Innovaciones y mejoras

Notas de versión 6.0.25.10.08.41

Mejoras

Novedades

Documentación – Nuevas herramientas para la creación de flujogramas

• Al ingresar por la ruta de Documentación, Manejo de documentos, Nuevo y seleccionar para crear un flujograma se encontrarán nuevas herramientas para el diseño de los flujogramas:

Los carriles permiten generar una línea visual más organizada para la gestión del flujograma y designar una estructura horizontal o vertical del proceso y la gestión que se está definiendo en el documento.

Notas de versión 6.0.25.10.29.44

Mejoras

Habilitación – Nivel de complejidad y modalidad de prestación de servicios

• En la tabla de criterios de habilitación se agregaron los campos de nivel de complejidad y de modalidad de prestación de servicios, estos campos permiten asociar las características a los criterios para poder hacer una calificación más acorde a los requerimientos de la normatividad vigente.

• Estos criterios se pueden diligenciar tanto en la tabla para cargue manual como desde el cargue masivo de criterios para el sistema de Habilitación.

• Los valores definidos en los campos de nivel de complejidad y modalidad de prestación del servicio se podrán visualizar durante la ejecución de la autoevaluación y posteriormente en la presentación de los resultados.

• También, al vincular los criterios de habilitación con los servicios a prestar, se creó un nuevo tipo de servicio que únicamente será visible en el módulo de habilitación. Este servicio permite consolidar todos los criterios que pueden ser calificados de forma transversal a todos los criterios.
• Al diligenciar la autoevaluación el sistema permite que todos los integrantes del equipo auditor puedan diligenciar la autoevaluación y de esta manera poder dividir la responsabilidad en la gestión y permite agilizar el proceso de autoevaluación.

Notas de versión #6.0.25.09.09.37

Mejoras

Sistemas – Modelos de cumplimiento

• Los modelos de cumplimiento de Gestión Ambiental y Seguridad de la Información dependían de los módulos para asignar permisos de acceso. A partir de esta versión son totalmente independientes.

A partir de esta versión las instalaciones de estos modelos únicamente incluirán los modelos de cumplimiento.

En las instalaciones anteriores, el módulo puede ser apagado de acuerdo con la necesidad del cliente si afectar la funcionalidad del modelo.

Actualmente aplica para el modelo de cumplimiento de Seguridad de la Información SARO, en proceso de Actualizar también el modelo de Seguridad de la Información DAFP.

Sistemas – Orden de los menús

Para facilitar la búsqueda de los diferentes sistemas de gestión activos en Isolución se han organizado alfabéticamente. Aplica sólo para el menú de sistemas y el objetivo es hacer la búsqueda más sencilla cuando tienes varios sistemas activos.

Notas de Versión 6.0.25.09.18.38

Mejoras

Reportes Tabulares – Analizar el reporte

Los reportes tabulares permiten visualizar una gran cantidad de información, organizarla, agruparla, filtrarla, descargarla y ahora analizarla. A través de la inteligencia artificial de Isolución se hace el análisis cuantitativo de la información. Al ingresar a los reportes tabulares se encontrará en la esquina superior derecha la opción para analizar los datos allí encontrados.

Al hacer clic en la opción analizar el sistema abre una nueva ventana que permite al usuario determinar si hace el análisis con inteligencia artificial o si por el contrario va a cancelar la solicitud. Esta es una funcionalidad de inteligencia artificial avanzada la cuál consumirá un crédito por cada uso.

Cuando hace clic en “Analizar” el sistema identifica la información contenida en el reporte, utiliza la información estratégica y genera un informe que tiene en cuenta el estado de la información presentada.

Nota de versión 6.0.25.09.26.39

Mejoras

Mejora – Ajuste en el ancho de las columnas de los reportes de mejoramiento

Los reportes de mejoramiento tienen como objetivo permitir leer de forma sencilla la información de las acciones de mejoramiento, pensando en ello se hizo el ajuste del ancho de las columnas del reporte de mejoramiento. Estas columnas siempre mantendrán el mismo ancho sin importar la cantidad de texto que se agregue, pero al ser mayor que antes la lectura de la información será más sencilla. Las columnas intervenidas son: descripción, actividad, seguimiento y causa raíz y los informes intervenidos son los de acciones correctivas, acciones para abordar riesgos, oportunidades de mejora y reporte de mejoramiento.

Novedades

DATA CONECTOR – Debida diligencia LAFT

• Se ha definido un nuevo método a través del cuál se pueden generar debidas diligencias a través del Isolución Data Conector API. Para aquellos clientes que tienen licencia de un sistema de gestión LAFT (Sarlaft, Siplaft, Sagrilaft, Sicof) puedes utilizar el método en el API. Consulta toda la documentación:

Isolucion Data Connector

Mejora – «Mejora mi texto» con Guía de Redacción por tipo de acción

Con la nueva funcionalidad de Guías de Redacción, ISOLUCIÓN no solo te ayuda a mejorar la descripción de tus Acciones de Mejora, sino que también garantiza que cumplan con buenas prácticas globales en sistemas de gestión. Además, podrás configurar cuáles elementos deseas incluir en tus descripciones para cumplir con necesidades particulares de tu organización.
Esta funcionalidad no consume créditos de Inteligencia Artificial de Isolución.

