TOP 10 Software para Sistemas de Gestión ISO

Hicimos una revisión detallada de los mejores software o plataformas tecnológicas para automatizar la administración de los sistemas de gestión de calidad ISO.

Créanlo o no, todavía existen empresas que manejan sus sistemas de gestión ISO con carpetas en la nube o documentos y registros impresos, con correos electrónicos que se pierden, etc. Además, es muy caro, engorroso y nada más alejado de la mejora continua.

Debido a lo anterior, a que la pandemia aceleró la digitalización de las empresas y a que el trabajo en casa o híbrido llegó para quedarse; estas han venido implementando herramientas tecnológicas que les faciliten la administración de su operación y de sus sistemas de gestión integrados ISO como HSEQ, ISO 45001, ISO 14001, etc., buscando que sean más eficientes, aporten más valor a la operación y sean amigables en manos de los usuarios.

Por tal motivo elaboramos este análisis de los 10 mejores softwares para sistema de gestión ISO; con el fin que las organizaciones encuentren las mejores alternativas para integrar a su ecosistema informático.

¿De qué se trata la administración del SGC con un software?

Consiste en realizar de forma más simple, eficiente, eficaz y económica todas las actividades que exige el sistema de gestión de calidad, apoyándose en los módulos y funcionalidades que ofrece el software, con el propósito de: 1) lograr una mayor conformidad del sistema de gestión y del estándar, 2) la mejora continua de los productos y servicios de la organización y 3) aumentar la satisfacción de sus clientes.

Al igual que muchas otras tecnologías que han llegado a las organizaciones, los softwares para sistemas de gestión ISO hoy son herramientas clave para que dichos sistemas de gestión o certificaciones realmente aporten valor y crecimiento medibles y tangibles a las organizaciones y a sus clientes. Está comprobado que la ‘improvisación’ con herramientas que no son para este fin, al contrario, generan mayor desgaste, operatividad y reprocesos a los empleados, haciendo el sistema de gestión obsoleto, caro y sin valor.

Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un software para el sistema de gestión ISO

Antes de empezar a seleccionar un software para tu sistema de gestión, debes tener en cuenta factores propios como: tamaño de tu empresa, una o varias plantas, sucursales, países, etc., madurez del sistema de gestión, los certificados en un estándar o en varios, sector público o privado y de la economía, cuánto usuario realizan actividades como auditorías, probación de documentos, planes de mejora y cuántos usuario solo para consulta de documentos, los procesos o áreas que se beneficiarían más con el software, qué presupuesto aproximado hay, mejor alquiler en la Nube (SAAS) o compra de licencias (En sitio), etc. Tener claros estos factores será determinante para encontrar la mejor opción de software para tu organización.

Y qué preguntas se deben responderte a la hora de seleccionar el software para tu sistema de gestión. Estas son algunas:

• ¿Cuáles son los módulos y las funcionalidades del software y si estos cumplen tus necesidades?
• ¿Qué experiencia y garantía tiene la empresa que desarrolla el software?
• ¿Ofrece servicio al cliente, garantía, soporte, actualizaciones normativas, material audiovisual y de referencia?
• ¿Qué tan amigable y simple es la usabilidad del aplicativo?
• ¿Cuántos clientes tiene (trayectoria)?
• ¿Qué tan confiable es el manejo de la información?
• ¿Son profesionales y estructurados sus procesos de comercialización, implementación y capacitación?

Nuestro TOP 10 Software de Gestión de Calidad – SGC

1. ISOLUCIÓN

ISOLUCIÓN es un software para el sistema de gestión ISO desarrollado en entorno web, en modalidad SaaS (tecnología Cloud Computing) y también En Sitio (On premise). Ofrece grandes ventajas como la experiencia y el respaldo, pues ha sido implementado en más de 700 empresas de todos los sectores y cuenta con un soporte y garantía bastante confiable.

ISOLUCIÓN es una empresa con presencia en Latinoamérica especializada en el desarrollo, implantación, capacitación y soporte de software de soluciones para varios sistemas ISO como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 31000, ISO 30401, etc. Ofrece módulos como documentación, mejora, indicadores, auditorías, control de equipos, tareas y alertas automáticas, satisfacción de clientes, entre otros. Ofrece usuarios ilimitados de consulta, actualizaciones y capacitaciones permanentes.

