Innovaciones y mejoras

Notas de versión #6.0.26.02.06.06

Mejoras

Documentación – Registros diligenciables para usuarios básicos

• Isolución entiende que la calidad no es un esfuerzo de unos cuantos en las organizaciones. Por el contrario, cada vez más los usuarios básicos pueden interactuar con el sistema de gestión para facilitar el acceso a todos. Por ello se ha habilitado en los permisos de los grupos básicos la opción para que estos usuarios puedan llenar los registros diligenciables, de esta forma podrán participar más activamente del sistema de gestión.

Seguridad – Asignar permisos por cargo

• Ahora es más sencillo asignar los premisos de gestión y consulta en Isolución al gestionar los permisos por cargo.

Asignar Los permisos por cargo está disponible en los siguientes menús:

• Permisos de edición de documentos
• Permisos de consulta de documentos
• Seguridad de los indicadores
• Hojas de vida
• Perfiles de cargo
• Gestión de inspecciones
• Edición de modelos de inspección

Mejora – Campo de costo permite agregar decimales

• Al determinar la eficacia y el costo en las actividades de las acciones el sistema ahora permite agregar decimales en los costos

Control de equipos – Valor de compra permite agregar decimales

• En la hoja de vida de los equipos, en la sección de proveedor, el campo valor de compra el sistema permite agregar decimales en el valor.

Novedades

Portal de Contrapartes – Convertir formulario en PDF

• El portal de contrapartes es una herramienta que permite a las organizaciones consolidar una gran cantidad de información, con el fin de facilitar la consulta y gestión de la misma Isolución genera un PDF/A que permite mantener la información durante más tiempo y consultarla de forma más sencilla.

El documento con la información de la contraparte se genera cuando se aprueba y guarda la contraparte, si se elige la aprobación manual, o cuando se registra la contraparte, si la aprobación es automática.

En la gestión de la ficha de contraparte el sistema permite hacer la consulta del documento generado, en este documento se puede ver toda la información de la contraparte registrada.

Portal de contrapartes – Firma electrónica de documentos

• Cuando se hace la invitación a las contrapartes el sistema permite determinar si el flujo requiere la solicitud de la firma digital en el sistema.

Cuando la contraparte finaliza la gestión de la información y la envía, el sistema lo muestra en la pantalla de gestión de contrapartes indicando el estado de la firma digital.

Si la sección está vacía, esta contraparte no requiere firma digital.

El símbolo de exclamación indica que esta contraparte requiere la firma digital y está pendiente por gestionar.

El check dentro de la flecha indica que la firma digital ya fue gestionada y finalizada.

Una vez más, si se determinó la revisión manual de cada una de las contrapartes el sistema solicita que se apruebe la firma y cree a la contraparte, en caso contrario la contraparte se crea de forma dinámica.

La consulta de los adjuntos firmados se puede hacer en la hoja de vida de la contraparte.

Documentación – Descripción de nodos del flujograma

• Los nodos del flujograma guardan en su interior información relevante que las organizaciones necesitan tener a la mano para ejecutar sus actividades. A partir de esta versión cuando se consulta el flujo grama de Isolución, la información de cada nodo puede ser consultada al hacer clic en el nodo para de esta manera poder observar toda la información y tener una mejor claridad en la ejecución de las actividades.

Seguriudad y Salud en el Trabajo ISO 45001

Inspecciones:

Se generaron varios menús que permiten hacer una correcta gestión de las inspecciones:

En la administración se encuentra la tabla de frecuencias para poder determinar la frecuencia de ejecución de las inspecciones.

Modelos de inspección

En el menú de modelos de inspección se pueden generar nuevos modelos de inspección que permiten definir plantillas o formularios predeterminados para posteriormente ejecutar inspecciones.

En esta pantalla se pueden definir permisos de edición, para aquellos usuarios que pueden realizar cambios en la plantilla o modelo de inspección, también está la opción de permisos para realizar que permite definir quienes podrían ejecutar inspecciones con base en esta plantilla. Se encuentra la opción de programar, en donde se puede determinar quien y en que momento se debe hacer la inspección.

Finalmente en esta opción el sistema permite realizar inspecciones sin necesidad de ser programadas sino directamente en el sistema.

Programar inspecciones:

Los modelos de inspección ahora mismo permiten determinar secciones para dividir las preguntas.

Ahora las preguntas no son simplemente para determinar un cumplimiento, se puede utilizar diferentes tipos de formas de respuesta, determinar si requieren observaciones o adjuntos como evidencia.

Inspecciones realizadas

En este menú se pueden visualizar las inspecciones que se han ejecutado en el sistema, ver la cantidad de cumplimientos e incumplimientos y las acciones en curso y las acciones cerradas.

Inspecciones disponibles.

En esta pantalla se ven las inspecciones en proceso, las inspecciones que no se han finalizado y pueden ser ejecutadas por el usuario. También, al ingresar a las inspecciones se puede utilizar el mismo modelo para realizar nuevas inspecciones y ejecutar las inspecciones programadas.

Hacer una inspección:

Desde esta pantalla se pueden ejecutar las inspecciones programadas, las inspecciones que se puedan ejecutar.

6.0.26.01.26.04 – 26 de enero

Mejoras

Documentación – Controles de cambios obligatorios

En la ruta de configuración, opciones avanzadas, parametrización, documentación, se encuentra publicado el parámetro que permite determinar si los controles de cambios de los documentos se deben diligenciar obligatoriamente:

Al agregar los tipos documentales en este parámetro el sistema hará que no se pueda enviar el documento a flujo de revisión y aprobación sin haber diligenciado el control de cambios.

Documentación – Impresiones de PDA a PDF-A

Los PDFs generados por Isolución ahora adoptaron el formato PDF/A

A partir de esta versión de Isolución las impresiones en PDF se generan en formato de almacenamiento de larga duración PDF-A. Este formato procura asegurar que los documentos se puedan abrir en el futuro, mantiene su formato y contenido independientemente del software o Hardware utilizado para visualizarlos. Estas impresiones incluyen:

• Mapa de Riesgos
• Listado de clientes
• Listado de proveedores
• Planes de trabajo
• Copias controladas de documentos
• Debidas diligencias (aplica para sistemas de gestión LAFT)
• Impresión de actas
• Análisis DOFA
• Hojas de vida
• Perfiles de cargo
• Acciones de mejoramiento

El PDF/A es una variante del formato PDF diseñada para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Su objetivo principal es que un documento pueda abrirse y verse exactamente igual dentro de muchos años, independientemente del software, sistema operativo o dispositivo.

La gran mayoría de las empresas que tienen actividad documental muy formal (por ejemplo organizaciones estatales, farmacéuticas, el mercado automotriz, laboratorios, etc.) les es muy útil. Es una excelente práctica de archivística digital.

Éste es otro factor diferencial más de Isolución pues garantiza que independientemente del tiempo que pase, los PDFs generados por Isolución se preservarán en el tiempo a pesar de que cambien las tecnologías de los visores de PDF. Este tipo de formatos es un requisito típico de sistemas como ISO 9001 o ISO 27001, entre otros.

Configuración – Isolución® a la hora

Se han ajustado los usos horarios específicos para cada uno de los clientes de Isolución. De esta forma la gestión de las tareas, los registros en la bitácora de usuarios y todas las actividades que registren las horas de ejecución o compromiso estarán exactamente a la hora correspondiente.