Pantalla con la Guía:

En caso de que la redacción propuesta por el usuario no cumpla con lo requerido, el sistema le propone mejoras de acuerdo con la guía. El usuario acepta o no las sugerencias.

Ahora la tabla de TIPO DE ACCION DE MEJORAMIENTO lleva la guía de redacción que Isolución precarga con buenas prácticas globales y que cada empresa podrá modificar de acuerdo a su elección.

Novedades

MEJORA – Guía de redacción de las acciones

• Se ha generado un nuevo campo en la tabla de tipos de acción que permite determinar un texto que sirve de apoyo a los usuarios que registran las acciones. Esta tabla se encuentra en la ruta de mejora, administración, tipos de acciones.

Al registrar el texto de apoyo en la tabla básica, e ingresar al formulario de registro de las acciones el sistema muestra la información apoyando a los usuarios en el registro de las acciones.

Notas de versión #6.0.25.08.04.32

Mejoras

Documentación – Ampliar las imágenes de los documentos

• Cuando las imágenes cargadas en los documentos tienen muchos detalles pueden ser complicadas de visualizar correctamente, se pueden distorsionar y prestarse a malas interpretaciones. Por ello, al hacer clic en la imagen esta se amplía a un tamaño en el que es más sencillo visualizar la información.

Mejora – Nuevo menú de Administración

• Para tener una gestión más organizada de los módulos se ha agregado el menú de administración en el módulo de Mejora.

• En este menú se encuentran todas las tablas básicas que en versiones anteriores se encontraban en la ruta de Configuración, Tablas básicas, Mejora. A esta opción de módulo y a cada una de estas tablas se podrá asignar accesos a través de los grupos de usuarios avanzados.

• Tareas – Nuevo menú de Administración
  • Para facilitar el acceso a opciones del módulo de tareas se ha agregado el menú de administración. Allí se encuentran las opciones para reasignar tareas de usuario a usuario de forma masiva, y también el menú para configurara los tiempos de tareas. Estas opciones se encontraban previamente en la ruta de Configuración, opciones avanzadas.

• A esta opción del módulo y a los menús internos se pueden asignar los permisos desde la opción de grupos avanzados.

Novedades

Configuración – Usuarios básicos y usuarios avanzados

• En versiones anteriores de Isolución los usuarios de consulta no podían ser administrados, los accesos y permisos que tenían se daban por defecto y se tenían que mantenerse a pesar de las necesidades de la organización. Por ello a partir de esta versión los usuarios de consulta pasarán a llamarse Usuarios Básicos y podrán tener diferentes niveles de acceso a la consulta dentro del sistema. Al ingresar por la ruta de Configuración, Usuarios, se encuentra el menú de grupos dividido en 2.

• Al ingresar a la opción de “Grupo de usuarios Avanzados” se encuentran todos los grupos creados por la organización, y allí se puede dar permiso a todas las opciones para los usuarios que consumen licencia en el sistema. Estos usuarios podrán ser administradores o usuarios gestores de la información.

• En el menú de Grupos de usuarios Básicos, se encontrará, inicialmente, el grupo de consulta general y allí se pueden crear nuevos grupos para usuarios básicos. Los usuarios básicos no consumen licencia y sus accesos están limitados.

Mejora – Información de los reportes de mejoramiento

• La información de los reportes de mejoramiento permite a la organización conocer el estado de las acciones, la gestión realizada y la que es necesaria para llevar un control de la mejora continua. Por esta razón, se ha actualizado el botón de descarga para que exporte todos los registros del listado en un archivo de Excel.

También se quitaron los botones que permiten hacer la descarga página por página en los listados.

Inactivar en Isolución los usuarios que se inactiven en el directorio activo.

• Generalmente las organizaciones que administran los permisos en su red a través de aplicaciones de directorio activo, requieren también inactivar en Isolución los usuarios inactivos. Para implementar esta esta actividad, Isolución generó un parámetro que permite a la organización que el sistema se comunique con el directorio, valide los usuarios activos y posteriormente los inactive en Isolución.

Para administrar este parámetro se debe ingresar por la ruta de Configuración, Opciones Avanzadas, Parametrización, Configuración.

Para ingresar con el directorio activo ya no se debe escribir usuario y contraseña.

• A partir de esta versión es posible parametrizar el acceso con DA, para que los usuarios no deban ingresar sus datos de Login y contraseña cada vez que requieran acceder, sino que el sistema los tomará directamente del inicio de sesión de sus computadoras.

Notas de versión # 6.0.25.07.25.30

Mejoras

Documentación – Los usuarios administradores pueden visualizar todos los documentos en los listados

• Los documentos que se muestran en los listados están atados a los permisos de edición y consulta. Para los usuarios que no son administradores, si no tienen permiso de consulta o edición de los documentos, no los visualizan en los listados. A partir de esta versión, si el usuario está marcado como administrador va a visualizar los nombres de todos los documentos en el menú de manejo de documentos y en el listado maestro de documentos. De esta forma los usuarios administradores pueden ajustar los permisos de visualización y consulta en caso de ser necesario.

