Cómo elaborar cuadros de mando eficaces para sistemas de gestión

Cómo elaborar cuadros de mando eficaces para sistemas de gestión

Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión - Dashboards KPIs

por Ing. Hugo Gonzalez

¿Cómo se puede evaluar el desempeño de un Sistema de Gestión de una organización?
Para evaluarlo es necesario establecer indicadores adecuados en función de los objetivos considerados, lo que consiste en una tarea de gran relevancia y que presenta cierta complejidad, pero que sin embargo debería desarrollarse de forma prioritaria ya que cuanto antes estén definidos, antes se podrán registrar resultados, obteniéndose así en forma temprana información relevante para utilizar en la definición de objetivos o en la toma de otras decisiones en general.

Lo anteriormente expresado, es aplicable tanto en el contexto de la implementación de Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001:2015), como así también de la Calidad (ISO 9001:2015), de la Energía (ISO 50001:2018), de Salud y Seguridad Ocupacional (ISO 45001:2018), entre otros.

En ese sentido, los indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators – KPIs) desempeñan un papel importante en las organizaciones.
Pero de manera adicional a seleccionar y establecer los KPIs apropiados para la organización, se requiere también definir cómo  medirlos y reportarlos de forma adecuada y precisa, tarea que puede resultar un paso difícil, pero que sin duda es sumamente relevante.

IMPORTANCIA DE LOS KPIs

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre

William Thomson Kelvin, Sir William Thomson, Lord Kelvin. Físico y matemático creador de la escala termométrica que lleva su nombre (grados Kelvin).

Parafraseando a Lord Kelvin, la importancia de los KPIs radica en que proveen una medición de lo que ocurre en una organización.

Como toda organización tiene objetivos o metas de alto nivel que cumplir, es muy importante entonces que ésta evalúe su progreso en el logro de sus resultados planificados frente a su misión, visión, políticas, estrategia y objetivos, a todos los niveles y en todos los procesos y las funciones pertinentes, mediante un proceso de medición y análisis para hacer el seguimiento de su progreso, reunir y proporcionar la información necesaria para las evaluaciones del desempeño y para tomar decisiones eficazmente.

La selección de los indicadores de desempeño y de los métodos de seguimiento apropiados es crítica para la medición y el análisis eficaces de una organización.

Los indicadores clave de desempeño (KPI) – también llamados “indicadores estratégicos» – son tanto acciones como herramientas de medición usadas para monitorizar el progreso en el cumplimiento de esos objetivos.
En su forma más simple, un KPI es un dispositivo de medición que ayuda a entender cómo la organización está comportándose  con relación a sus objetivos. Los KPIs eficaces son accionables (su entendimiento permite una toma de decisión directa), cruciales y fácilmente comunicables en toda la organización.

Entonces, ¿por qué los KPIs son importantes? Porque actúan como un enlace entre una organización y los objetivos que ésta desea alcanzar.

Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión - Dashboards KPIs

Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión – Dashboards KPIs

¿QUÉ ES UN CUADRO DE MANDO DE KPIs?

¿Qué es un Cuadro de Mando, Tablero o Dashboard para KPIs?
Se trata de una herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y muestra de manera visual los indicadores clave  de desempeño (KPI), métricas y datos fundamentales para hacer un seguimiento del estado de una empresa, un departamento, una campaña o un proceso específico.

Es posible asimilar un Cuadro de Mando a una especie de «resumen» que recopila datos de diferentes fuentes en un solo sitio y los  presenta de manera digerible para que lo más importante tenga mayor visibilidad.

Algunas de las características que debe tener un Cuadro de Mando son las siguientes:

  • Un Cuadro de Mando debe contener únicamente los KPIs que sean relevantes para el departamento, campaña o proceso del que se ocupa, debiendo proveer las respuestas a las principales preguntas que se hacen los responsables de la gestión.
  • La idea de un Cuadro de Mando es brindar la información buscada a golpe de vista. Por ello, los datos se presentan en  forma de gráficos y debe contar con indicadores rápidos a través de claves de color, flechas hacia arriba o abajo o cifras  destacadas, por ejemplo.
  • Práctico. La función principal de un Cuadro de Mando siempre debe ser orientar las acciones del equipo de gestión, proveyendo la información necesaria para establecer cuáles son los siguientes pasos a seguir para mejorar los resultados.
  • Un buen Cuadro de Mando presenta un puñado de métricas fundamentales de manera clara y visual, de tal manera que no hace falta ser experto en análisis para comprenderlo.
  • Debe hacer que los datos sean fácilmente accesibles y se comparta la misma información entre todo el equipo de gestión.

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IMPORTANCIA DE LOS CUADROS DE MANDO DE KPIs

El mayor valor de un Cuadro de Mando, Tablero o Dashboard moderno de negocios está en su capacidad de suministrar informaciones sobre el desempeño de una empresa. Como resultado, los líderes, tal como los equipos de proyectos, pueden tomar decisiones con base y con enfoque en los objetivos, actuando en datos reales en lugar de recurrir a la intuición.

Para que sean útiles, los KPIs precisan ser monitorizados y reportados. Si cambian en tiempo real, deben ser monitorizados en tiempo real. Los Cuadros de Mando son una herramienta de gran utilidad para comunicar los KPIs, pues pueden ser usados para describir visualmente el desempeño de una empresa, de un departamento específico o de una operación de negocio clave.

Además, un Cuadro de Mando oportuno y bien diseñado ayuda a percibir instantáneamente las áreas problemáticas y a enfrentar los problemas, ya que proveen una visión general rápida de la situación y permiten establecer dónde concentrar los esfuerzos.