ISOLUCIÓN ofrece precios desde us$280 al mes para alquiler en la Nube, o usd$4.300 venta on promise.

2. eAlicia

eAlicia es un sistema SGC de gestión de calidad en el que confían empresas de la talla de ING, Banco Sabadell o BMW. eAlicia destaca por su capacidad para analizar en tiempo real el grado de satisfacción de los clientes en cualquier parte del mundo.

eAlicia es un software para Call Centers que integra todos los canales de comunicación de la empresa en un mismo cuadro de mandos para analizar las interacciones de los clientes con la organización. Además, permite personalizar de manera sencilla las métricas a evaluar para que los informes se ajusten a las necesidades de la compañía.

3. QmKey

El software SGC QmKey se comercializa como solución en la nube (SaaS) y ofrece diferentes configuraciones según las normas y sectores en los que se quiera utilizar: ISO 9001, 22000, 17025, etc. QmKey destaca por la gran variedad de módulos que ofrece y por su servicio de soporte a través de chat online o videoconferencia.

QmKey está en Español y cuenta con una sede física en Barcelona. Otra de sus ventajas es que ofrece formación especializada, tanto en remoto como presencial.

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4. Aenor Certool

La certificadora Aenor también cuenta con su propio software. Las soluciones de Aenor se presentan en la modalidad SaaS (Software as a Service), garantizando la seguridad y las actualizaciones a través de su computación en la nube Certool Cloud.

Aenor Certool se inspira en la estructura de alto nivel ISO y en el ciclo de gestión PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). El software de gestión de calidad de Aenor se presenta en 3 modalidades distintas: Certool Pyme, Certool Compact y Certool Premium, cada una de ellas con diferentes funcionalidades abiertas según las necesidades de la empresa.

5. Isofácil

Seguimos con otro software de gestión de calidad español. En esta ocasión se trata de Isofácil, otra solución Cloud Computing para la gestión de sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.

El elemento diferencial de Isofácil radica en la agilidad de su interfaz. Todos los campos de registro de la aplicación cuentan con un texto de ayuda con ejemplos accionable desde el teclado.

En cuanto al coste del programa SGC, Isofácil tiene un precio de licencia de uso anual de 400 € con acceso a 1 usuario. El precio para cada norma ISO (9001, 14001) adicional a implantar es de 150 €, y las licencias adicionales van desde los 25 € para la segunda y tercera, hasta los 15 € a partir del cuarto usuario.

6. Isowin

Isowin es otro software para gestión de calidad Iso simple y la utilidad. Isowin permite integrar todas las normas ISO que la compañía necesite. Además de su software de calidad ISO 9001, Isowin ofrece un servicio integral que incluye consultoría y certificación con la certificadora seleccionada por el cliente. En cuanto a los precios, Isowin cuenta con varios planes: 1 Norma: 49 € al mes. 2 Normas: 59 € al mes. 3 Normas: 69 € al mes.

7. Q-bo

Q-bo es un software de gestión de calidad desarrollado por la empresa Quattro que cuenta con el aval de sus 15 años en el sector y la confianza de clientes como Soltec, Aldeas Infantiles SOS o el Museo Nacional Reina Sofía.

El software SGC integrado Q-Bo destaca por la gran variedad de módulos que ofrece, facilitando la tarea de control y gestión documental, interacciones con los proveedores o programas de capacitación del personal, tanto a distancia como presenciales, para aprovechar al máximo las funcionalidades de la herramienta.

8. Isotools

Isotools es otro software de calidad ISO 9001 SaaS que no requiere de instalaciones ni actualizaciones. El proveedor Excellence es una compañía con experiencia en el sector y portafolio de soluciones para ISO y compliace.

Isotools integra una aplicación específica para la gestión de planes estratégicos, desde su definición hasta su ejecución y control en el módulo de proyectos. La herramienta de Isotools se presenta en varias modalidades, permitiendo crear un producto personalizado eligiendo entre normativas o módulos. Ofrece su servicio de soporte desde España.

9. SoftExpert

SoftExpert es uno de los sistemas de gestión de calidad completo. Permite crear mapas de procesos seleccionando las tareas a realizar en cada ubicación.