Medición – Cambios en la visualización de los tableros

• La visualización de los tableros de indicadores se puede hacer complicada al no tener una separación clara, para ello se ajustó la visualización de los tableros de la siguiente forma

1. Primer nivel de tablero, este color azul oscuro visualiza el tablero principal.
2. Segundo nivel de tablero, este color azul más claro identifica los tableros que se encuentran dentro de los tableros de primer nivel.
3. Tercer nivel de tablero, este color azul, aún mas claro que los anteriores, identifica los tableros que dependen de los de segundo nivel.

Se agregaron los enlaces en la parte superior para abrir todos los tableros de forma simultánea o para cerrarlos todos al mismo tiempo. También implementó que al hacer clic en cualquier lugar del encabezado abra el tablero.

Novedades

Competencias – Control de cambios en los perfiles de cargo

• Los perfiles de cargo pueden cambiar a través del tiempo de acuerdo con las necesidades de la organización. Tener una trazabilidad de estos cambios permite que todos los usuarios con acceso puedan conocer las fechas de ajuste de los perfiles y los usuarios que hicieron estos cambios. Para activar el control de cambios en el formulario de los perfiles de cargo se debe administrar el siguiente parámetro.

Al final del formulario del perfil se agrega la sección de control de cambios, allí el sistema genera un campo de texto para explicar cuales fueron los cambios que se hicieron en el perfil de cargo a fin de que pueda conservarse la trazabilidad de los mismos.

Al hacer clic en guardar el sistema genera un listado en la parte final del perfil donde muestran las fechas, los usuarios y los comentarios asociados al cargo.

Competencias – Campos Nombre del usuario y fecha de creación para los perfiles de cargo

• En la identificación de los perfiles de cargos que se crean, se agregaron los campos de “Nombre de usuario” y “Fecha” estos campos se diligencian de forma dinámica con el nombre del usuario que crea el perfil de cargo y la fecha en la que se realiza esta creación.

Estos campos no se actualizan ni se modifican cuando se actualiza la información del perfil de cargo.

Novedades de Inteligencia Artifical en ISOLUCIÓN

Notas de versión #6.0.25.07.16.29

Mejoras

Documentación – Evaluación de documentos apoyada por Inteligencia Artificial

• Al ingresar para definir un nuevo cuestionario de evaluación para los documentos, cuando se ingresa a nuevo, el sistema muestra una nueva pantalla en la que se puede ingresar a crear un cuestionario de forma manual o a crear un cuestionario a través de inteligencia artificial.

Cuando se ingresa a crear un cuestionario con Asistente IA el sistema muestra una nueva pestaña a través de la cuál se seleccionar el documento que se va a analizar y el sistema muestra la cantidad de créditos disponibles para hacer uso en actividades avanzadas de inteligencia artificial.

El documento seleccionado muestra en la parte inferior y se habilita también el botón para crear el cuestionario correspondiente. Si se hace clic el sistema genera una vista previa del cuestionario y muestra la opción para cambiar el nombre del cuestionario o la explicación de este. El sistema genera 10 preguntas que propuestas y se muestra el botón para guardar y editar el cuestionario.

Cuando se hace clic en guardar y editar la gestión del cuestionario es la misma que ha funcionado siempre, el sistema permite editar las preguntas que se van a realizar, también modificar el orden o cambiar la redacción de las repuestas. Permite modificar los rangos de calificación del cuestionario y determinar en que rangos se dará como aprobado el cuestionario.

En el home de trabajadores de los funcionarios de SST se han implementado dos nuevos menús que permiten al usuario hacer la solicitud de los EPP’s que necesita y consultar el estado de las solicitudes que ha realizado de sus elementos de protección personal.

Cuando ingresa al menú de Mis EPP la pantalla se verá dividida entre los EPP’s asignados al cargo del usuario que consulta y los que son entregados por solicitud especial o para el desarrollo de alguna labor específica. Desde esta pantalla se puede hacer la solicitud de entrega de EPP’s, se puede hacer la solicitud de reposición de los elementos, consultar la fecha programada de la próxima entrega.

En la pantalla de solicitud Mis Solicitudes de EPP’s se encuentra el listado de las solicitudes realizadas, si fueron aprobadas o rechazadas, las que fueron atendidas, la fecha de solicitud y la fecha de respuesta.

Cuando un usuario envía la solicitud de entrega, al usuario administrador del sistema de gestión le llega una notificación con la tarea de aprobar o rechazar la entrega y programar la fecha para hacer esa entrega.

Si el usuario administrador ingresa por la ruta de al menú de Aprobación de Solicitudes de EPP’s va a encontrar un listado con las solicitudes realizadas las cuales podrá aprobar o rechazar conjuntamente.

Cuando se debe hacer la entrega de elementos de protección personal que no han sido solicitados por los usuarios, corresponden a una entrega extraordinaria o al inicio de una trabajador en su nuevo cargo y es el responsable del sistema quien debe programar la entrega de los EPP’s debe ingresar a gestionar la matriz y allí encontrará la opción para programar una nueva entrega.

Allí debe determinar el formulario básico de la entrega con la información necesaria para la gestión. En esa pantalla se definen los datos como el nombre de la entrega, los funcionarios a quienes se les entregarán los elementos y los elementos a entregar.

