
- Columnas: Número de identificación, Genero, Cargo, Sede, EPS, Pensiones y ARL.
- Filtros: Numero de identificación, Genero, Cargo, Sede.
2. Acumulación de numerador y denominador en indicadores: Esta mejora cuenta con las siguientes condiciones:
- Solo funciona cuando el parámetro de “Maneja numerador denominador en la medición de indicadores” se encuentra encendido.
- Solo funciona cuando se marca el chec de acumulado en la ficha de cada indicador.
- No funciona para las variables de los indicadores.
a. Se adiciona en la vista previa de los indicadores, en la sección de observaciones 3 nuevas columnas, las cuales tienen como propósito acumular de acuerdo con las fechas establecidas del reporte el numerador, el denominador y realizar la división de los dos campos.
b. El valor acumulado N/D es visible en los diferentes reportes dependiendo las fechas iniciales y finales que se seleccionaran. Adicionalmente, se calcula el % de cumplimiento de acuerdo con el valor acumulado y la meta.
c. Cuando esta funcionalidad esta encendida teniendo en cuenta las condiciones anteriormente mencionadas, el % de cumplimiento del tablero se calcula en base al % de cumplimiento valor acumulado N/D
3. Funcionalidad si las metas deben acumularse, cuando son indicadores acumulados: Medición – administración – indicadores de gestión – creación de indicadores – nuevo – Check de acumulado. Se adiciona la opción de “Se deben acumular las metas?”
- Si se marca el check de que acumule las metas deben sumarse entre sí, dependiendo la frecuencia de acumulación y de las metas parciales (así se encuentra funcionando en lo que se hizo)
- Si no se marca el check se debe poder registrar las metas parciales, pero estas no serán sumadas entre sí, debe quedar la meta parcial colocada en el periodo.
4. Personas Expuestas Políticamente: En las diferentes pantallas de creación y consulta de las contrapartes se adiciona la columna y el filtro de “¿Se encuentra reportado como PEP?”, esta información debe validarse cuando se ejecuta el servicio automáticamente ya sea por cargue manual o por cargue masivo, es decir, el sistema cuando busca a las personas debe reconocer si se encuentra reportada como PEP o no.
a. La columna “¿Se encuentra reportada como PEP?” puede tener los siguientes 3 valores:
- Si: Si la persona se encuentra reportada en la lista.
- No: Si la persona no se encuentra reportada en la lista.
- Sin info: Cuando el sistema no ha ejecutado el servicio la primera vez en esta contraparte y no se tiene la información disponible.
b. Puede pasar que el sistema no reconozca a la persona porque no se encuentra en las listas, para esto se adiciona el check de ¿Es una PEP? En la debida diligencia avanzada, en caso de marcarse el sistema debe marcar en la columna anteriormente mencionada que esta persona es una PEP así no se encuentre en listas.
IMPORTANTE: Si llegaron hasta el final del correo electrónico, por favor contestar por medio de correo o por Teams, la siguiente pregunta: ¿Cuántas mejoras se describen en este correo?
Adicionalmente, si consideran que su equipo necesita una mayor retroalimentación de este correo por favor solicitar una sesión de mejora.
Para un Sistema de Lavado de Activos como SARLAFT es importante conocer las personas que se encuentran relacionados con cada contraparte, como, por ejemplo: El representante legal, el contador, revisor fiscal, oficial de cumplimiento de alguna entidad y revisar su nivel de riesgo. Esto es considerado en las 40 recomendaciones que proporciona el GAFI y por esta razón es obligatorio para diferentes países. De acuerdo con lo anterior se realizó la siguiente mejora:
- Creación de terceras partes: En la siguiente ruta: Contrapartes – administración – terceros, se crea la tabla básica para cargar las terceras partes de las contrapartes.
- Al ingresar al menú se visualizará el listado de las terceras partes que se encuentran creadas en el sistema. En caso de necesitar crear una, se debe dar clic en el botón de Nuevo.
- Al dar clic en Nuevo se habilita el siguiente formulario:
- Nota: El tipo de relación se puede alimentar por la siguiente ruta: Contrapartes – administración – Tipo de relación, algunos ejemplos son: Oficial de cumplimiento, contador, representante legal, etc.
- Asociación de terceros a las contrapartes: En cada contraparte (Proveedores, Clientes, Accionistas, Empleados) se adiciona una sección en la parte final de los formularios, para adicionar un tercero. Desde aquí se pueden crear nuevos terceros o enlazar los ya existentes, por medio del botón Adicionar Tercero.
- Nota: El tipo de relación se puede alimentar por la siguiente ruta: Contrapartes – administración – Tipo de relación, algunos ejemplos son: Oficial de cumplimiento, contador, representante legal, etc.
- Al dar clic en Adicionar Tercero se habilita el formulario con la información para crear la persona. Si la persona se encuentra creada en isolucion al colocar el tipo de documento y el número de documento el sistema debe indicar que la información ya se encuentra creada y debe completar los datos.
- Al guardar se debe visualizar en la parte de abajo de la contraparte con el Riesgo LAFT y el histórico:
- En Configuración – opciones avanzadas – cargar tablas básicas se encontrará el cargue masivo.
Enero
Auditoria
- Se adiciona en el encabezado de los informes de las auditorias el proceso al que pertenece.
Medición
- Se ajustan los indicadores que son marcados con los check de “Es formula” y “Notificar nuevas mediciones” para que cuando se realice una medición, el sistema envié una tarea al dueño del indicador.
Planes de trabajo
- Se realiza el ajuste para que los planes de trabajo que son rechazados sean notificados a la persona que los elaboro.
Riesgos DAFP – Corrupción
- Se ajusta la etapa de seguimiento de controles para que permita seleccionar la fecha del seguimiento.
General
- Se ajustan las reglas de los home de acuerdo con los módulos que tenga el cliente y el usuario.
MEJORAS
Sistemas 45001, 14001 y 31000
- Como mejora sustancial de los diferentes Sistemas de gestión, se actualiza el home de trabajadores de los sistemas 45001, 14001 y 31000. El home de trabajadores se considera un espacio de consulta para los usuarios que no consumen licencia.
Documentación
- Se actualiza el listado de registros para que muestre la información correspondiente.
- Se organiza alfabéticamente el desplegable de tipo de comité en las actas.
Mejora
- Para el cierre de las acciones se activa la eficacia global de los diferentes tipos de hallazgos, permitiendo a los usuarios indicar si fue efectiva o no y sus respectivos comentarios.
- Para las acciones descartadas en evaluación intermedia se realiza el ajuste para que no puedan crear planes de acción.
- Para las acciones que se encuentran configuradas con el cierre por parte del auditor, se realiza el ajuste para que puedan seleccionar a la persona encargada de validar la eficacia global de la acción.
- Para las acciones que cuentan con reformulación se habilita la causa raíz para que en los ciclos de gestión se pueda realizar nuevamente el análisis.
Equipo
- Se ajusta las hojas de vida de los equipos para que se permitan modificar y actualizar.
Seguridad de la información
- Cuando se versiona un activo SI el sistema guarda la información del custodio y del propietario.
Integración y actualización de las siguientes políticas de MIPG:
- Conflicto de intereses (Nueva)
- Gestión del Conocimiento (Actualización)
- Dimensión 7 – Control Interno (Actualización)
- Talento Humano (Actualización)