GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
ISO 30401 – KMS
Funciones y módulos del software
ISOLUCIÓN® Gestión del Conocimiento facilita la implementación del Sistema, su administración y la maduración del mismo. Más que un gestor o repositorio documental, es un poderoso aplicativo software con funcionalidades de gran utilidad transversal para la organización:
Actualizado con la enmienda /Amd 1:2024 Cambio Climático
NUEVO Editores documentales tipo Word® o Excel®
Charla virtual (Grabación)
Gestión del Conocimiento Organizacional
Gestión y Conocimiento S.A.S. e ICONTEC son empresas aliadas de ISOLUCIÓN.
ISOLUCIÓN® Gestión del Conocimiento facilita la implementación del Sistema, su administración y la maduración del mismo. Más que un gestor o repositorio documental, es un poderoso aplicativo software con funcionalidades de gran utilidad transversal para la organización:
Buscador
Encuentre cualquier texto en información y documentos en Isolución de forma fácil, trasversal y rápida.
Comunidades de conocimiento
Espacios virtuales para que entre diferentes fuentes de conocimientos se compartan ideas, experiencias y aprendizajes que ayuden a otros al mejoramiento de su labor.
Tresauro temático
Categorías de conocimiento en una estructura jerárquica sin límite de cantidad o profundidad.
Plantillas documentales
Cargue, creación, edición y flujos de revisión y aprobación de documentación con plantillas documentales tipo Word® y Excel® .
Lecciones aprendidas
Creación y mantenimiento de bancos de conocimiento de fácil y rápida consulta que ayudan a resolver situaciones de la operación o a responder PQRs de clientes.
Clasificación temática
Organización de toda la información y el conocimiento con ficheros y tags de acuerdo a la clasificación de la organización, facilitando la disipación, consulta y actualización.
Manejo de la sucesión
Registro, documentación y clasificación del conocimiento clave para facilitar su transferencia.
Solicita una cotización
Aliados expertos
Isolución S.A. desarrolló el software ISOLUCIÓN® Gestión del Conocimiento en alianza con el equipo de expertos de Gestión y Conocimiento S.A.S., empresa con liderazgo en Colombia en servicios de formación, asesoría y publicaciones en Gestión del Conocimiento y reconocida por su gran calidad en servicios de formación, asesoría y auditoría en otras áreas como la gestión integral HSEQ, planeación estratégica, gestión de la calidad, gestión ambiental, gestión de la seguridad y salud en el trabajo, gestión de riesgos, entre otras. Gestión y Conocimiento S.A.S. es una empresa con Certificación ISO 9001:2015 otorgada por ICONTEC y que además participa en las discusión y elaboración de las normas internacionales y nacionales en Comités Técnicos de Normalización del ICONTEC.
Funcionalidades
Modelo de Cumplimiento ISO 30401
- Prerrequisitos de cada criterio
- Auto evaluación
- Ruta lógica de cumplimiento
- Requisitos legales
- Home de trabajadores
- Madurez del sistema
- Planes de Trabajo
- Operación del día a día
- Qué se debe cumplir
- Cómo lo verifica un auditor
- Video o diapositiva por cada criterio
- Herramientas relevantes
- Enlace a evidencias cargadas
- Material de referencia
- Gestión del cumplimiento
Documentación
- Cargar documentos como adjuntos
- Seguridad en documentos
- Listado de Documentos
- Listados maestros de registros
- Listados m. documentos externos
- Actas
- Manual de calidad
- Manual sistema integrado
- Glosario de términos
- Editor tipo Word® y Excel®
- Mapa de procesos
- Listado temático de documentos
- Personalizar modelos documentales según el alcance
- Solicitudes documentales
- Listados maestros de actas
- Notificaciones documentales
- Clasificación temática
- Motor de búsqueda de información
- Copias impresas controladas
- Divulgación y comunicación (intranet)
Partes interesadas
- Tablas básicas de clientes, proveedores accionistas, empleados
Proveedores
- Creación de proveedores
- Criterios de calificación
- Momentos de calificación
- Calificación
- Generación de acciones a partir de mediciones
- Históricos de calificación
- Envío de carta al proveedor
Medición
- HV indicadores
- Indicadores automáticos de SARLAFT
- Visualización
- Reportes
- Medición de indicadores acumulados.