En la segunda etapa de programación se determinan los elementos a entregar y en caso de que requieran que se ingrese el serial también será en esta etapa en el que se determine. Los elementos que no tienen inventario se encuentran sin la marca de entrega y se puede desmarcar esa opción para los elementos por usuario que tienen excepciones de entrega.

En el paso tres se debe definir cuál es la metodología de aceptación de la entrega que se utilizará de la siguiente forma:

Tarea: a los usuarios responsables se les envía una tarea para aprobar la entrega.

Pantalla: el sistema permite utilizar el ratón del computador, un lápiz óptico o la pantalla de un dispositivo portátil para hacer la firma de aceptación.

Impreso: en esta opción se habilita un campo para adjuntar el archivo escaneado con las firmas de aprobación.

Inteligencia artificial – Análisis de Datos del sistema.

• Isolución ofrece la funcionalidad de hacer un análisis de la información registrada en los listados del sistema, permitiendo de esta forma apoyarse en un análisis cualitativo y cuantitativo de la información.

En el ejemplo del listado maestro de documentos se encuentra un enlace con la opción de “Analizar”. Cuando se haga clic en este enlace el sistema muestra las opciones para analizar la información o cancelar la solicitud. Para hacer el análisis el sistema tiene en cuenta si están cargados datos como la misión y la visión de la organización.

Al hacer clic se iniciará el proceso de análisis con información general del listado, análisis de fechas, estado y antigüedad de la información. el sistema permite descargar la información en formato editable para poder ser completada o actualizada, también permite guardar la información como un registro en el sistema, asignándole un nombre y viéndolo en el Listado Maestro de Registros.

Otro ejemplo de esta funcionalidad se encuentra en la visualización del histórico de las mediciones de los indicadores.

En este caso, el análisis de los indicadores permite determinar si el análisis corresponde únicamente al indicador seleccionado o se puede vincular el análisis a otros indicadores. También permite determinar si se hace un análisis de algunos meses en específico, máximo un año, de lo que lleva corrido del año o si se hace un análisis de todas las mediciones históricas del indicador o de los indicadores seleccionados.

Nuevamente al hacer este análisis, el sistema permite visualizar la información analizada, permite hacer la lectura, la descarga o guardado de la información como un registro.

La funcionalidad de análisis de información apoyado con Inteligencia artificial se encuentra en los siguientes listados:

1. Reporte de mejoramiento
2. Listado maestro de documentos
3. Listado maestro de actas
4. Hallazgos en general
5. Reporte de oportunidades de mejora
6. Listado de tareas
7. Listado de clientes
8. Listado de empleados (Catalogo de usuarios)
9. Matriz de riesgos DAFP
10. Matriz de riesgos SARO
11. Matriz de requisitos legales
12. Inventario de equipos
13. Histórico de calificación de proveedores
14. Listado maestro de hojas de vida
15. Listado maestro de perfiles de cargo

Notas de versión # 6.0.25.06.03.03

Mejoras

Rendimiento – Velocidad general al navegar en Isolución

• Con el objetivo de mejorar la experiencia de navegación en Isolución, hemos realizado optimizaciones en la gestión de carga del sistema. Se han mejorado las consultas relacionadas con los textos del sistema, lo que permite una mayor velocidad de carga en las pantallas y una navegación más ágil para los usuarios.

Documentación – Exportar todo el listado maestro de documentos

• Al ingresar al listado maestro de documentos los usuarios se encontrarán con la opción para descargar todos los registros de la lista en un solo documento. Esto facilita a las organizaciones la gestión de sus documentos, envío a auditores externos o entes certificadores en caso de ser necesario.

Recuerda que el administrador de la organización puede visualizar todos los documentos en el Listado Maestro, aunque no tenga permiso para visualizar el contenido.

Medición – Nuevos campos en la ficha técnica de los indicadores

• Los campos de la ficha técnica de indicadores relacionados con las responsabilidades de los usuarios ahora tienen una mejor indicación y una función más detallada dentro del sistema. En la ficha se encuentran los campos de:

Quien mide: cargo o usuario que es responsable de hacer seguimiento al cumplimiento del indicador. Para determinar la gestión de este campo por usuario o por cargo es necesario solicitarlo a la mesa de ayuda.

Dueño: usuario o usuarios responsables de registrar las mediciones del indicador en el sistema.

Notificar mediciones: usuario o usuarios a quienes se les notificará a través de correo electrónico cada medición realizada en el sistema.

Este es un parámetro que se encuentra en la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Parametrización, Configuración:

El ajuste de este parámetro debe ser realizado por el usuario administrador y se debe modificar de la siguiente forma:

Reportes de mejoramiento – ajuste en el ancho de la  columna  descripción

• Cuando los textos de la descripción de las acciones son muy largos se dificulta la lectura en los informes y la gestión de las mismas. Por esta razón se asignó un ancho mayor a estos campos para facilitar la lectura de la información.

Reporte de mejoramiento – Unificar los accesos a las acciones

• En versiones anteriores de Isolución el acceso a las acciones de mejoramiento desde los reportes podía ser un poco confuso ya que en los informes por tipo de acción se ingresaba por el tipo y en el informe de mejoramiento se ingresaba por la descripción. A partir de esta versión ingresaras en todos los informes la descripción de la acción y por el número de la acción. De esta forma, sin importar el informe en el que se encuentre podrá ingresar de la misma forma sin tener que revisar cada columna.

