Tips para comprar el software de tu sistema de gestión Iso
La automatización del sistema de gestión de calidad es una necesidad fundamental hoy en las organizaciones de todos los tamaños. Ya no es posible ni eficiente gestionar la documentación, las auditorías, los indicadores de gestión o la mejora continua en hojas de Excel, correos y carpetas en la nube, o peor aún con hojas y archivos de papel.
La pandemia aceleró para bien la sistematización de las actividades y esto ha facilitado que las organizaciones adquieran un software para aumentar la eficiencia y reducir la operatividad de las actividades relacionadas sistema de gestión de calidad o de otras normas Iso, leyes o regulaciones (Compliance). Sin embargo, debes tener en cuenta varios aspectos antes de empezar con esta importante labor:
Experiencia y respaldo
En internet y por referencias encontrarás diferentes opciones de softwares, pero fíjate en aquellas soluciones que lleven al menos 15 años de experiencia en el desarrollo, implementación y soporte a soluciones específicas para sistemas de gestión Iso. También que sean empresas que te ofrezcan servicio, soporte y garantía con Acuerdos de Niveles de Servicios (ANS) en la resolución de tus casos, que te garanticen un buen proceso de implementación, capacitaciones permanentes para tus usuarios y actualizaciones de versión. Esto aspectos son fundamentales pues entablarás una relación a largo plazo con esta empresa.
Más que un software
Es importante que el software que contrates cuente con los módulos y funcionalidades que tu sistema de gestión necesita, pero busca además que te ofrezca recursos adicionales como videos de capacitación, explicaciones de los criterios de la norma, un modelo de cumplimiento con funciones y herramientas que facilite la gestionar y el cumplimiento para ti y tus usuarios. Pocos tienen estos modelos de cumplimiento, pero esto hace la diferencia a la hora de la maduración de tu sistema de gestión.
Clientes y certificaciones
Cuando hayas preseleccionado al menos tres opciones de software, revisa sus clientes y solicita dos referencias de otros clientes. Mira si tienen testimonios. Además, es importante que el software que selecciones esté certificado en sistemas de gestión Iso 9001, de esta manera sabrás que hablan tu lenguaje.
‘Lo barato sale caro’
Es cierto. No te guías solo por un precio bajo o un súper descuento. Fíjate primero en el respaldo, la experiencia, los módulos, las funcionalidades, el servicio y las actualizaciones. Estas son cualidades del software que realmente impactarán la gestión y los resultados en el mediano y largo plazo no solo para ti sino para toda la organización. Las soluciones ‘baratas’ suelen ser un dolor de cabeza en el futuro pues resultarán mucho más caros los costos ocultos, las fallas, los retrasos en la implementación, el mal servicio, los gastos de la ‘no calidad’, etc.
¿En la Nube o compra de licencias?
Antes de iniciar el proceso asesórate con tu departamento de T.I. para determinar si es mejor el alquiler del software (Nube – SAAS) o compra de licencias (En Sitio). Sin embargo, puedes solicitar la cotización con ambas opciones. Tip extra: Revisa además que el software se pueda conectar con el ambiente informático de tu organización.
¿Te da tranquilidad?
Es muy importante que el software que elijas sea de una organización seria que te brinde confianza y tranquilidad, pues eso el lo que buscas a la hora de realizar tu gestión y las de tus colaboradores. Que puedan enfocarse en el mejoramiento continua de los procesos y que el software sea ese gran aliado para lograrlo.
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