De este modo, un Cuadro de Mando flexible, simplificado y optimizado ofrece diversas ventajas tales como:

  • Procesos más eficientes.
  • Decisiones estratégicas y de gestión aún más rápidas.
  • Destaca los problemas secundarios antes de que se vuelvan grandes problemas.

Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión - Dashboards KPIs

Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión – Dashboards KPIs

TIPOS DE CUADROS DE MANDO

Antes de colocar los KPIs en un Cuadro de Mando, es importante considerar que éstos varían con relación a su nivel y finalidad.

Usualmente se consideran tres tipos principales de Cuadro de Mando:

  1. Estratégico. Proporciona, a largo plazo, información interna y externa para conocer el estado de la compañía, cumplimiento de objetivos y posicionamiento global. Gerentes y ejecutivos en todos los niveles de la organización pueden ver la información que precisan para entender la situación de la organización e identificar potenciales oportunidades de expansión y mejora. Los Cuadros de Mando estratégicos no suministran todas las informaciones detalladas necesarias para tomar decisiones complejas, pero deben identificar claramente las oportunidades para análisis futuros. Un Cuadro de Mando estratégico debe ser simple y contener informaciones sintetizadas.
  2. Para el seguimiento diario ligado a áreas o departamentos específicos de la empresa con la misión de corregir medidas equivocadas. Monitoriza las operaciones en tiempo real para alertar a los usuarios sobre los desvíos del desempeño esperado. Los Cuadros de Mando operacionales deben suministrar a los usuarios alertas específicos y las informaciones que ellos precisan para garantizar rápidamente las operaciones de vuelta a lo normal.
  3. Analítico. Los datos son usados para entender las tendencias haciendo comparaciones a lo largo del tiempo con múltiples variables. Los Cuadros de Mando analíticos generalmente contienen más informaciones y son más complejos que los estratégicos u operacionales, ya que el enfoque es la comprensión profundizada de los datos.

Aunque estas sean las principales categorías, probablemente habrá casos en que un híbrido de dos tipos pueda ser necesario.

Independiente del tipo de Cuadro de Mando de KPI utilizado, los gestores y el equipo deben ser capaces de obtener las respuestas a las preguntas en tiempo real y actuar con todos los datos consolidados en un sólo lugar.

RECOMENDACIONES PARA CREAR CUADROS DE MANDO EFICACES

Definir el tipo de gráfico más adecuado

Para cada KPI se requiere definir cómo compartir las informaciones recopiladas considerando diversos criterios, como por ejemplo ¿es más importante ver la meta, el valor actual o lo acumulado del año hasta la fecha?

Existen varios tipos de gráficos que quedan óptimos en un Cuadro de Mando, cada uno ideal para un tipo diferente de indicador, como tablas, gráficos de barras, gráficos de líneas, etc.
Se debe ser consistente y usar el mismo gráfico a cada mes, trimestre o año, para que el equipo pueda acompañar el desempeño a lo largo del tiempo de forma estandarizada.

Conocer a la audiencia

Los mejores cuadros de mando se crean pensando en su público objetivo. Esto no sucede por accidente, se debe responder a la pregunta ¿para quién se está diseñando el cuadro de mando? ¿Es para alguien que le dedicará un breve tiempo a los indicadores clave de rendimiento, o es para un equipo de gestión que revisará los paneles trimestrales durante varias horas?

También es importante conocer el nivel de experiencia de la audiencia con el tema y los datos, de manera tal que el mejor enfoque es comenzar de manera simple, para luego ir agregando más paneles si esto es necesario.

Ejemplos de posibles audiencias:

  • Accionistas
  • Alta dirección
  • Analista de datos
  • Roles de marketing
  • Comerciales
  • Finanzas
  • Departamento IT
  • Responsables de producción
  • Responsables de sistemas de gestión

Promover la interacción

Un cuadro de mando precisa promover la interacción entre la información y su lector, ofreciendo no sólo informaciones estáticas, sino también análisis flexibles.
Así como uno de los criterios de elección de KPIs es que ellos sean accionables, que revelen informaciones que permitan acción
sobre él, toma de decisión, un cuadro de mando eficaz permite que esas acciones sean iniciadas fácilmente, optimizando la productividad y permitiendo respuestas más rápidas a problemas u oportunidades identificadas.

Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión - Dashboards KPIs

Cuadros de Mando para Indicadores clave en sistemas de gestión – Dashboards KPIs

Mantener la seguridad de la información, pero sin dejar de compartirla

Diferentes usuarios tienen acceso a informaciones diferentes, dependiendo de su papel en la empresa, sus responsabilidades, etc. Por lo tanto, las configuraciones de autorización son importantes para garantizar la seguridad de la información.

De este modo, la organización debe establecer un modo adecuado para compartir el cuadro de mando con cualquier persona que precise la misma información, como por ejemplo mediante el uso de aplicaciones on line.

Actualización permanente

A medida que los ambientes de negocios cambian a lo largo del tiempo, las organizaciones precisan adaptarse y ajustarse, situación que es aplicable también a los cuadro de mando de KPIs. Se trata de un ciclo continuo de revisión, ajuste y repetición.

La comunicación regular es vital para todas las áreas del negocio, principalmente para los responsables de KPIs y los usuarios que
interactúan con el Cuadro de Mando.

Las revisiones regulares son una óptima manera de evitar que el Cuadro de Mando quede desactualizado.

Bibliografía:

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