Reporte de mejoramiento – Descarga completa de los listados

• La información de los reportes de mejoramiento permite a la organización conocer el estado de las acciones, la gestión realizada y la que es necesaria para llevar un control de la mejora continua. Por esta razón, se ha actualizado el botón de descarga para que exporte todos los registros del listado en un archivo de Excel.

También se quitaron los botones que permiten hacer la descarga página por página en los listados.

Novedades

Encabezados – Ajuste en el diseño de los encabezados y los íconos para exportar

• Un ambiente de trabajo más limpio y ordenado facilita la gestión de las tareas, mejora la productividad, fortalece el enfoque y permite conseguir resultados de una forma más rápida. Por ello Isolución ha actualizado la visualización de sus encabezados, para hacerlos más limpios, más armónicos con el resto de la herramienta y favorecer un ambiente de trabajo más tranquilo y armonioso.

Mejoramiento – Acciones de entes de control

• Dando cumplimiento a la normatividad vigente, se actualiza la descripción de las acciones de entes de control a un máximo de 390 caracteres.

Al seleccionar el tipo de acción entes de control el sistema bloquea el campo “Descripción” para que acepte un máximo de 390 caracteres.

6.0.25.05.14.20

Mejoras

Contrapartes – Validar la creación de los clientes repetidos

Cuando se crean los clientes en Isolución el sistema valida que el nombre, el tipo de identificación y el número de identificación no se repitan. Si estos tres campos se repiten el sistema no permite guardar el nuevo registro. En versiones anteriores, el sistema no validaba si el número de identificación se repetía.

Auditorias – Copiar una lista de chequeo únicamente copia los criterios

Cuando un auditor ingresa a definir los criterios de su lista de chequeo, tiene tres opciones, adjuntar la lista de chequeo, utilizar el formato de Isolución y copiar el formato de Isolución. A partir de esta versión, al copiar el formato de Isolución el sistema únicamente copia los criterios sin copiar los comentarios, hallazgos ni evaluación del resultado. De esta forma se mantiene el principio de presentación Imparcial de las auditorias.

Normograma – Inactivar los registros del normograma.

Para facilitar la gestión de las normas que rigen a la organización el sistema ahora permite inactivar los registros en del normograma. Para ello se puede ingresar a la ruta de documentación, administración, normograma, identificación del normograma. En el listado el sistema muestra un nuevo filtro de Activo, el cual permite visualizar y consultar los registros inactivos. También hay una nueva columna que permite visualizar el estado del registro.

También al ingresar al formulario de registro de los normogramas tiene el Checbox de activo para poder inactivar los registros que ya no forman parte del normograma de la organización.

Auditorias – Ajuste etiqueta Equipo Auditor

En concordancia con el objetivo y la gestión correspondiente del módulo de Auditorias, al definir el cronograma se ajustó la etiqueta Equipo Evaluador por Equipo Auditor.

Buscador – Al buscar un usuario el sistema lleva a la consulta

Como parte de las mejoras de seguridad en el sistema, al hacer la búsqueda de un usuario ya no se carga el formulario de edición del usuario, en su lugar lleva a la consulta de la información del usuario

Novedades

Documentación – Al crear nueva plantilla se agregan al parámetro de listado maestro de documentos

Cuando se crea una nueva plantilla para el editor de texto, el editor de las hojas de cálculo o desde la tabla básica, estas plantillas se agregan de forma dinámica al parámetro para facilitar la gestión de los documentos.

De esta forma se hace más sencilla la gestión de los documentos y las plantilla documentales de la organización.

Auditorias – Editar las listas de chequeo durante las entrevistas

Durante la ejecución de las auditorias se puede hacer necesario actualizar las listas de chequeo, agregar nuevos criterios de auditoría, actualizar los criterios ya definidos o eliminar criterios que se hayan agregado y que ya no sean pertinentes en la auditoria. Por esta razón se ha implementado el parámetro: Lista de chequeo editable. Al definir este parámetro en “Sí” el sistema permite que los criterios sean editables durante la ejecución de las entrevistas de auditoría.

Documentación – Edición continua de los documentos.

Para los documentos que contienen imágenes, tablas o flujos es necesario editarlos de forma fluida, quitar los saltos de página de los documentos y permitir que éstos tengan una edición y lectura más sencilla para todos los usuarios. Por esta razón al crear las plantillas documentales el sistema permite determinar si los documentos asociados deben tener una edición fluida o una edición por páginas. Para generarlo puede ingresar por la ruta de Documentación, administración, administración general, tipo plantilla cargue masivo y se puede administrar para cada plantilla creada.

También se puede hacer esta parametrización al ingresar por la ruta de Documentación, Manejo de documentos, nuevo, Crear un documento o una hoja de cálculo con nuestro editor visual, Nueva plantilla documental. En el formulario que se muestra, el sistema permite definir si se hará la edición y visualización de los documentos de forma continua o por páginas.

La visualización y la edición de los documentos cambiará de acuerdo a la selección hecha.