- Comparación entre indicadores.
- Configuración de límites de tiempo pararealizar la medición.
- Medición de indicadores
- Importación de mediciones
- Estadísticas de mejoramiento
- Generación de acciones a partir de mediciones
- Tableros avanzados en indicadores
- Cargue masivo de indicadores
- Visualización de tableros
- Tableros avanzados en indicadores
Competencias
- Publicación de documentos
- Cuestionarios
- Organigrama
- Manejo de HV y perfiles de cargo
- Evaluación de competencias
Tareas
- Listado de tareas
- Agendar tareas
- Programas de trabajo
Auditorias
- Cronograma de auditorias
- Planeación de entrevistas
- Listas de chequeo
- Registro de hallazgos
- Informe de auditoría como adjunto
- Reporte de mejoramiento
- Generación automática de informe
- Calificación de auditores
Mejora
- Acciones preventivas
- Notas de mejora
- Filtros de consultas
- Gráficas estadísticas
- Revisión por la dirección
- Reportes
- Gestión del Cambio
- Revisión por la Dirección
Contexto Estratégico
- Identificación de riesgos
- Contexto a partir de DOFA
- Consultas de identificación de riesgos
Nota. No es el módulo completo de ISO
31000, es netamente la identificación
según lo exige la norma ISO 9001.
Configuración
- Creación de usuarios
- Creación de grupos de usuarios
- Configuración y parametrización
- Tablas básicas
- Cargues masivos
- Funcionalidad alterar
Beneficios KMS:
- Facilita la toma de conciencia por parte de los altos mandos frente a la gestión del conocimiento pues a través de indicadores, reportes de actividades se evidencia el impacto en la productividad.
- Conserva el conocimiento crítico para la gestión ya que permite que los empleados que lo posean, lo puedan registrar y actualizar en el sistema. Manejo de la Sucesión.
- Integra los conocimientos y esfuerzos de diferentes áreas de la organización en un solo escenario trayendo grandes beneficios y ahorros. Comunicación ágil entre procesos.
- A través de las Comunidades de Conocimiento permite encontrar empleados con conocimientos específicos que se pueden aprovechar en otras áreas.
- Convierte tangible el concepto de Gestión del Conocimiento (KMS: Knowledge Management System) a través de actividades reales y medibles en un sistema de gestión, con un ciclo de mejoramiento, un plan anual, indicadores, tareas, auditorías, herramientas, etc.
- Fortalece la comunicación y la relación con partes interesadas como clientes y proveedores.
- Incentiva la cultura de documentar las actividades para compartirlas y expandir el conocimiento.
- Permite clasificar de manera consciente y metódica el conocimiento clave e identificar su fuente (personas, documentos, procesos).
- Ofrece matrices de Riesgos y mapas de calor que permitan identificar y controlar los riesgos en torno al manejo del conocimiento empresarial.
- Evita reprocesos y pérdidas de tiempo en las actividades asociadas al “saber” (Capacitación, inducción, formación).
- Facilita que todos en la organización se alineen con un mismo lenguaje, tono y estilo en la comunicación ya sea interna o externa.
- Permite acceder a información actualizada y vigente, de manera segura y controlada según cada perfil de cargo.
- Facilita la aprensión del conocimiento actualizado y de las buenas prácticas.
Módulos integrados
Gestión documental
Indicadores de gestión
Mejoramiento continuo
Tareas y alertas automáticas
Videos de capacitación
Auditorías internas y externas
Planes periódicos
Control de actas
Cartelera virtual
Bitácora de actividades
Requisitos del sistema
ISOLUCION® es una herramienta que se instala en uno o varios servidores, dependiendo de la configuración de servicios dispuestos por el cliente. En los computadores de su red se requerirá únicamente el uso del navegador Google Chrome, Internet Explorer 5.5 o superior o Mozilla Firefox.
Opciones de instalación
- En sitio (venta de licencias)
- En la nube (Alquiler de licencias – Saas)
- Multicompañía (Grupo de empresas)
- Por módulos