Este software de gestión de calidad incluye herramientas interactivas como el diagrama de Ishikawa para descubrir las causas de los errores y automatizar las soluciones. A través de los módulos del programa puede controlarse el desempeño de cada empleado y encontrar la capacitación necesaria para aumentar su rendimiento.

Igualmente, en el momento que se publica una normativa, el programa diseña tareas y formaciones para que la empresa se ajuste a los nuevos requerimientos de una forma ágil y sencilla. Software de origen Brasil.

10. Aqua Quality Control

Aqua Quality Control, desarrollado por la empresa Aqua eSolutions y que forma parte de su ERP. Esta solución presta mucha atención al grado de satisfacción del cliente con la organización a través de la gestión de reclamaciones, la elaboración de encuestas de experiencia de usuarios y test de calidad de los servicios.

Otro de los puntos de interés de este sistema SGC es su capacidad de análisis de los servicios prestados por los proveedores de la empresa, permitiendo realizar evaluaciones de todos los procesos y su implicación en la satisfacción final del cliente.

Módulos habituales en los softwares para Sistemas de Gestión

• Módulo de documentación: Gestión completa de la documentación, registros, actas y manuales del SGC. Flujos automatizados de revisión y aprobación. Acceso controlado según perfil de usuario, codificación automática o manual, listados maestros. Plantilla tipo Word o álbumes con plantillas preelaboradas y copias controladas.
• Módulo de Mejora Continua: Funcionalidades para planes de mejora, acciones preventivas y correctivas, acciones para abordar riesgos y gestión de oportunidades, producto no conforme, oportunidades de mejora, gestión del cambio, revisión por la dirección, entre otros.
• Módulo de Indicadores (KPIs): Hoja de vida de sus indicadores, visualización histórica y comparativa de indicadores, reportes, tolerancia para la Medición de sus indicadores, importación de mediciones, estadísticas de mejoramiento, generación de acciones a partir de mediciones, tableros avanzados, HV indicadores, cargue masivo de indicadores, entre otro.
• Módulo de Auditorías: Cuenta con funcionalidades tales como cronograma de auditorías, planeación de entrevistas, listas de chequeo, registro de hallazgos, informe de auditoría como adjunto, reporte de mejoramiento, generación automática de informe y calificación de auditores.
• Workflow o tareas automático: listado maestro de tareas, programación de tareas, alertas automáticas al correo, porcentaje de cumplimiento, cronogramas, reportes, edición de los umbrales de tiempo definidos para cada tipo de tarea
• Proveedores: creación de proveedores, criterios de calificación, momentos de calificación, calificación, generación de acciones a partir de mediciones, históricos de calificación.
• Otros módulos que debe tener: Talento humano y control de equipos.

Beneficios de utilizar un software para sistema de gestión de calidad

• Disminuye el costo de implementar y operar los sistemas de gestión.
• Potencia la gestión mediante:
  • la estandarización, evitando errores operacionales.
  • la mejora a través de verificación programada (auditorías, inspecciones)
  • la mejora continua en el día a día.
• Promueve la Gestión por resultados mediante indicadores (KPIs) y cuadros
  de mando que hacen visibles los resultados de la organización, con la
  posibilidad de generar planes de acción.
• Workflow que mejora el trabajo en equipo, incrementa la efectividad y eficiencia con tareas pendientes, planes de acción, cronogramas, recordatorios y escalamiento de actividades para garantizar que todo se lleva a cabo.
• Democratiza la gestión del sistema distribuyendo la responsabilidad y controlando el cumplimiento de los planes de acción, de mejora y los acuerdos de servicio (ANS).
• Garantiza la memoria institucional, la trazabilidad y la responsabilidad clara con herramientas como las actas y los registros de gestión y calidad.
• Promueve la gestión del conocimiento empresarial (KM) organizando la información y dando visibilidad a los procesos, métodos y la memoria histórica de la operación, permitiendo localizar fácilmente el conocimiento.
• Integra los diferentes modelos de gestión empresarial en una intuitiva herramienta de trabajo única para todos los sistemas de la organización (ISO 9001, ISO 14000, ISO 45001, SG-SST, HSEQ, ISO 27001, Certificación BASC, etc.)

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