Edición por páginas:

Edición Continua:

6.0.25.05.02.18

Mejoras

Riesgos – Agregar la versión del riesgo al hacer la consulta de la ficha del riesgo

Al ingresar por la ruta de riesgos, riesgos y hacer clic en el nombre del riesgo para ingresar a la ficha técnica se agregó un campo en el cual se muestra la versión del riego que se está consultando. Esto mejora el control de los riesgos y la gestión vinculada a ellos.

Novedades

Revisión por la Dirección – Exportar en formato editable (Editor de texto)

El informe de revisión por la dirección es una herramienta que permite a las organizaciones orientar las decisiones que se implementarán en la organización. Teniendo en cuenta este análisis Isolución ha implementado la funcionalidad de exportar el informe de revisión por la dirección en formato texto editable. Para ello es necesario pertenecer al grupo que tiene permisos de exportar documentos en Word.

Al ingresar por la ruta de Mejora, Revisión por la dirección, ingresar a crear una revisión por la dirección, en el formulario se encuentra un ícono en la esquina superior derecha para exportarlo en formato editable.

Cuando se hace clic el sistema descarga el archivo que permite ver la información del informe de revisión por la dirección de la siguiente forma:

El archivo descargado puede ser editado y administrado por el usuario. La información puede ser gestionada de acuerdo con las necesidades de la organización.

Auditorias – Exportar los informes de auditorías en formato editable (Editor de texto)

El informe de auditorías requiere la revisión por parte de los auditores, comentarios por parte de los auditados y solicitudes de ajuste para el sistema. Por eso ahora Isolución permite descargar el documento en formato texto editable. Para ello es necesario pertenecer al grupo que tiene permisos de exportar documentos en Word. Al ingresar a consultar el informe de auditorias se encuentra el ícono para exportar el archivo.

Al descargar el archivo permite visualizar toda la información de cada uno de las secciones. La información puede ser editado y administrado por el usuario. La información puede ser gestionada de acuerdo a las necesidades de la organización.

6.0.25.04.11.15

Mejoras

Documentación – Manejo de documentos

Para ISOlución es muy importante la seguridad de la información de las organizaciones. Los documentos pueden contener información confidencial de la organización. Por esta razón, cuando un usuario no cuenta con los permisos para editar un documento, este no se ve en el listado.

Usuario con permisos de edición:

Usuario sin permisos de edición:

Con el fin de permitir a las organizaciones administrar de una mejora forma los permisos, los usuarios que tengan marcado el check de administrador pueden visualizar el documento en la ventana de manejo de documentos y administrar los permisos de edición y consulta.

Nota: Los usuarios administradores pueden visualizar el documento y editar los permisos de edición y consulta, pero no pueden hacer edición de los documentos a menos que se asignen los permisos a sí mismos.

Documentación – Habilitar búsqueda en contenido de los documentos

Isolución permite parametrizar la búsqueda de información en los documentos creados desde las plantillas HTML. Para configurar la búsqueda en el contenido de los documentos creados en plantillas HTML es necesario ingresar por la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Parametrización, Documentación y allí se encuentra el siguiente parámetro:

Cuando el parámetro se marca en “Si”, en el Listado maestro de documentos se visualiza un checkbox para buscar dentro del contenido del documento el texto escrito en el campo Filtrar por palabra.

Cuando el parámetro se marca en “No”, en el listado maestro de documentos se encuentra un texto que invita al usuario a hacer la búsqueda en el contenido de todos los documentos a través del buscador Elastic, una potente herramienta que permite buscar no solo en los documentos sino en toda la herramienta para así consolidar toda la información.

Seguridad mejorada en Isolución

Con el objetivo de seguir garantizando la protección de la información de nuestros usuarios, se han implementado mejoras significativas en los mecanismos de seguridad de la aplicación. Estas actualizaciones refuerzan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos almacenados, incluyendo documentos, indicadores, acciones de mejoramiento y otros elementos clave.

Sistemas de Gestión LAFT – Velocidad Mejorada en la consulta de las listas

En los modelos de Gestión LAFT – SAGRILAFT, GAFILAFT, SARLAFT, SICOF- Se han realizado mejoras en los procesos de consulta de listas, permitiendo una mayor eficiencia en el acceso y recuperación de información. Estas optimizaciones se traducen en una reducción significativa en los tiempos de respuesta, especialmente al manejar grandes volúmenes de datos, lo que permite una experiencia más ágil y efectiva para los usuarios en sus procesos de consulta de contrapartes.

Riesgos – Adjuntar archivos en la identificación del ERO

Al ingresar por la ruta de Riesgos, Evento de Riesgo Operativo e ingresar a crear un nuevo evento el sistema, ahora, permite adjuntar documentos como evidencia de la materialización del evento. De esta forma se puede tener un mejor entendimiento de los eventos y permite que quien reporta pueda explicar mejor la situación de materialización.

6.0.25.03.11.11 – 11 de marzo

Mejoras

Contrapartes – Cargue masivo de contrapartes

Cuando la cantidad de contrapartes se cuenta decenas de miles o inclusive en millones se necesita una metodología de cargue que sea más rápida y que permita cargar una inmensa cantidad de información en la base de datos. Por esta razón, Isolución, libera esta metodología que permite hacer el cargue de las partes interesadas a través de un archivo de Excel Separado por Comas o “CSV” por sus siglas en inglés. Para hacer uso de este cargue se debe ingresar por la ruta de Contrapartes, Administración, y ahí se encuentra el menú para cargar contrapartes.

Al ingresar se encuentran los menús para hacer el cargue de los Accionistas, Clientes y Proveedores.

Cada uno de estos menús permite hacer el cargue de un tipo de contrapartes en donde se encontrará lo siguiente.

Sección de instrucciones donde se detallan las especificaciones del archivo en el que se registren las contrapartes para realizar el cargue masivo. También se muestra un ejemplo de la estructura que debe tener el archivo plano. En el punto 1 del menú se muestra la opción para hacer el cargue. El sistema almacena el archivo y hace el cargue en segundo plano, mientras los usuarios pueden hacer otras actividades en la herramienta. Una vez finalizado el cargue el sistema genera una tarea de notificación con el resultado del cargue.

Al ingresar a la tarea, el sistema mostrará el listado de Éxitos y Errores que se presentaron en el cargue del Excel y de esta forma poder corregir y cargar nuevamente la información de las contrapartes.

Nota: Este cargue masivo está enfocado en el cargue de millones de registros en la herramienta. Solicita únicamente los datos mínimos necesarios para poder guardar el registro en el sistema y hacer una consulta efectiva en listas. Para cantidades menores de datos o información más completa de las contrapartes se recomienda utilizar las opciones de cargue masivo que se encuentran en la ruta de Configuración, Opciones Avanzadas, Cargar tablas básicas y utilizar las plantillas que el sistema proporciona.

Revisión por la dirección – Generar tareas desde la revisión por la dirección

Durante la gestión del informe de revisión por la dirección pueden aparecer actividades y tareas que se necesitan programar inmediatamente para cumplir con las necesidades de la organización. Por esta razón, a partir del momento en que se guarda la revisión por la dirección se pueden generar tareas a los diferentes usuarios de Isolución

En la sección de mejoramiento continuo, además de los enlaces para generar acciones de mejoramiento, ahora encontramos un enlace para generar tareas a partir de la revisión por la dirección.

En la pantalla en la que se generan las tareas encontramos un nuevo tipo que se llama “Revisión Gerencial” de esta forma se puede filtrar en el listado de tareas, y se puede agregar escalamiento en el menú de ajuste de tiempos de tareas.

Al regresar a la revisión por la dirección que se estaba editando se encuentra el ícono con un globo de texto y la etiqueta “Detalles”. Cuando se hace clic en el ícono, el sistema abre un Pop Up donde se pueden consultar todas las tareas agendadas, responsables y estado de los seguimientos.

Notas de versión 6.0.25.03.05.10 – 5 de marzo

Mejoras

Documentación – Ajuste en los filtros de la matriz de requisitos legales

En recientes versiones se liberó la mejora para que los requisitos legales de todos los sistemas de gestión se puedan visualizar desde la matriz de requisitos legales del módulo de documentación. Se identificó que este cambio ha generado algunos inconvenientes en las organizaciones por lo cuál se ajustó el filtro de sistema de gestión para que inicialmente recupere el sistema de gestión de calidad

Al desplegar el listado del filtro, Isolución muestra todos los sistemas de gestión activos en Isolución y se podrá seleccionar cada uno para ver los requisitos vinculados al sistema, también se puede seleccionar la opción de “Sin Selección” para poder visualizar todos los requisitos aprobados de todos los sistemas de gestión

Nota: Es importante tener en cuenta que en el filtro únicamente se verán los sistemas de gestión que estén activos. También es importante saber que para visualizar los requisitos legales estos deben estar activos y aprobados.

Documentación – Ajuste de nombre en la pantalla de registros que se pueden diligenciar.

La pantalla para diligenciar los registros en Isolución se podía prestar para confusiones, ya que al ingresar a la ruta de Documentación, Manejo de registros, Llenar un registro en línea, el sistema mostraba una pantalla cuyo título se visualizaba como “Listado de Documentos”. A partir de esta versión el se ha modificado el nombre a “Listado de registros” y se de esta forma queda más clara la funcionalidad, se mejora la comprensión de su uso y se reducen los errores.

5.0.25.02.05.05 – 05 de febrero

Mejoras

Mejora de rendimiento Isolución Portátil

Ahora Isolución te acompaña de más fácilmente en tus auditorias cuando no tienes conexión. Isolución Portatil está especialmente diseñado para permitirte descargar los documentos del sistema y visualizarlos.

Mejoramiento – Ajuste en la Gestión del Cambio

Los planes de trabajo asociados a la gestión del cambio permiten a los usuarios definir una serie de actividades para llevar a cabo el cambio en la organización. A partir de esta versión si el plan de trabajo debe ser completamente modificado para crear uno nuevo es posible eliminarlo y crear uno nuevo desde cero. Permitiendo a las organizaciones una mayor flexibilidad en caso de errores o pruebas que se puedan hacer en la herramienta.

Para eliminar un plan de trabajo se debe ingresar a la ruta de Configuración, Opciones avanzadas, Alterar, Planes de Trabajo, Planes de Trabajo. Allí se debe identificar el plan de trabajo con el nombre y se puede eliminar. Es importante tener en cuenta que para realizar esta actividad es necesario contar con los permisos por parte de los administradores de Isolución.

Al eliminar el plan de trabajo asociado a la gestión del cambio el sistema permite al usuario ingresar nuevamente a la gestión del cambio para generar otro plan de trabajo desde cero e iniciar la gestión. De esta forma evitamos que tus gestiones del cambio queden sin plan de trabajo.

5.0.25.02.21.08 – 21 de febrero

Mejoras

Auditorias – Las listas de chequeo no traen la opción de NC marcada por defecto.

Cuando los auditores hacen la gestión de las listas de chequeo las opciones de No Conformidad y Cumplimiento no vienen marcados por defecto. Esto evita confusiones frente a los criterios que ya fueron auditados y aquellos que aún están en proceso durante la entrevista de auditorias.

El sistema también valida que todos los criterios se encuentren diligenciados para, de esta forma, se minimiza el riesgo de omitir criterios o de no auditarlos por error.

Seguridad – Para ingresar con el directorio activo ya no se debe escribir usuario y contraseña.

La seguridad es un concepto importante en Isolución. Por eso existen varios modelos de autenticación:

• Acceso por base de datos: en este caso Isolución almacena el LogIn y la contraseña de cada usuario en la base de datos del cliente. A través de este modelo, el usuario debe ingresar sus datos en el sistema siempre que necesite acceder al mismo.
• Conexión con el Directorio Activo (DA) del cliente: en este modelo, Isolución no almacena la información del LogIn y contraseña, sino que, cada vez que el usuario ingresa sus datos, estos son consultados directamente en el DA definido.

Lo nuevo: a partir de esta versión es posible parametrizar el acceso con DA, para que los usuarios no deban ingresar sus datos de Login y contraseña cada vez que requieran acceder, sino que el sistema los tomará directamente del inicio de sesión de sus computadoras.

Auditorias – Mejora en la visualización de las evaluaciones de auditores

Al hacer el filtro de los cuestionarios de auditoria el sistema muestra todas las evaluaciones que se han realizado para todas las auditorias en las que se haya implementado. Posteriormente el sistema permite filtrar únicamente las respuestas de un cuestionario o específicamente las de un auditor en especial.

Recuerda que estos informes los puedes descargar y consultarlos de acuerdo a las necesidades en la gestión de los datos.

Seguridad – Inactivar en Isolución los usuarios que se inactiven en el directorio activo.

Generalmente las organizaciones que administran los permisos en su red a través de aplicaciones de directorio activo, requieren también inactivar en Isolución los usuarios inactivos. Para implementar esta esta actividad, Isolución generó un parámetro que permite a la organización que el sistema se comunique con el directorio, valide los usuarios activos y posteriormente los inactive en Isolución.

Para administrar este parámetro se debe ingresar por la ruta de Configuración, Opciones Avanzadas, Parametrización, Configuración.

5.0.25.01.10.02  – 10 de enero

Mejoras

Documentación – Nueva extensión permitida en el editor de Word

El editor de texto tipo Word de Isolución permite editar los documentos creados en diferentes procesadores de texto como Google Drive y Open Office, los cuales tiene características diferentes a los documentos generados por Microsoft Office. De esta forma los documentos con extensión .ODT pueden ser cargados, administrados, procesados y publicados en Isolución.

Al ingresar a través de la ruta de Documentación, Manejo de documentos, e ingresar a administrar un documento a través de la opción “CREAR un documento o una hoja de cálculo con nuestro editor visual” se puede hacer el cargue del documento ODT e Isolución permitirá hacer la gestión correspondiente:

Documentación – Mejora en la visualización de los nodos de los flujogramas

Cuando se crean los flujogramas de Isolución, el sistema permite asignar un nombre y hacer una descripción de la actividad, una vez diligenciados los campos y guardada la información, se puede ubicar el mouse sobre el nodo el sistema muestra una etiqueta con hasta 125 caracteres de la descripción registrada.

Documentación – De cargue masivo e individual a Editor de Word

Las funcionalidades de cargue individual de documentos y de cargue masivo de documentos ahora permiten que los documentos en Word o los documentos de extensiones .ODT (documentos descargados desde Google Drive) puedan ser cargados y editados en nuestro editor de Texto Isolución. Esto facilita la gestión de la información y permite que las organizaciones hagan un manejo más dinámico y amigable de sus documentos.

Para hacer uso de esta funcionalidad el usuario debe ingresar por la ruta de Documentación, Manejo de documentos y hacer clic en nuevo. Una vez en esta pantalla el sistema presenta las siguientes opciones:

Al ingresar por cualquiera de las opciones marcadas el sistema permite cargar documentos que estén en el computador del usuario para acelerar y facilitar el proceso de cargue. Los cargues de documentos en las extensiones .doc, .docx (extensiones de Microsoft Office), .odt (extensiones de Google Drive y Open Office) se procesarán en la herramienta en nuestro editor visual de tipo Word el cuál facilita y agiliza la gestión:

En versiones anteriores de Isolución, al hacer un cargue masivo o cargue individual de documentos, la edición debía ser realizada en un editor de tipo HTML.

Control de equipos – Las tareas de los requisitos de los equipos traen el nombre de los equipos

Las tareas de los equipos que tienen requisitos vinculados ahora muestran el nombre del equipo para que sea más sencillo reconocerlo y gestionarlo.